1. O que é o Arquivo Digital?
O Arquivo Digital é um sistema de organização e conservação de documentos em formato eletrónico, como faturas, recibos, guias ou outros comprovativos comerciais e contabilísticos, substituindo o arquivo físico em papel.
Este processo é legalmente reconhecido e regulamentado, nomeadamente pelo Decreto-Lei nº 28/2019, que permite a desmaterialização de documentos fiscalmente relevantes.
2. Requisitos Legais
Para um documento digitalizado ser válido:
- Deve ter qualidade de leitura adequada.
- Deve ser armazenado com segurança e rastreabilidade.
- Deve ser possível produzir uma cópia integral legível em papel com o mesmo valor probatório do original.
Além disso, é obrigatório manter um índice digital (como o ficheiro SAF-T(PT)) com a lista de documentos arquivados.
3. Processos de Arquivo
Existem duas formas principais de arquivar:
a) Arquivo Manual - Nova Compra ou Nova Despesa
- Os documentos são anexados individualmente a cada registo comercial.
- Os anexos são classificados pelo operador e validados pelo contabilista.
a) Arquivo Automático - Arquivo Digital (BREVEMENTE)
4. Vantagens no Controlo da Conta Corrente, Movimentos Pendentes e Pagamentos
A integração do Arquivo Digital com a gestão comercial e financeira permite um controlo rigoroso e automatizado da relação com fornecedores, destacando-se os seguintes benefícios:
- Visibilidade imediata da conta corrente: Cada fatura arquivada e registada reflete-se automaticamente na conta corrente do fornecedor, facilitando o controlo dos saldos em aberto.
- Identificação rápida de movimentos pendentes: É possível cruzar os documentos recebidos (ex. via e-fatura) com os documentos arquivados e lançados, detetando facilmente faturas em falta ou por validar. (BREVEMENTE)
- Lançamento automático de compras: Ao associar o anexo a uma fatura e lançar a compra, o sistema atualiza os saldos a pagar sem intervenção manual adicional.
- Gestão de prazos de pagamento: A data de vencimento da fatura pode ser automaticamente reconhecida, permitindo alertas e planeamento de tesouraria.
- Facilitação de pagamentos a fornecedores: Com os lançamentos organizados, é possível preparar lotes de pagamento com base em faturas registadas e por vencer, reduzindo erros.
- Redução de duplicações: O sistema deteta se uma fatura já está registada, evitando lançamentos repetidos que desequilibrariam a conta corrente.
- Auditoria e reconciliação mais simples: Todos os documentos e movimentos estão ligados entre si (anexo + registo + lançamento), facilitando verificações e reconciliações internas ou externas.
- Histórico organizado e acessível: Toda a documentação relacionada com um fornecedor (faturas, notas de crédito, comprovativos) está acessível num único local digital.
- Integração com contabilidade e tesouraria: O registo correto e atempado das compras assegura que os dados financeiros refletem a realidade, sem discrepâncias entre documentos comerciais e contabilísticos.
5. Associação à Contabilidade
O arquivo digital está normalmente integrado com o sistema de contabilidade. Com base em regras predefinidas (contas, IVA, tipo de documento), os documentos arquivados são:
- Lançados automaticamente ou preparados para validação contabilística.
- Associados à conta corrente do fornecedor.
- Marcados como finalizados após confirmação.
