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Todos os anos, muitos profissionais de contabilidade e empresários se questionam quanto à criação de novas séries de faturação. Neste contexto, surgem sempre dúvidas. É necessário criar novas séries de faturação todos os anos? E se não for obrigatório, será ainda assim vantajoso?

Neste artigo iremos esclarecer estas questões e explicar ainda como pode efetuar a comunicação das séries de faturação à AT.

O que são séries de faturação?

As séries de faturação são conjuntos de documentos numerados de forma sequencial, que pertencem à mesma categoria. Cada série é identificada por um código, geralmente composto por letras e/ou números. Regra geral, o primeiro dígito faz referência ao tipo de documento comunicado e o restante à identificação da série.

As séries permitem organizar as faturas emitidas, e outros documentos fiscalmente relevantes, de forma coerente e clara. São especialmente úteis quando uma empresa precisa de fazer algum tipo de distinção dos documentos, seja por ano, mês ou tipo de operação.

Exemplo de série anual: F2024, F2025 ou 1.2024, 1.2025

Exemplo de série mensal: F1, F2 ou 1.1, 1.2

É obrigatório criar novas séries todos os anos?

A resposta é não. A legislação portuguesa não obriga à criação de novas séries de faturação em cada ano civil,ermite que as empresas mantenham a mesma série ao longo dos anos, desde que esteja ativa/comunicada e a numeração seja sequencial.

Caso seja emitida, por lapso, uma fatura com data futura, por exemplo a 01/01/2050, a AT obriga à criação de uma nova série. Ainda que o documento seja anulado, mantém-se esta obrigação. Não é possível a emissão de faturas com datas anteriores na mesma série de documentos.

Por questões de organização, controlo e conformidade fiscal é recomendado criar uma nova série no início de cada ano.

Por que razão devo criar séries novas anualmente?

Embora não seja obrigatório, criar novas séries anualmente traz várias vantagens práticas e fiscais:

• Facilidade na organização e análise dos dados

Separar todos os documentos por ano/mês permite uma leitura mais rápida dos dados da documentação fiscal e financeira. Deste modo, é mais fácil obter o número sequencial de um documento.

• Evita erros de continuidade na numeração

Se usar a mesma série durante vários anos, corre o risco de se esquecer do número do último documento emitido no ano anterior. Isto pode originar duplicações ou saltos na numeração, algo que poderá levantar problemas com a AT. Contudo, estas situações são irrealizáveis em alguns sistemas informáticos certificados, pois estes obrigam a que a numeração seja sequencial.

• Permite uma transição mais limpa entre exercícios

Após fechar um exercício contabilístico e iniciar o seguinte, uma nova série ajuda a separar de forma coerente os documentos de cada exercício. Deste modo, a criação da nova série simplifica o trabalho de contabilidade e auditoria.

Como posso criar novas séries de faturação?

O processo varia conforme o software de faturação utilizado, mas de forma geral, os passos são:

• Aceder ao sistema de faturação
• Criar uma nova série, atribuindo um código de identificação, como por exemplo, 2025
• Comunicar a nova série à AT, através do Portal das Finanças ou diretamente pelo software, via webservice, se tiver essa funcionalidade
• Se optar pela comunicação direta no portal das Finanças, terá de fazer a associação do Código Único do Documento, o ATCUD, no software

💡 Dica: Deverá comunicar as novas séries ainda em dezembro. Deste modo, garante que no dia 1 de janeiro poderá iniciar o processo de faturação sem nenhum constrangimento.

O que acontece se não comunicar a nova série à AT?

A partir de 1 de janeiro de 2021, entrou em vigor a Portaria n.º 195/2020. Esta portaria estabelece a comunicação obrigatória de novas séries à AT antes da sua utilização. Caso uma empresa utilize uma nova série sem comunicação prévia, poderá estar sujeita a coimas.

Mudei de software, posso usar a mesma série de faturação?

Não. Quando uma série é comunicada é dada a indicação da licença/ certificação de software de contabilidade. Isto implica a criação de uma nova série por cada software usado.

Como pode o Centralgest Cloud auxiliar neste processo?

Com o Centralgest Cloud, a criação e comunicação de novas séries de faturação é simples e rápida. O sistema permite:

• Criar novas séries com códigos numéricos personalizados
• Comunicar automaticamente as séries à AT com poucos cliques, através do serviço de webservice
• Garantir o cumprimento das obrigações legais em tempo útil
• Emitir faturas seguras, numeradas e devidamente organizadas

Se procura uma forma eficiente de gerir as suas séries de faturação, considere utilizar o Centralgest Cloud. Com o nosso software poderá automatizar processos e garantir conformidade fiscal.