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Todos os documentos fiscalmente relevantes devem ser comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Esta é umas das formas de garantir um maior controlo e combater a evasão fiscal.

Se tem um negócio, é importante saber quais são os documentos fiscais relevantes para cumprir com as obrigações declarativas.

Este artigo fala sobre os principais tipos de documentos com relevância fiscal e os vários aspetos legais relacionados. Quais os seus principais elementos? Como comunicá-los às Finanças? São algumas das principais questões que respondemos neste artigo.

Quais os documentos fiscalmente relevantes?

Os documentos fiscalmente relevantes tais como faturas, recibos e documentos de transporte são importantes para conferir mercadorias ou serviços. Esses documentos podem ser apresentados ao cliente e são considerados importantes para fins fiscais (Decreto Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro).

Quais são os documentos considerados fiscalmente relevantes?

Existem dois principais tipos de documentos com relevância fiscal: os documentos de fatura e os respetivos documentos retificativos.

Os principais tipos de documentos fiscalmente relevantes são:

Fatura

É emitida no momento da transação comercial entre um fornecedor e um cliente. Inclui os dados da compra, tais como a identificação do fornecedor, do cliente, dos bens e prestações de serviços faturados e respetivos preços.

Fatura-Recibo

A fatura-recibo é sempre emitida em contexto de pagamento. Comprova a aquisição do produto/serviço e também o respetivo pagamento, quando ocorrem em simultâneo. Neste documento estão englobados a fatura e o recibo.

Fatura-Simplificada

Assemelha-se à fatura-recibo. Tal como esta, representa as transmissões de bens/serviços e o respetivo pagamento, que ocorrem em simultâneo. Contudo, a fatura simplificada apenas é emitida em circunstâncias específicas, como vendas a retalho, desde que o valor total não exceda os 1.000€.

 De forma a proceder a correções às faturas emitidas, sempre que necessário, existem também os documentos retificativos:

Nota de Crédito

Emite-se uma nota de crédito quando existe necessidade de efetuar uma retificação à fatura original. Permite reduzir ou anular totalmente o valor de uma transação faturada. Pode ser utilizada em situações de devolução de produtos, concessão de descontos ou reembolsos, retificação de dados de identificação do cliente, entre outras.

Nota de Débito

A nota de débito permite aumentar o valor de uma fatura já emitida. Através da emissão deste documento, é aumentado o valor da transação. A retificação pode acontecer quando os preços são ajustados ou quando uma taxa de IVA é aplicada de forma errada na fatura original.

Guia de devolução

Representa a devolução de produtos ou mercadorias de um cliente a um fornecedor. É emitida sempre que o cliente devolve itens adquiridos por conta de defeitos, danos, insatisfação ou outros motivos. Este documento é emitido pelo cliente e entregue ao fornecedor dos bens ou prestador dos serviços.

Para além das faturas e dos documentos retificativos, existem ainda outros documentos com relevância fiscal, tais como:

• Recibos – que comprovam o pagamento pelos produtos ou serviços adquiridos;
• Documentos de transporte – tais como guias de remessa ou guias de transporte. Os documentos de transporte acompanham os bens de circulação que são enviados ou transportados em território nacional;
• Notas de Encomenda – são emitidas pelo cliente e formalizam a sua intenção de adquirir produtos/serviços;
• Documentos de Cotação – tais como orçamentos e faturas pró-forma. Dão a conhecer os preços de produtos/serviços a potenciais clientes.

Que elementos contêm os documentos fiscalmente relevantes?

Os documentos fiscalmente relevantes apresentam vários elementos em comum, sobretudo as faturas e respetivos documentos retificativos.

Os elementos que os caracterizam são: dados de identificação do fornecedor, dados de identificação do cliente e dados específicos sobre a transação.

Dados de identificação da entidade emissora

São eles:

• Nome ou denominação social da entidade;
• Sede ou domicílio fiscal;
• Número de Identificação Fiscal (NIF).

Dados de identificação do cliente

Os dados de identificação do cliente são obrigatórios apenas quando se fatura a empresas, trabalhadores independentes ou empresários em nome individual. No caso de particulares, apenas será necessário quando a transação apresentar um valor superior a 1.000€.

Os dados que devem ser mencionados são:

• Nome;
• Morada;
• NIF.

Dados específicos sobre a transação

Os documentos fiscalmente relevantes devem mencionar os seguintes elementos, referidos no artigo 7º do Decreto Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro:

• Data de emissão;
• Quantidade e denominação dos produtos/serviços a que o documento diz respeito:
• Preço/valor de cada produto/serviço;
• Taxas e valores de IVA (se aplicável) a cada produto/serviço;
• Motivo de isenção de IVA (quando os produtos ou serviços estão isentos do imposto segundo o Código do IVA);
• QR Code;
• ATCUD.

O QR Code é uma espécie de código de barras que armazena uma grande quantidade de informação sobre o documento emitido.

O Código Único do Documento, também designado por ATCUD, permite a identificação unívoca de qualquer documento fiscalmente relevante. É composto pelo código de validação da série documental, seguido do número sequencial do documento dentro dessa série.

Todos os sujeitos passivos de IVA em território nacional são obrigados a indicar o código ATCUD nos documentos fiscalmente relevantes que emitam.

O QR Code e o ATCUD facilitam a comunicação entre os contribuintes e a Autoridade Tributária. Também proporcionam um melhor controlo sobre as operações fiscais. A identificação destes elementos é obrigatória, assumindo-se como uma medida de combate à fraude e evasão fiscal.

Devem ser emitidas duas vias dos documentos: uma para o cliente e outra para o fornecedor. Todos os documentos devem ser numerados sequencialmente e respeitar a sua ordem cronológica.

Como emitir os documentos fiscalmente relevantes?

As transmissões de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes podem ser feitas através de um dos seguintes meios:

• Programas de faturação certificados pela AT;
• Programa de faturação disponível pela Autoridade Tributária, no Portal das Finanças;
• Outros meios eletrónicos, como por exemplo, máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;
• Documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.

Alguns dos sujeitos passivos, no entanto, ficam legalmente obrigados a utilizar programas informáticos de faturação certificados.

Esta obrigação aplica-se a sujeitos passivos que:

• Tenham sede ou estabelecimento estável em Portugal;
• Tenham tido um volume de negócios superior a 100.000€ no ano anterior;
• Optem por utilizar programas informáticos de faturação;
• Estejam obrigados a ter contabilidade organizada ou tenham optado por ela.

As faturas podem ser emitidas em papel ou em formato eletrónico.

A emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes através da faturação eletrónica veio simplificar este processo. Definiu-se, inicialmente, que a faturação eletrónica seria obrigatória a parte de 1 de janeiro de 2023. No entanto, adiou-se até 1 de janeiro de 2025.

 Após os documentos serem emitidos, terão de ser comunicados à Autoridade Tributária.

Como comunicar os documentos fiscalmente relevantes às Finanças?

A comunicação dos documentos fiscalmente relevantes deve ser efetuada até ao dia 5 do mês seguinte àquele em que foram emitidos.

Podem ser comunicados ao E-fatura de modo manual ou por webservice, utilizando um programa de faturação certificado.

Além disso, os programas certificados permitem exportar o ficheiro SAF-T (PT) de faturação, que contém todas as informações sobre os documentos fiscais.

A automatização do envio do SAF-T de faturação permite economizar tempo ao evitar a introdução manual de todas as informações.

No CentralGest Cloud, dispomos de ferramentas que lhe permitirão simplificar e acelerar a comunicação de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes.