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O que é uma Fatura? Quem está obrigado a emitir faturas? Que tipos de faturas existem? Faturas manuais vs Faturas eletrónicas, e muito mais, neste guia completo sobre faturas.

Se vai iniciar uma atividade, o processo de faturação deverá ser uma das suas preocupações. As faturas devem conter determinados elementos obrigatórios, conforme o previsto por lei.

É importante saber as principais regras de emissão destes documentos comerciais, por forma a garantir que cumpre com todos os requisitos legais. Por isso, ao longo deste artigo abordamos todos tópicos essenciais sobre a faturação.

O que é uma fatura?

A fatura é um documento contabilístico que representa uma troca comercial entre um fornecedor e um cliente. São emitidas quando se vende um produto ou se presta um serviço, ainda que o cliente não a solicite. É um documento que visa garantir os direitos e deveres de quem compra e vende, sendo uma prova legal da transação comercial.

A faturação deve ser emitida, no máximo, até ao 5º dia útil posterior à transmissão de produtos ou prestação de serviços. De acordo, com o nº 1 do artigo 36º do Código do IVA.

Quem é obrigado a emitir faturas? E quem está isento?

De forma geral, a emissão de faturas é uma obrigação legal a cumprir por trabalhadores independentes, empresários em nome individual e por empresas.

Além disso, existem situações em que é prevista uma “isenção” na sua emissão. Os sujeitos passivos que beneficiam da isenção de IVA prevista no artigo 9º do CIVA, não são obrigados a emitir documentos de faturação. Médicos, dentistas, psicólogos e explicadores são exemplos de profissionais que não são obrigados a passar faturas pelos serviços que prestam. Poderão apenas emitir recibos que comprovem que o pagamento foi efetuado.

A não emissão de faturas, ou emissão fora dos prazos legais está sujeita a multas que podem variar entre os 300€ e 3750€.

Que tipos de faturas existem?

Existem vários tipos de faturas que podem ser emitidos. O tipo a emitir em cada situação dependerá da atividade comercial praticada pelo fornecedor e da natureza da transação.

Eis alguns dos tipos de faturas mais comuns:

FATURA

É utilizada para comprovar a transação comercial entre um fornecedor e um cliente. É o tipo de documento mais comum. Nela são especificados os artigos faturados e os respetivos preços praticados por um fornecedor a um determinado cliente. Tem por base uma venda ou prestação de serviço a crédito.

FATURA-RECIBO

É utilizada quando o momento da transação comercial coincide com o momento da transação financeira. Isto é, é usada quando o recebimento ocorre no momento em que a fatura é emitida. Engloba a fatura e o recibo de pagamento num único documento.

FATURA SIMPLIFICADA

É similar à fatura-recibo. No entanto, só pode ser emitida quando o valor da compra é até 1000€ para consumidores ou 100€ para empresas. É útil em situações específicas como vendas a retalho.

FATURA PROFORMA

É um documento que serve para orçamentar a compra de determinados produtos. É emitida antes do fornecimento dos bens. Só quando a transação comercial for aprovada pelo cliente é que esta poderá ser transformada numa fatura.

Quais as diferenças entre Fatura Manual vs Fatura Eletrónica?

É possível ainda distinguir dois tipos de faturas, quanto à maneira como são emitidas: fatura manual e fatura eletrónica.

FATURA MANUAL

São impressas em papel, por tipografias autorizadas pela AT, sendo preenchidas à mão pelos fornecedores ou prestadores de serviços que as emitam. Em 2024, podem emitir faturas manuais nas empresas que:

• não tenham tido um volume de negócios superior a 50.000€ no ano anterior;
• não tenham contabilidade organizada;
• não utilizem um programa de faturação certificado.

FATURA ELETRÓNICA

São emitidas por softwares de faturação certificados. A partir de 1 de janeiro de 2025, será obrigatório que sejam emitidas com assinatura digital qualificada. Por forma, a identificar o fornecedor que a emitiu e a garantir a autenticidade do documento. Até essa data, a fatura emitida em PDF sem este elemento continuará a ser válida enquanto fatura eletrónica.

Para todos os tipos de documentos enumerados acima, existem determinados dados que devem ser devidamente identificados.

Como fazer a comunicação das faturas à AT?

O documento emitido de faturação deve ser comunicado até ao dia 5º dia útil seguinte à aquisição de bens ou prestação de serviços. Também, há outros prazos previstos no artigo 36 do CIVA.

Pode enviar o SAF-T de faturação para o portal E-Fatura de forma manual ou automática. Para automatizar o processo de comunicar, deve usar um software de faturação como é o caso do CentralGest Cloud.

Neste programa de faturação a comunicação é feita com uma das seguintes situações:

• Exportação do ficheiro SAF-T (que contém toda a informação da faturação) e inserção manual no e-Fatura;
• Comunicação da faturação em tempo real;
• Comunicação diária automática, sendo que ao selecionar esta opção, todos os dias os documentos fiscalmente relevantes serão comunicados a uma hora pré-definida. No entanto, estes não são comunicados no próprio dia em que são emitidos. Serão comunicados alguns dias após a sua emissão, sendo necessário definir o número de dias de salvaguarda para a sua comunicação.

Como anular faturas comunicadas à AT?

A fatura pode ser anula antes de ser entregue ao cliente ou antes de ser comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira.

Se já tiver sido enviada ao cliente ou comunicada à AT, a anulação não será possível. A maneira mais eficaz de corrigir a situação será através da emissão de uma nota de crédito. A nota de crédito é o tipo de documento utilizado sempre que se pretende efetuar uma retificação ao documento original.

É importante saber as regras de emissão da faturação, por isso recomendamos que veja quais os elementos obrigatórios a constar nas faturas.