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A faturação eletrónica deixou de ser apenas uma tendência e vai passar a ser uma realidade obrigatória em Portugal. A partir de 2026, todas as empresas que tenham contratos com entidades públicas necessitam de emitir faturas eletrónicas, seguindo as exigências legais.

Neste sentido, cada vez mais têm surgido questões relacionadas com a emissão de faturas eletrónicas. Quais os elementos que as compõem? De que forma diferem das faturas convencionais? Quais as vantagens da sua utilização?

Estas são algumas das dúvidas que têm surgido a muitas empresas. Neste artigo, vamos explorar o que é a faturação eletrónica e quais os benefícios que pode trazer para a sua empresa.

O que é a faturação eletrónica?

 A faturação eletrónica é o ato de emitir, enviar, receber e armazenar faturas em formato digital. Este processo deverá ter em conta os requisitos legais definidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira, a AT.

Até final de 2025, faturas emitidas por um software de faturação certificado, em PDF e enviadas por e-mail são consideradas faturas eletrónicas.

Contudo, a partir de 1 de janeiro de 2026, estes critérios não chegam para que a fatura seja considerada eletrónica. Para isso precisa de incluir uma assinatura digital qualificada que comprove a autenticidade da mesma.

A partir de 2026, a faturação eletrónica será obrigatória para todas as empresas fornecedoras do setor público.

Quais os elementos das faturas eletrónicas?

As faturas eletrónicas, tal como as fatura em papel, devem incluir os vários elementos obrigatórios, nomeadamente:

• Identificação do emitente e do adquirente
• Data de emissão
• Identificação dos bens adquiridos ou serviços prestados
• Quantidade e preços unitários e totais dos bens/serviços
• Taxa de IVA e montante de IVA a liquidar
• Total a pagar
• QR Code
• ATCUD
• Assinatura eletrónica qualificada

Quais são os benefícios da faturação eletrónica?

A implementação da faturação eletrónica no seu negócio traz inúmeras vantagens:

• Eficiência operacional

Diminui a probabilidade de erros manuais ao utilizar mecanismos automáticos com pouca intervenção humana. Por este mesmo motivo, também é possível acelerar os processos administrativos. No fundo, é possível tratar da faturação de uma empresa de forma mais simples e eficiente.

• Redução de custos

Contribui para a diminuição dos custos relacionados com o papel, tinteiros, impressoras, custos de envio de faturas por correio, entre outros. Além disso, as faturas eletrónicas são armazenadas digitalmente, pelo que há uma diminuição de custos de armazenamento num espaço físico.

Apesar de haver custos da utilização de um sistema de faturação certificado, estes são menores do que os custos da faturação em papel.

• Sustentabilidade ambiental

A faturação eletrónica reduz o impacto ambiental ao reduzir o uso de papel. Trata-se de uma medida que permite às empresas reduzir a sua pegada ecológica.

• Conformidade fiscal

A faturação eletrónica tem por base um processo mais automático, sendo realizado por um software de faturação certificado. Por esse motivo, fornece uma maior garantia de que as obrigações legais estão a ser cumpridas. Deste modo, reduz o risco de penalizações por incumprimentos.

• Melhoria nas relações com clientes e fornecedores

Os processos tornam-se mais transparentes e ágeis, fortalecendo a confiança nas parcerias comerciais. O envio das faturas de forma eletrónica pode tornar o processo mais rápido e eficaz, garantindo com mais precisão a receção das faturas. Tal pode contribuir para diminuir o tempo de recebimento dos clientes.

• Acessibilidade da documentação

A consulta dos documentos torna-se mais simples e rápida quando estes são armazenados via eletrónica. O acesso aos documentos eletrónicos por plataformas digitais permite a sua consulta a qualquer momento, em qualquer lugar, de forma rápida e segura.

• Maior segurança e confidencialidade da informação

A exigência de assinatura digital qualificada diminui o risco por fraude, no caso das faturas eletrónicas, garantindo a autenticidade da sua origem. Além disso, a faturação eletrónica permite o armazenamento mais seguro da informação e a conservação dos documentos durante um maior período temporal. Desta forma, cumpre com os requisitos de armazenamento indicados no Decreto-lei n.º 28/2019.

Como implementar facilmente a faturação eletrónica?

A faturação eletrónica é um passo muito importante para a modernização e eficiência dos processos empresariais. A partir de 2026, será uma exigência legal para todas as empresas que mantêm contratos com entidades públicas em Portugal. Por isso, é aconselhável que se prepare com antecedência para esta mudança. É fundamental garantir a conformidade e aproveitar os benefícios que a digitalização da faturação pode trazer.

Se ainda não implementou a faturação eletrónica na sua empresa, considere soluções como o Centralgest Cloud. O nosso programa disponibiliza funcionalidades completas para a gestão de faturas eletrónicas. Assegura, deste modo, a conformidade com as exigências legais, facilitando a transição para um ambiente digital mais eficiente.

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