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Desde quando é obrigatório o uso de software de faturação certificado?

Em fevereiro de 2019, foi publicado o Decreto-lei n.º 28/2019. Este decreto tem como objetivo regular as obrigações relacionadas com o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. Além disso, também estabelece a obrigação na a conservação de livros, registos e documentos de suporte.

Este Decreto visa reforçar o combate à economia informal, fraude e evasão fiscal. Reforça o controlo das operações realizadas pelos contribuintes, estabelecendo a lista dos programas de faturação certificados em Portugal.

No mesmo ano, a AT publicou o Despacho n.º 254/2019. Estabelecendo que a partir de 1 de janeiro de 2020, quem não usar software de faturação certificado seria penalizado.

Como podem ser processados/emitidos os documentos comerciais?

De acordo com o Artigo 3º do decreto-lei, os contribuintes devem emitir faturas e documentos fiscalmente relevantes através de:

• Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações da Autoridade Tributária e Aduaneira;
• Máquinas registadoras, terminais, balanças ou outros meios eletrónicos;
• Documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

Quem está obrigado a usar programa de faturação certificado?

De acordo com o Artigo 4º do decreto-lei, os contribuintes em Portugal devem usar programas de faturação certificados pela AT. Isso inclui contribuintes com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional, e outros sujeitos passivos cuja obrigação de emissão de fatura se encontre sujeita às regras do Artigo 35º-A do CIVA, sempre que:

• O volume de negócios tenha sido superior a 50000€ no ano civil anterior;
• Quando, no exercício em que se inicia a atividade, o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior a 50000€;
• Utilizem programas informáticos de faturação;
• Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada, ou por ela tenham optado.

De referir que as condições não são cumulativas, bastando para isso a verificação de uma delas para que se aplique a obrigação.

Quais as exceções na utilização de softwares de faturação certificados?

De acordo com o n.º 4 do Artigo 4º, se o software de faturação não funcionar, os sujeitos passivos devem emitir faturas ou documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografias autorizadas, os quais devem posteriormente ser recuperados para o respetivo programa.

No que diz respeito aos outros meios eletrónicos, é referido no nº 5 do mesmo artigo que só podem ser utilizados para emissão de faturas simplificadas previstas no Artigo 40º do CIVA.

Nos casos dos bilhetes de transporte, ingressos, comprovativos de pagamento de estacionamento, portagens, entradas em espetáculos, bibliotecas, arquivos, museus, galerias de arte, castelos, palácios, monumentos, parques, perímetros florestais, jardins botânicos, zoológicos.

Além destes, serviços prestados por contribuintes que exerçam a atividade de diversão do CAE 93211 e 93295, bem como as transmissões de bens efetuadas através de aparelhos de distribuição automática, estão excluídos de programa certificado, quando pré-impressos em tipografia autorizada ou emitido por meios eletrónicos sem capacidade de registo da operação em base de dados e sem capacidade de comunicação com base de dados exterior.

Quem fiscaliza e atribui a certificação aos softwares de faturação?

A certificação de um programa de faturação é emitida pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Sendo que esta disponibiliza a lista dos programas de faturação certificados no seu portal online.

Quando um software de faturação é certificado, a AT atribuí-lhe um número único, sendo obrigatório a sua impressão nos documentos de venda. Devendo, de acordo com a legislação constar a expressão «Processado por programa certificado n.º...».

No caso do Software de Faturação Certificado da CentralGest, as faturas, notas de crédito, recibos e outros documentos comerciais ou fiscalmente relevantes, estes mostram sempre a mensagem «Processado por programa certificado n.º 326/AT».

AT fiscaliza de modo regular a continuidade da verificação dos requisitos legais para todas as aplicações anteriormente certificadas.

Quais os requisitos legais dos Programas de Faturação Certificados?

Uma aplicação de faturação certificada pela AT tem de cumprir no mínimo os requisitos legais definidos no Artigo 3º da Portaria n.º 363/2010. A seguir apresentamos a lista dos procedimentos exigidos:

• Exportar o ficheiro SAF-T PT de Faturação;
• Permitir identificar a gravação do registo de faturas e documentos retificativos;
• Possuir um controlo do acesso ao sistema informático com autenticação do utilizador;
• Não permitir alterar, direta ou indiretamente a informação de natureza fiscal, sem gerar evidência agregada à informação original.

Consequências do uso de faturação não certificada?

Se estiver obrigado a utilizar um programa de faturação certificado e se não o fizer, então, com base no n.º 2 do Artigo 128º do RGIT poderá vir a ser punido com uma coima entre os 1.500 € e 18.750 €.