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Quais os elementos obrigatórios a constar nas faturas? O Código QR e ATCUD são obrigatórios? E assinatura digital qualificada? E quais as regras na emissão das faturas?

As faturas tem cumprir as regras de emissão e nelas devem constar bastantes elementos obrigatórios, para que sejam documentos aceites pela AT. Assim, toda a faturação deve estar de acordo com o nº 5 do artigo 36º do Código do IVA.

As finanças garante o cumprimento das regras da emissão da faturação quando os sujeitos passivos de IVA utilizam um programa de faturação certificado.

Quais os elementos obrigatórios a constar nas faturas?

As faturas devem conter: a identificação do fornecedor, a identificação do cliente e dados informativos sobre o documento.

IDENTIFICAÇÃO DO FORNECEDOR

Devem ser mencionados dados que identifiquem os fornecedores de bens ou prestadores de serviços. Tais como, o nome (do empresário, da empresa ou do trabalhador independente), a morada fiscal e o número de contribuinte (NIF).

IDENTIFICAÇÃO DO CLIENTE

A exigência dos elementos de identificação do comprador depende do tipo de cliente a quem se está a faturar.

Se o cliente for um particular, deve constar na fatura o número de contribuinte, nome e morada. No entanto, apenas são obrigatórios se em simultâneo essa venda for igual ou superior a 1000€.

Os elementos de identificação do cliente são sempre obrigatórios quando solicitados pelo adquirente dos bens ou serviços. Segundo o nº 15 do Decreto-Lei nº 197/2012, de 24 de agosto.

Quando se fatura a empresas, empresários em nome individual e trabalhadores independentes, a menção destes dados de identificação é sempre obrigatória.

INFORMAÇÃO SOBRE O DOCUMENTO DE FATURAÇÃO

Devem ainda conter dados informativos do documento que identifiquem e descrevam detalhadamente a transação ocorrida entre o vendedor e o cliente.

Assim sendo, nos documentos de faturação devem constar os seguintes elementos obrigatórios:

• Identificação do tipo de documento (fatura, fatura-recibo, fatura simplificada, nota de crédito, entre outros);
• Data de emissão sequencial;
• Identificação dos artigos faturados, sendo eles produtos ou serviços prestados ao cliente;
• Quantidade dos bens ou serviços faturados;
• Preço unitário e total, sem imposto incluído, dos vários produtos e serviços faturados;
• Taxas aplicáveis de IVA aplicadas a cada um dos produtos/serviços;
• Montante de IVA total a liquidar;
• Nos casos de haver algum artigo isento de IVA, indicar o respetivo motivo de isenção;
• Código QR;
• Código Único do Documento (ATCUD).

Faturas sem número de contribuinte

As faturas devem sempre conter o NIF do cliente. Todavia, quando o adquirente for particular, e não pretender indicar na fatura o seu contribuinte, então deve ficar a menção "Consumidor final".

Lista completa de elementos obrigatórios nas faturas

Simplificando o nº 5 do artigo 36 do CIVA, devem constar os seguintes dados nas faturas :

• Data de emissão;
• Numeração sequencial;
• Nomes, firmas ou denominações sociais;
• Sede ou domicílio do fornecedor;
• Sede ou domicílio do cliente;
• NIF;
• Quantidade;
• Nome dos bens ou serviços;
• Preço sem imposto;
• Todos os elementos incluídos no valor tributável;
• Taxas aplicáveis;
• Todos os dados para determinação da taxa de IVA;
• Valor de imposto;
• Todos os dados para determinação da taxa de IVA;
• Motivo de não aplicação de imposto;
• Data de entrega dos bens ou prestação dos serviços, ou de recebimento antecipado, isto se for anterior à data de emissão;
• Menção expressa e em separado do acordo de devolução nas embalagens não efetivamente transacionadas;
• Código QR
• ATCUD
• Assinatura Digital Qualificada nas faturas em pdf (a faturação eletrónica será obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2025)

No caso de notas de crédito, guias, notas de devolução, e outros documentos retificativos, é ainda obrigatória a referência à fatura de origem.

O que é o código QR nas faturas?

O Código QR passou a ser um elemento obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2022. Consiste numa espécie de código de barras, onde é armazenada uma grande quantidade de informação. Ao ser digitalizado por um telemóvel, o cliente comunica a fatura à AT sem indicar o seu NIF no momento da compra.

A não inclusão do código QR nos documentos é punível com coimas que podem ir de 1.500€ a 18.750€. Segundo o previsto no art. 128º do Regime Geral das Infrações Tributárias.

 O que é o ATCUD nas faturas?

O Código Único do Documento, designado por ATCUD, é obrigatório desde o dia 1 de janeiro de 2023. Cada documento fiscal emitido tem o seu respetivo ATCUD, que permite a sua identificação de forma unívoca.

O código ATCUD é único para cada documento de faturação. Corresponde ao número de validação da série utilizada, seguido do número sequencial do documento dentro dessa série.

A série de faturação corresponde a uma designação que identifica um novo conjunto de documentos fiscais. Poderá utilizar letras ou números para designar cada série (como por exemplo a série 2024, ou a série A). Cada série é única e pode ser utilizada por tempo indeterminado. Todas as faturas registadas para uma determinada série são emitidas com numeração sequencial.

Após a emissão das faturas, com todos estes elementos obrigatórios, as mesmas terão de ser comunicadas à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Por isso, recomendamos que veja tudo o que precisa saber sobre como comunicar o SAF-T mensal de faturação.