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A contabilidade de condomínios é uma das áreas que mais dúvidas gera entre contabilistas e administradores de condomínios. As despesas comuns, os encargos partilhados e a afetação proporcional das quotas exigem organização e rigor nos registos.

Neste artigo, enumeramos as várias despesas que podem surgir no contexto dos condomínios. Nesta sequência, explicamos ainda como se faz a divisão destas despesas entre os condóminos. Concluímos o artigo com a sugestão de práticas a adotar no âmbito da contabilidade de condomínios e da sua organização de contas anuais.

O que são despesas de condomínios?

As despesas de condomínios referem-se aos encargos comuns de um prédio em propriedade horizontal, suportados pelos condóminos, na proporção das suas frações.

Que tipos de despesas de condomínios existem?

Existem vários tipos de despesas associadas aos condomínios. Algumas dessas despesas são:

• Pagas por todos os condóminos
• Pagas apenas por alguns condóminos
• Pagas por um único condómino
• Contribuições de todos os condóminos para o fundo comum de reserva

Vejamos quais os tipos de despesas associadas a cada um destes tipos.

Despesas pagas por todos os condóminos

Entre as despesas comuns a todas as pessoas que fazem parte de um condomínio, destacam-se despesas com:

• Serviços de limpeza e manutenção
• Reparações no edifício
• Consumos de eletricidade, água e gás das áreas comuns
• Seguros obrigatórios
• Sistemas de segurança, como câmaras de vigilância, e serviços de segurança
• Honorários de administração
• Entre outras despesas

Cada condómino contribui com uma quota parte para suportar estas despesas comuns, conforme a percentagem definida no título de constituição do condomínio.

Despesas pagas apenas por alguns condóminos

Poderá haver alguns serviços, equipamentos ou produtos que sejam usufruídos por um número limitado de condóminos. Nesse caso, não faz sentido que as despesas sejam divididas por todos. Nestas situações, as despesas são divididas apenas pelos condóminos que usufruam destes benefícios, conforme previsto pelo Código Civil.

São exemplos deste tipo de despesas:

• Manutenção de escadas usadas apenas por um grupo de condóminos
• Manutenção de elevadores – não faz sentido que condóminos que morem num rés-do-chão paguem pela manutenção de um equipamento que não utilizam
• Manutenção de parques de estacionamento ou garagens de utilização restrita
• Manutenção de jardins, pátios ou terraços quando apenas uma fração dos condóminos tenha acesso a esses espaços
• Manutenção de piscinas, ginásios ou equipamentos comuns – as despesas são pagas apenas pelos condóminos que usufruam destes espaços e serviços
• Plataformas para pessoas com mobilidade reduzida

Despesas pagas apenas por um condómino

Existem ainda despesas que constituem responsabilidade de um único condómino. Trata-se de despesas menos frequentes, porém, podem ocorrer, e serão um encargo para um único condómino.

São exemplos dessas despesas:

• Manutenção de espaços comuns, mas usados exclusivamente por um condómino, como terraços ou pátios de acesso exclusivo
• Reparação de danos causados por um único condómino
• Instalações específicas feitas por um único condómino, como por exemplo, a instalação de ar condicionado
• Pagamento de serviços contratados por um único condómino
• Obras por iniciativa própria, ainda que sejam em espaços comuns
• Multas ou penalizações por comportamento ilegal dentro do condomínio, como por exemplo, multas por excesso de ruído

Contribuições de todos os condóminos para o fundo comum de reserva

O fundo comum de reserva do condomínio constitui uma reserva financeira obrigatória. Tem como objetivo reunir fundos suficientes para fazer face a:

• Despesas de financiamento de obras para conservação do prédio
• Despesas de manutenção urgentes ou extraordinárias que surjam repentinamente

Todos as pessoas do condomínio devem contribuir para este “fundo comum de reserva”, estando o seu valor já incluído nas quotas do condomínio. O valor a pagar por cada condómino é estabelecido em assembleia de condóminos. Contudo, o montante mínimo deverá ser 10% do valor da quota de cada condómino, no orçamento anual de despesas.

Que documentos justificam as despesas de condomínio?

Antes de registar qualquer despesa, é essencial reunir e validar a documentação que comprova os encargos.

Os principais documentos incluem:

• Faturas e recibos emitidos pelas empresas fornecedoras de serviços
• Contratos de prestação de serviços, por exemplo, com empresas de limpeza ou manutenção
• Recibos de contratos de trabalho

Estes documentos devem estar devidamente organizados e acessíveis, quer para efeitos fiscais, quer para apresentação aos condóminos.

Como dividir corretamente as despesas por condómino?

As quotas de condomínio são calculadas com base na permilagem de cada fração autónoma. A permilagem representa o valor relativo da fração em relação ao edifício inteiro.

Para determinar a quota de cada um dos condóminos, há que seguir alguns passos:

1) Aprovar, em assembleia de condóminos, o orçamento anual das despesas comuns

2) Calcular a quota anual de despesas de cada condómino

A divisão das despesas anuais deve respeitar a permilagem de cada fração, ou seja, a percentagem de participação do condómino nas partes comuns. Esta informação está normalmente descrita no título constitutivo da propriedade horizontal.

Suponhamos que um condomínio apresenta uma estimativa de despesas anuais de 9.000€. As despesas são repartidas entre três frações com participações de 40%, 35% e 25%. A distribuição seria feita da seguinte forma:

• Condómino A (40%) → 3.600€
• Condómino B (35%) → 3.150€
• Condómino C (25%) → 2.250€

É importante manter esta lógica em todas as despesas comuns, a menos que exista deliberação contrária em assembleia. A distribuição das despesas poderá não ser feita desta forma linear se houver despesas da responsabilidade de apenas um ou alguns condóminos.

3) Calcular a quota mensal de cada condómino

Definida a quota anual de cada condómino, conseguimos calcular a quota mensal.

Quota mensal = Quota Anual/12

Considerando novamente o exemplo anterior, a quota mensal de cada condómino seria:

• Condómino A = 3.600€ / 12 = 300€/mês
• Condómino B = 3.150€ / 12 = 262,50€/mês
• Condómino C = 2.250€ / 12 = 187,50€/ mês

Como registar os encargos comuns dos condomínios na contabilidade?

A contabilidade dos encargos comuns deve ser feita de forma a permitir o controlo do saldo de cada condómino. Para isso, deve existir uma conta por cada condómino, de forma semelhante a uma conta corrente.

Quais os cuidados a ter na contabilidade de condomínios?

Ao gerir a contabilidade de um condomínio, é importante considerar os seguintes aspetos:

• Existência obrigatória de conta bancária, aberta em nome do condomínio. Normalmente, existe uma conta de depósitos à ordem e outra para recolher os valores do fundo comum de reserva
• Tem de existir contas por condómino, para uma gestão clara das quotas e saldos. Esta prática é muito importante para ser possível obter um extrato de conta e os movimentos pendentes por pagar
• Tem de existir uma conta para cada fornecedor, pelo mesmo motivo
• As contas de despesas e de receitas deverão estar separadas, conforme a sua natureza
• Existência de conciliação bancária é fundamental
• Evitar existência de saldos de contas de caixa com valores em numerário
• Promover que os condóminos efetuem os pagamentos das suas quotas por transferência bancária
• Emissão de recibo por cada recebimento, sendo este o documento fiscal para o condómino
• Evitar misturar contas pessoais e do condomínio
• Manter registos atualizados e com suporte documental
• Guardar os documentos por um período mínimo de 10 anos

Estas boas práticas não só garantem a conformidade fiscal, como também fortalecem a confiança entre administração e condóminos.

Como organizar as contas anuais do condomínio?

No primeiro mês seguinte ao final de cada exercício anual deve ser preparado um relatório de contas, que inclua:

• Total de quotas debitadas, que incluem o fundo comum de reserva, sejam normais ou extraordinárias
• Total de quotas efetivamente recebidas
• Total de despesas assumidas
• Total de pagamentos das despesas efetuados
• Saldos por receber de condóminos
• Saldos de fornecedores
• Saldo de disponibilidades existentes no último dia do exercício anual

Este relatório deve ser submetido a aprovação em assembleia e, idealmente, acompanhado de documentação comprovativa.

Aqui fica um exemplo de alta qualidade do resumo de contas, numa única folha A4, facilmente compreensível, que deve ser apresentado na assembleia. Neste caso de estudo, no ano de 2023, tinha sido aprovado o débito de quotas extraordinárias no valor de 156.000€. Em 2024, recebeu-se um valor substancial e iniciaram-se as obras extraordinárias: