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O CentralGest Cloud disponibiliza agora uma nova ferramenta que permite importar documentos comerciais - como faturas, encomendas, orçamentos e vendas - a partir de ficheiros Excel, de forma simples e rápida. Esta funcionalidade foi pensada para empresas que recebem documentos por e-mail ou em ficheiros estruturados e que pretendem integrá-los no ERP sem inserções manuais demoradas.

O que é a Importação de Documentos Comerciais?

A nova opção, disponível no módulo de Gestão Comercial, permite importar vários tipos de documentos através de um modelo Excel intuitivo.

Cada linha do ficheiro representa um artigo, e os dados principais do documento — como cliente e data — são indicados apenas na primeira linha. O CentralGest reconhece automaticamente quando começa um novo documento e junta todas as linhas correspondentes, criando faturas, encomendas ou orçamentos completos sem esforço.

Quem pode beneficiar desta funcionalidade?

Esta solução foi criada a pensar em vários perfis de utilização:

• Equipas administrativas ou financeiras que recebem faturas em Excel e precisam de as lançar no ERP.
• Pequenas e médias empresas que pretendem acelerar processos de introdução de documentos.
• Técnicos ou integradores que desenvolvem scripts de importação de dados.
• Utilizadores com acesso limitado ao ERP, mas responsáveis pela preparação de informação para faturação.

Principais vantagens

A Importação de Documentos Comerciais destaca-se pela sua usabilidade:

• Modelo simples – ficheiro Excel com apenas uma aba, sem necessidade de tabelas auxiliares.
• Geração automática do número de documento – o ERP cria a numeração sem intervenção manual.
• Menos erros – evita duplicações e elimina dependência de identificadores internos.
• Preenchimento rápido – os dados de cabeçalho só precisam de ser inseridos uma vez por fatura.

Campos configuráveis

O utilizador pode escolher quais os campos que pretende incluir na importação, tanto para a secção de cabeçalho como para as linhas de artigos. Entre os campos disponíveis encontram-se, por exemplo:

• Cabeçalho: Documento Externo, Cliente, Data Documento, Observações, Data Vencimento e Faturação Pública
• Linhas: Código do Artigo, Quantidade, Preço Unitário, Armazém, Código IVA, Descontos e Centro de Custo

Após selecionar os campos pretendidos, basta gerar o Excel automaticamente a partir do ERP, preencher os dados e proceder à importação.