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A Declaração de Rendimentos, DR, é uma obrigação declarativa imposta às entidades empregadoras em Portugal. Consiste num mecanismo essencial para garantir a correta contabilização das contribuições para a Segurança Social. Esta declaração é uma peça-chave no sistema de proteção social português, pois permite calcular as prestações sociais. Incluem-se nestas prestações sociais os subsídios de desemprego, pensões e outras proteções concedidas pelo Estado.

Neste artigo, exploramos os aspetos fundamentais da DR, incluindo quem está obrigado a entregá-la, prazos, instruções e penalizações em caso de incumprimento.

O que é a Declaração Mensal de Rendimentos?

A Declaração Mensal de Rendimentos é um documento que reporta à Segurança Social os valores de remuneração auferidos pelos trabalhadores em determinado mês. Estes valores servem de base para o cálculo das contribuições e eventual cálculo de prestações sociais.

A DR inclui os seguintes elementos:

• Número da Segurança Social de cada trabalhador ao serviço da entidade
• Período a que se refere: como o mês e o ano
• Remunerações pagas aos trabalhadores: valores brutos, incluindo salários, prémios e outras formas de remuneração
• Descontos efetuados: valores de contribuição dos trabalhadores e da entidade empregadora para a Segurança Social, de acordo com a taxa contributiva dos trabalhadores
• Outras informações relevantes: como dias de trabalho e quaisquer compensações devidas, por exemplo as compensações por cessação/rescisão do contrato de trabalho.

Para saber melhor como é preenchida a DRI, deve consultar o Guia Prático da Declaração de Remunerações da Segurança Social.

Quem está obrigado a entregar a DR?

Estão obrigadas a submeter a DR as entidades com membros de órgãos estatutários remunerados ou trabalhadores ao serviço, quando existam contribuições a pagar. A declaração deve ser submetida através da plataforma online da Segurança Social Direta.

Quais os prazos de entrega da DR?

A DR deve ser entregue até ao dia 10 do mês seguinte ao que se refere. Por exemplo, a declaração referente a rendimentos pagos em novembro deverá ser entregue até ao dia 10 de dezembro.

Caso o dia 10 seja um feriado ou fim de semana, o prazo é prorrogado até ao primeiro dia útil seguinte.

Quais as consequências do incumprimento na entrega da DR?

A falta de entrega da Declaração de Rendimentos dentro dos prazos estipulados ou a sua entrega com informações incorretas pode acarretar penalizações. Entre as sanções estão:

• Multas: O incumprimento dos prazos ou a prestação de informações erradas pode resultar em coimas. O seu valor varia em função da gravidade e frequência da infração
• Juros de mora: A não entrega da DR pode implicar o cálculo incorreto de contribuições, o que acarreta a aplicação de juros
• Penalização no acesso a benefícios: A falta de entrega pode resultar em dificuldades no acesso a benefícios e prestações sociais pelos trabalhadores

Quais são os procedimentos para submissão da DR?

A DR deve ser submetida através da Segurança Social Direta, a plataforma online que centraliza os processos relacionados com contribuições e benefícios sociais. A plataforma permite:

• Preencher a DR manualmente, inserindo os valores e as informações correspondentes a cada trabalhador
• Submeter a DR por ficheiro, num formato padronizado, útil para empresas com grandes volumes de trabalhadores

Além disso, a Segurança Social Direta dispõe de um conjunto de ferramentas para ajudar as entidades a validarem a entrega da declaração. Deste modo evitam a possibilidade de erros e subsequentes penalizações.

Quem pode Submeter a DR?

Podem submeter a DR:

• As entidades empregadoras, que se encontrem registadas na Segurança Social Direta
• O representante das entidades empregadoras com autorização de representação válida para entrega da Declarações de Remunerações

Quais são os passos para a submissão online da DR?

Para submeter a Declaração de Remunerações, terá de seguir os seguintes passos:

• Aceder ao portal Segurança Social Direta
• Entrar com as credenciais, o NISS e palavra-passe da entidade que irá submeter a DR
• Navegar até à secção "Emprego" e selecionar a opção "Declaração Mensal de Remunerações"
• Preencher ou carregar o ficheiro com os dados relativos ao mês em questão
• Submeter a DR
• Após a DR aceite, imprimir ou guardar o comprovativo de submissão

Como posso fazer retificações à DR submetida?

Se após a submissão, a entidade empregadora verificar que cometeu um erro na DR, é possível corrigir a declaração. Para tal, deverá submeter nova declaração com as devidas correções. É de relembrar que por vezes é necessário negativar a informação entregue inicialmente e voltar a entregar a positivo a nova informação.

Qual a importância da entrega da DR?

A Declaração Mensal de Rendimentos é uma obrigação fundamental para o funcionamento do sistema de proteção social obrigatório em Portugal. As entidades empregadoras devem estar conscientes da importância da sua submissão dentro dos prazos estabelecidos. Qualquer falha pode resultar em multas, juros de mora e dificuldades no acesso a benefícios sociais.

A utilização da plataforma Segurança Social Direta simplifica o processo de submissão, mas exige atenção ao detalhe e cumprimento rigoroso dos prazos. Desta forma, os contribuintes garantem não só o cumprimento das suas obrigações legais, como também a proteção social adequada para os seus trabalhadores.

Posso simplificar o processo de elaboração e envio da DR à Segurança Social?

A elaboração e entrega da DR é, geralmente, uma tarefa levada a cabo pelo contabilista certificado da empresa. Se tiver a seu cargo várias empresas, a produção da informação e submissão dos ficheiros poderá ser um processo demorado.

Este processo pode ser facilitado através da utilização de softwares de Recursos Humanos, como o Centralgest Cloud. O Centralgest Cloud dispõe de um serviço de webservice, que permite o envio das DR das várias empresas em simultâneo, diretamente do programa. A automatização do processo permite uma maior agilização e uma grande poupança de tempo de trabalho. Deste modo, proporcionamos uma solução simples e automatizada para a entrega das declarações.