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Gerir a faturação de forma manual pode ser uma tarefa morosa, especialmente nos últimos dias do mês, quando se acumulam prazos e obrigações. Felizmente, há soluções simples e eficazes que permitem automatizar o processo de faturação. Com isso, é possível libertar tempo para o que realmente importa: fazer crescer o negócio.

Neste artigo, explicamos como funciona a faturação automática, que vantagens oferece e como pode ser implementada com segurança.

O que é a faturação automática?

A faturação automática é a emissão de faturas de forma programada e recorrente, sem necessidade de intervenção manual. Este processo é especialmente útil para empresas com contratos de avença, subscrições ou serviços prestados com regularidade.

Ao definir um modelo de faturação automática, o sistema emite os documentos na data programada, com os dados previamente definidos. Isto permite não só poupar tempo, mas também reduzir erros e esquecimentos.

Que tipos de negócios beneficiam mais com a faturação automática?

A verdade é que a automatização da faturação pode ser útil para praticamente qualquer empresa, mas destaca-se em negócios como:

• Escritórios de contabilidade com avenças mensais
• Agências de marketing ou comunicação com pacotes mensais
• Empresas de IT com serviços de manutenção ou licenças de software
• Ginásios e centros de formação com mensalidades
• Profissionais liberais que prestam serviços recorrentes

Nestes casos, automatizar a faturação evita esquecimentos, reduz o trabalho administrativo e garante maior regularidade no recebimento.

Como configurar a faturação automática?

O processo de configuração da faturação automática pode variar consoante o software utilizado. Mas, regra geral, envolve os seguintes passos:

• Criação de um modelo de fatura – onde se definem os campos fixos. O utilizador deverá indicar quais os produtos/serviços a faturar, o preço unitário de cada um deles e a taxa de IVA aplicável. Por fim, deve indicar qual a periodicidade da faturação
• Associação ao cliente – o modelo é associado ao cliente ou contrato correspondente
• Agendamento da emissão – é escolhida a data de início, a periodicidade de faturação (mensal, trimestral, etc.) e data de fim, se aplicável
• Validação e envio – o software emite a fatura automaticamente e, geralmente, permite o envio por e-mail ou integração com plataformas de cobrança

Exemplo prático: Um contabilista presta serviços mensais a uma empresa por 150€. Ao ativar a faturação automática, o software emite essa fatura no dia 25 de cada mês, sem necessidade de repetir o processo manualmente.

A faturação automática é segura?

Sim, por norma, a faturação automática é segura, desde que se utilize um software certificado e com atualizações regulares. Para garantir a conformidade fiscal, o programa deve respeitar as regras da Autoridade Tributária. Esta questão é particularmente relevante nos assuntos relacionados com a comunicação das faturas e a assinatura digital dos documentos.

Além disso, deve permitir:

• Consultar e extrair dados de de todas as faturas e outros documentos emitidos automaticamente
• Edição ou anulação, quando necessário
• Integração com meios de pagamento e gestão de recibos
• Acesso por utilizadores com diferentes níveis de permissão

Um software de faturação de qualidade deve permitir ainda o envio de notificações ao utilizador sempre que ocorrer a faturação automática. Desta forma, confere mais segurança ao utilizador. Se não receber a notificação, este pode perceber que poderá ter ocorrido algum problema na emissão da faturação. Desta forma, ainda poderá ir a tempo de o resolver o problema e garantir a realização da faturação no prazo previsto.

Quais são as vantagens da automatização da faturação?

A implementação de um sistema de faturação automática traz diversos benefícios:

• Poupança de tempo: a faturação é emitida automaticamente, eliminando tarefas repetitivas e libertando recursos internos
• Redução de erros: evita esquecimentos ou falhas de preenchimento, otimizando a gestão financeira da empresa
• Maior regularidade: garante a emissão atempada das faturas
• Melhor organização: permite uma visão clara dos ciclos de faturação
• Otimização de custos: são necessários menos colaboradores para realizar a faturação da entidade
• Aumento da produtividade: a equipa dedica-se a tarefas de maior valor
• Aumento da segurança: diminui o risco de erros por falha humana

Posso automatizar outros processos relacionados com a faturação?

Sim. Um bom software de faturação deve oferecer muito mais do que emissão automática de faturas. Entre outras funcionalidades que podem ser automatizadas, destacam-se:

• Geração de referências multibanco para cobrança automática
• Envio de notificações de pagamento por e-mail ou SMS
• Integração com a contabilidade e conciliação bancária
• Faturação eletrónica para entidades públicas (CIUS-PT)
• Importação de despesas e faturação recorrente por contrato

Como é que o CentralGest Cloud pode automatizar a faturação?

Com o CentralGest Cloud, é possível automatizar a emissão de faturas de forma simples, rápida e segura. A funcionalidade de faturação recorrente permite definir modelos adaptados ao seu negócio. Garante que todos os documentos são emitidos dentro dos prazos legais, sem esforço adicional.

Além disso, o CentralGest Cloud permite:

• Agendamento de faturas com diferentes periodicidades
• Gerar documentos em lote
• Enviar faturas por e-mail automaticamente
• Associar pagamentos e gerir recibos com facilidade
• O cumprimento das obrigações fiscais com segurança

Se quer libertar a equipa de tarefas repetitivas e garantir uma faturação mais eficiente, conheça a solução de faturação online da CentralGest Cloud. Comece já a automatizar os seus processos de faturação.