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Organizar tarefas e gerir o tempo de forma eficiente é essencial para alcançar melhores resultados numa empresa. A produtividade não depende apenas de trabalhar mais, mas de trabalhar com método, foco e prioridade.

Neste artigo, vamos falar sobre a gestão de tarefas e obrigações e como o controlo de tempo influencia os resultados. Explicamos ainda quais as principais vantagens de implementar estas práticas e que ferramentas podem ajudar na otimização do trabalho.

O que é a gestão de tarefas e obrigações e por que é tão importante?

A gestão de tarefas e obrigações é o processo de planear, organizar e acompanhar as atividades e obrigações de um negócio. É através desta gestão que é possível atingir os objetivos do negócio.

Quando bem estruturada, permite:

• Garantir que todas as tarefas são concluídas dentro dos prazos
• Distribuir responsabilidades de forma equilibrada entre os recursos humanos da empresa
• Evitar duplicação de esforços e perdas de tempo
• Aumentar a produtividade e a transparência da equipa

Num escritório de contabilidade, por exemplo, uma boa gestão de tarefas pode envolver:

• o planeamento mensal das obrigações fiscais e tarefas da empresa
• o acompanhamento de prazos de entrega
• o registo de quem é responsável por cada cliente ou declaração
• entre outros planeamentos

Como é que o controlo de tempos influencia a produtividade?

Controlar os tempos de execução das tarefas é essencial para compreender onde estão os obstáculos da produtividade.

Muitas vezes, as empresas acreditam que precisam de mais recursos, quando na verdade precisam de otimizar a forma como o tempo é usado.

Alguns benefícios do controlo de tempos incluem:

• Identificação de desperdícios: perceber quanto tempo é gasto em tarefas repetitivas ou manuais
• Definição de prioridades: concentrar esforços nas atividades que geram maior valor
• Avaliação de desempenho: medir o tempo médio de execução por colaborador ou departamento
• Melhor planeamento: estimar prazos com base em dados reais, e não apenas em suposições

Um exemplo prático é o de uma empresa que regista diariamente o tempo dedicado ao lançamento de faturas e reconciliação bancária. Ao identificar que estas tarefas consomem muitas horas, pode automatizá-las com um software de faturação e contabilidade, como o Centralgest Cloud.

Quais são as melhores práticas para gerir tarefas e tempo?

Existem várias estratégias que ajudam a melhorar a organização e eficiência no trabalho. As mais eficazes incluem:

• Definir objetivos claros: cada tarefa deve estar associada a um resultado mensurável
• Usar listas de tarefas diárias: o simples ato de listar o que precisa de ser feito ajuda a manter o foco
• Priorizar segundo urgência e importância: técnicas como a matriz de Eisenhower ajudam a identificar o que realmente deve ser feito primeiro
• Definir tempos limite para cada tarefa: evita a procrastinação e obriga à concentração
• Rever e ajustar: ao final do dia ou semana, rever o progresso permite corrigir falhas e redefinir prioridades

Ferramentas digitais tornam este processo mais prático, permitindo criar alertas, acompanhar o estado de cada tarefa e partilhar atualizações em tempo real.

Como é que a otimização de tempo impacta os resultados da empresa?

Uma boa gestão de tarefas combinada com o controlo de tempo traduz-se em ganhos concretos para o negócio:

• Mais produtividade: as equipas concentram-se no que realmente importa
• Cumprimento rigoroso de prazos: essencial para empresas que trabalham com obrigações legais e fiscais
• Redução de erros: menos falhas humanas em processos repetitivos
• Maior motivação: colaboradores organizados sentem-se menos sobrecarregados, contribuindo para um melhor trabalho em equipa
• Melhor serviço ao cliente: respostas mais rápidas e maior fiabilidade nas entregas

Empresas que aplicam estas práticas tornam-se mais competitivas e sustentáveis a longo prazo.

Que ferramentas podem ajudar na gestão de tarefas e tempo?

Atualmente, existem diversas soluções que facilitam o planeamento e controlo de tempo. Estas soluções vão desde aplicações simples até software de gestão mais completos, como é o caso do Centralgest Cloud.

Dispomos de duas importantes funcionalidades no software Centralgest Cloud:

• Gestão de Tarefas e Obrigações
• Controlo de Tempos

O módulo de Gestão de Tarefas e Obrigações Online permite gerir as obrigações legais e fiscais das empresas e do gabinete de contabilidade.  Permite ainda um maior controlo e monitorização de tarefas rotineiras, tais como a entrega de declarações, pagamentos de impostos ou outras operações.

Entre as principais utilidades da ferramenta, destacam-se:

• Criação de tarefas automáticas associadas a clientes, prazos e períodos fiscais
• Acompanhamento do estado de execução em tempo real
• Definição de responsáveis e prioridades
• Receção de notificações automáticas de prazos
• Consulta do histórico de tarefas concluídas
• Gestão de tarefas multiempresa por mês

O módulo de Controlo de Tempos  é uma ferramenta que permite gerir o tempo gasto em cada empresa, por cada utilizador. Permite ainda determinar o custo de mão-de-obra associado a cada cliente. Deste modo, é possível perceber se serão necessários ajustes aos valores faturados.

Entre as principais vantagens disponibilizadas por esta ferramenta, destacam-se:

• Registo automático das horas de trabalho despendidas em cada empresa por cada utilizador
• Registo automático dos tempos de ausência dos membros da equipa
• Análise de tempo despendido em cada empresa
• Análise de tempo despendido por cada colaborador
• Análises custos-benefícios dos vários clientes

O gabinete consegue ter uma visão mais clara e organizada do seu fluxo de trabalho. Consegue perceber quais os clientes que exigem mais tempo de trabalho e, consequentemente, representam um custo superior. A partir deste tipo de análises, é possível fazer ajustes à faturação e assim potenciar o sucesso do negócio.

Resumindo, qual a importância da gestão de tarefas e do controlo de tempos?

A gestão de tarefas e o controlo de tempo são pilares fundamentais para qualquer empresa que queira otimizar resultados e garantir eficiência.

Ao adotar ferramentas digitais que centralizam estas operações, é possível acompanhar prazos, medir desempenho e automatizar processos.

Com o CentralGest Cloud, a gestão de tarefas e obrigações torna-se mais simples, organizada e eficaz. Permite que contabilistas e empresários se concentrem no que realmente importa: fazer crescer o negócio.