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As entidades empregadoras têm o dever de emitir, todos os meses, os recibos de vencimento dos seus trabalhadores.

O recibo de vencimento é um documento bastante importante, na medida em que comprova o pagamento de um salário a um trabalhador por contrapartida do trabalho prestado à entidade patronal.

Com este conhecimento, tanto os colaboradores como as empresas, conseguem detetar com maior facilidade eventuais erros que possam ter surgido no processamento salarial ou na emissão dos recibos, e proceder à sua correção.

Neste artigo, visamos esclarecer algumas questões relativas a este assunto. O que são os recibos de vencimento e qual a sua importância? Que elementos devem conter? Como devem ser emitidos?

O que é o recibo de vencimento?

O recibo de vencimento é um documento obrigatório, emitido mensalmente por uma entidade empregadora (nº 3 do artigo 276º do Código do Trabalho). Este documento tem como objetivo comprovar o pagamento do salário dos colaboradores, indicando os montantes que lhe foram pagos durante um determinado período.

Trata-se de um comprovativo que reflete o vínculo estabelecido entre a entidade patronal e o colaborador, que visa proteger os interesses de ambas as partes.

Protege os interesses da empresa ao comprovar que esta cumpriu com a sua obrigação de pagamento do salário. Protege ainda os interesses do trabalhador, que recebe uma confirmação de que o pagamento foi efetuado e um comprovativo dos seus rendimentos, que lhe pode ser útil em situações específicas.

Por norma, são elaborados pelo contabilista responsável pela empresa. No caso de empresas de maior dimensão, que tendem a optar pela contabilidade interna, esta tarefa compete ao departamento de Recursos Humanos.

A maioria dos recibos de vencimento são emitidos em softwares de RH, como é o caso do CentralGest Cloud.

Qual a importância do recibo de vencimento e a sua análise?

O recibo de vencimento contém diversas informações bastante importantes para a gestão das finanças pessoais e do orçamento familiar. Nele consta, o valor dos abonos que foram processados para o período em questão, os descontos efetuados e o valor líquido da retribuição.

A análise destas informações é bastante importante uma vez que permite detetar possíveis erros que tenham ocorrido no processamento salarial.

Por exemplo, se a empresa se enganar na taxa de retenção de IRS ou nos descontos para a Segurança Social de determinado funcionário, esse engano é facilmente detetado ao comparar os valores que constam no recibo de vencimento com os valores que seriam expectáveis.

Assim, a análise do recibo de vencimento permite garantir que os direitos e deveres, tanto dos funcionários como da entidade patronal, estão a ser assegurados de acordo com o que está previsto na lei.

Para além do seu caráter informativo, este documento pode ser útil ainda em diversas situações. Em determinados contextos, o trabalhador pode ter a necessidade de comprovar a situação financeira em que se encontra, utilizando para isso este documento como meio de fundamento.

Por exemplo, se o colaborador pretender arrendar uma casa ou contrair um crédito à habitação, é fundamental que tenha na sua posse todos os recibos de vencimento. Desta forma, consegue comprovar os seus rendimentos e fornecer uma razoável garantia de que conseguirá cumprir com as suas obrigações.

Se tiver filhos e quiser candidatar-se à atribuição de determinados apoios sociais, terá também de os facultar, uma vez que estes constituem uma das principais fontes de informação para proceder a essa atribuição.

O que fazer se detetar um erro no recibo de vencimento?

Um trabalhador que detete um erro no seu recibo de vencimento ou que tenha alguma dúvida em relação a algum valor ou informação, deve tentar pedir esclarecimentos junto ao departamento de Recursos Humanos.

Se a empresa não tiver departamento de RH, devem ser transmitidas as questões ao responsável pela entrega dos recibos, para que entre em contacto com o seu contabilista, e exponha a situação.

Caso se verifique que efetivamente ocorreu um erro no processamento salarial, o responsável pelo processamento deverá proceder à sua retificação.

O que deve constar num recibo de vencimento?

Nos recibos de vencimento devem estar os seguintes dados:

• Identificação da entidade empregadora

É importante que neste documento seja identificada qual a entidade que irá proceder ao pagamento do salário. Para isso devem constar elementos como o seu nome, o número de identificação fiscal (NIF), o número de identificação da Segurança Social (NISS) e a morada fiscal. Pode ainda constar no recibo de vencimento o contacto telefónico e e-mail da empresa.

• Identificação do colaborador

Tem de ser identificado o colaborador a quem será pago o salário. Assim, devem ser mencionados os seguintes elementos para a sua identificação: nome completo, NIF, NISS e categoria profissional.

• Dados da remuneração

Devem ser mencionados, de forma discriminada, todos os abonos e descontos processados assim como o montante líquido a pagar.

Os abonos/proventos correspondem a todos os rendimentos/benefícios devidos ao funcionário como forma de retribuição pelo trabalho prestado. No recibo de vencimento, devem ser referidos quais os proventos a que o trabalhador tem direito, para o período considerado, assim como os valores processados para cada um deles.

O somatório dos valores de todos os abonos compõem o salário bruto do funcionário.

São exemplos de alguns abonos:

• O vencimento base, o subsídio de refeição ou alimentação, subsídios de turno, o subsídio de natal e o subsídio de férias, entre outros.

O colaborador terá de fazer descontos para a Segurança Social, IRS e eventualmente algumas outras deduções sobre o valor bruto do salário. Devem ser mencionados os valores desses descontos. Deve ser ainda refletida a forma como foram calculados os descontos, divulgando o valor base para o cálculo e ainda a taxa aplicada.

Deduzindo ao valor do salário bruto a totalidade dos descontos, é determinado o valor líquido de recebimento. Este valor corresponde ao montante que o funcionário irá receber no fim do mês e que também tem de constar no recibo de vencimento.

• Outras informações adicionais

Existem ainda outras informações essenciais que podem constar neste documento.

É obrigatório constar o período a que se refere, o número de identificação da apólice de seguro de acidentes de trabalho do funcionário. É comum, ainda, haver referência ao método de pagamento (numerário, transferência bancárias, cheque ou outros).

Deve haver ainda um espaço para a assinatura do colaborador, para que seja possível validar a veracidade do recibo de vencimento.

Exemplo de um recibo de vencimento:

Quando deve ser emitido o recibo de vencimento?

A entrega dos recibos de vencimentos aos colaboradores é obrigatória.

As entidades patronais que não procedam à sua entrega incorrem em contraordenação, punível com coimas e havendo a possibilidade de ser instaurado um processo pela Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).

Como deve ser emitido o recibo de vencimento em Portugal?

Segundo o nº 3 do artigo 276º do Código do Trabalho, a entrega deve ser feita até ao dia do pagamento do salário.

A entrega pode ser feita em papel ou em formato digital (pdf), através de e-mail, por exemplo.

A maioria das empresas opta já pelo envio em formato digital, que permite que o processo seja mais fácil e célere. No entanto, pode agilizar mais este processo com o portal do colaborador, tal como disponível no software CentralGest.

Este documento deve ser sempre numerado e emitido em duplicado.

Se o pagamento da retribuição for efetuado por transferência bancária, basta que a entidade proceda à entrega do recibo.

No caso do pagamento ser em numerário, o recibo de vencimento deve ser assinado e carimbado pelo empregador e assinado pelo colaborador. Desta forma, comprova-se o recebimento do salário. A assinatura pode ser digital, não havendo necessidade de imprimir o documento.