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Se tem uma empresa ou pretende abrir uma futuramente, saiba que é fundamental manter os registos contabilísticos de forma organizada e rigorosa. A contabilidade é uma área fundamental para garantir o cumprimento das obrigações fiscais. Serve também de apoio às tomadas de decisão relacionadas com a gestão da empresa.

Os softwares de contabilidade são essenciais para a execução de todas as tarefas contabilísticas do dia-a-dia. São uma ferramenta que facilita o trabalho dos seus utilizadores e permite fornecer informação mais rigorosa e que espelhe a realidade.

Neste sentido, iremos explicar o que é um software de contabilidade. Ao longo deste artigo, destacamos as várias vantagens da utilização de um software de contabilidade. Explicamos ainda de que modo difere de um software de faturação.

O que é um software de contabilidade?

Um software de contabilidade é uma ferramenta essencial à organização e gestão de uma empresa. Trata-se de um programa informático que permite a automatização de vários processos, tarefas e registos contabilísticos. É uma ferramenta que permite, não só, minimizar o tempo de trabalho, como também minimizar os erros, por conta dos seus mecanismos automáticos.

Um software de contabilidade permite a realização de tarefas como:

• Registar lançamentos contabilísticos de compras, de forma mais ou menos automática
• Controlo de contas correntes de clientes e fornecedores
• Importar registos contabilísticos de vendas, através do SAF-T de faturação
• Efetuar reconciliações bancárias
• Emitir relatórios e demonstrações financeiras, através da transformação dos dados contabilísticos brutos em informação financeira relevante
• Preencher automaticamente e submeter declarações fiscais obrigatórias, nomeadamente a Declaração Periódica de IVA, a Modelo 10, a Modelo 22, a IES, entre outras

Ou seja, a utilização de um software de contabilidade permite automatizar muitos processos contabilísticos. Desta forma, produz informação contabilística e financeira com menor margem de erro, o que permite a tomada de decisões de forma mais consciente. Permite também a redução de tempo de trabalho com tarefas rotineiras, libertando tempo para a realização de outra tarefas ou análises mais importantes. A sua utilização traz, por isso, várias vantagens às empresas.

Quais as vantagens de um software de contabilidade?

A utilização de um software de contabilidade permite aumentar a velocidade e a segurança com que é produzida a informação contabilística e financeira. Em muitos casos, é possível obter esta informação em tempo real.

Trata-se, portanto, de uma ferramenta essencial que confere várias vantagens, nomeadamente:

• Automatização de tarefas rotineiras

A maior parte das tarefas são realizadas de forma mais automática, tornando-se mais fáceis e reduzindo o seu tempo de execução.

• Redução do tempo de realização dos processos contabilísticos

A automatização dos processos diminui o tempo que as tarefas demoram a ser executadas. Como tal, os trabalhadores passa a ter mais tempo para outros trabalhos de análise mais relevantes. Consequentemente, aumenta a eficiência do departamento de contabilidade.

• Redução do erro humano associado à produção de informação contabilística

Quando as tarefas são realizadas de forma mais manual, a possibilidade de falha humana é maior. Sendo realizadas de forma mais automática, através de um software, esta possibilidade é mais reduzida.

• Redução de custos

A automatização diminui o tempo de realização das tarefas. Um trabalhador consegue, dessa forma, realizar mais trabalho em menos tempo. Consequentemente, são necessários menos recursos humanos, o que permite reduzir os custos salariais da empresa.

• Possibilidade de realizar várias tarefas em simultâneo

Geralmente, o software de contabilidade permite trabalhar numa ótica de multitarefas. Isto é essencial para acelerar os processos.

• Maior garantia no cumprimento das obrigações fiscais

O software de contabilidade facilita o cumprimentos das obrigações legais, evitando multas e outro tipo de penalizações. O preenchimento das declarações fiscais é, geralmente, feito de forma automática, a partir dos registos contabilísticos efetuados.

• Produção de relatórios abrangentes

O software de contabilidade permite a produção de relatórios financeiros bastante completos, essenciais para as tomadas de decisão de gestão.

• Conhecimento claro da saúde financeira da empresa

O acesso a informação contabilística e financeira em tempo real permite perceber o estado financeiro da empresa. Esta perceção é essencial para a tomada de decisões, de forma mais estratégica e com vista à concretização dos objetivos da entidade.

• Maior segurança no armazenamento de dados

Os mecanismos automáticos de realização de cópias de seguranças, de controlo de acessos, entre outros, permitem uma maior proteção dos dados.

• Aumento de produtividade

No caso dos gabinetes de contabilidade, o software de contabilidade permite gerir uma maior carteira de clientes, com menor esforço. Significa que o gabinete pode aceitar mais clientes e aumentar, assim, o seu lucro.

Um software de contabilidade é diferente de um software de faturação?

O software de contabilidade difere do software de faturação, na sua abrangência.

O software de faturação é utilizado para gerir as operações comerciais e transações financeiras. É usado para tarefas como emissão de documentos de faturação e controlo de stocks. Alguns permitem ainda a monitorização do fluxo de caixa, através da gestão de contas a pagar e a receber, entre outras tarefas.

O software de contabilidade já é mais abrangente, permitindo, inclusivamente, o tratamento contabilístico dos dados que vêm da faturação. Este tipo de software permite uma maior organização da informação contabilística e facilita o cumprimento das obrigações fiscais. Por este motivo, tende a ser mais dispendioso.

As empresas podem e devem avaliar as suas necessidades e possibilidades económicas para escolher o melhor software, mais adequado às suas necessidades. No caso de empresas que tenham contabilidade externa, poderá não fazer sentido a aquisição de um software de contabilidade. Contudo, se, pela sua dimensão, a empresa precisar de efetuar um maior controlo contabilístico e fiscal internamente, poderá fazer sentido esta aquisição.

Como é que o Centralgest Cloud pode ser uma mais-valia na gestão contabilística de uma empresa?

O Centralgest Cloud é um software de contabilidade online que permite que os seus utilizadores trabalhem a partir de qualquer lugar. É o único programa online do mercado preparado para os dispositivos móveis.

O Centralgest Cloud dispõe de vários automatismos que permitem o registo contabilístico de documentos de compras de uma forma simples, rápida e eficiente. Permite também a integração dos documentos de venda, de uma forma igualmente simples e automatizada.

O nosso software permite realizar diversas tarefas de forma célere, e consequentemente, ter sempre a informação contabilística atualizada. Isto é essencial para que consigam obter a informação em tempo real e perceber como está a saúda financeira da entidade.

Entre as principais tarefas contabilísticas que pode realizar no Centralgest Coud, destacamos:

• A realização de lançamentos contabilísticos por mecanismos automáticos, como os lançamentos por sugestão ou os pré-definidos
• A realização de lançamentos em série das compras registadas no e-fatura
• A conciliação automática dos documentos contabilísticos com os documentos do e-fatura
• A consulta de documentos ou relatórios, como balancetes ou extratos de conta, a partir de ferramentas de consulta
• O processamento, preenchimento automático e envio online das declarações fiscais
• O download de documentos fiscais, sem necessidade de aceder diretamente às respetivas plataformas
• A conciliação bancária
• O controlo de contas correntes
• A importação do SAF-T de faturação
• A importação do SAF-T da contabilidade

Além, de todas estas possibilidades, o Centralgest Cloud permite ainda a integração do módulo de contabilidade com os restantes módulos.

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie de uma solução integrada, simples e automática para a gestão contabilística.