Ter um inventário rigoroso é fundamental para a gestão operacional, para a correta informação contabilística e para o cumprimento das obrigações fiscais.

Este artigo visa explicar, passo a passo, como preparar, executar e comunicar o inventário de uma empresa em Portugal.

Qual a importância de um inventário bem feito?

O inventário corresponde à lista que contém, descreve e define o valor de todos os elementos do património de uma empresa.

A manutenção de um inventário bem feito e organizado é essencial para a eficiência e o sucesso das empresas, uma vez que:

• Permite determinar o valor das existências que entram no balanço e o custo das mercadorias vendidas
• Permite identificar perdas, ruturas, obsolescência e mercadoria em consignação
• É obrigatório para entidades com contabilidade organizada e é a base para a comunicação anual à Autoridade Tributária e Aduaneira, quando aplicável

Quem deve elaborar o inventário?

Devem realizar o inventário físico todas as entidades que mantenham existências e que tenham contabilidade organizada, com sede ou domicílio fiscal em Portugal.

Normalmente, ficam dispensados da comunicação do inventário à AT os sujeitos passivos enquadrados no regime simplificado de tributação.

Quando deve ser realizado o inventário?

Em Portugal, o inventário, geralmente, é realizado à data do término do período de tributação. Para a maioria das empresas a data em questão coincide com o dia 31 de dezembro.

Se o ano fiscal da empresa for diferente do ano civil, o inventário deverá ser realizado até ao último dia do ano fiscal. Exemplificando, se o ano fiscal for de 1 de julho a 30 de junho, o inventário deverá ser feito até 30 de junho.

Qual o prazo para comunicar o inventário à AT?

Normalmente, o inventário deve ser comunicado até ao fim do mês seguinte ao término do período de tributação. Quando o ano fiscal coincide com o civil, o prazo para comunicação do inventário termina a 31 de janeiro do ano seguinte.

Que tipos de sistemas de inventários existem?

Antes de realizarem o inventário, as empresas precisam de definir o sistema de gestão de stocks que irão utilizar. Existem dois sistemas de contabilização de inventários principais:

• Sistema de Inventário Permanente (SIP)

O Sistema de Inventário Permanente permite o controlo contínuo das quantidades e, geralmente, dos custos unitários. Uma empresa que faça o seu inventário segundo estes sistema deverá registar todas as entradas e saídas de stock. Assim, conseguirá, em qualquer momento, apurar o custo dos inventários vendidos e consumidos.

Este método de contabilização de stocks exige processos e um sistema informático de stocks. Para muitas entidades sujeitas ao SNC, a aplicação do SIP é obrigatória.

• Sistema de Inventário Intermitente

O Sistema de Inventário Intermitente pressupõe a realização de contagens físicas periódicas, normalmente anuais, com posterior ajuste contabilístico. Trata-se de um sistema mais simples de contabilização de inventários, sendo usado, tipicamente, por empresas de pequenas dimensões, com poucos stocks.

Cada sistema tem as suas vantagens. O Sistema de Inventário Permanente facilita análises e gestão diária. Já o Sistema de Inventário Intermitente é mais simples quando o volume é reduzido.

Princípios essenciais na valorização do inventário

Antes de realizar o inventário, a empresa deve definir o método de mensuração e o método de custeio a serem aplicados. Além disso, deve ainda ter atenção a outras eventuais questões relevantes que possam surgir no processo:

• Mensuração

Segundo a NCRF 18, as existências devem ser mensuradas ao custo ou ao valor realizável líquido, consoante o que for mais baixo.

• Métodos de custeio

As empresas têm de definir qual o método de custeio a utilizar para a contabilização do inventário. Alguns dos métodos mais comuns são o FIFO (First in, First out)  e LIFO (Last In, First Out) e Custo Médio Ponderado. Uma escolha e aplicação coerente do método de custeio mais adequado é essencial.

• Imparidades e obsolescência

É importante saber identificar produtos obsoletos, fora de prazo ou com defeito e proceder ao registo contabilístico das suas baixas/ perdas por imparidade.

Quais os passos necessários para fazer o inventário de uma empresa?

Agora que abordámos as principais questões relacionadas com os inventários, resta definir um passo a passo para a realização do mesmo.

Para que o inventário de uma empresa seja feito de forma eficiente, a empresa deve passar por um conjunto de etapas:

1.Planeamento

A empresa deve definir a data para a realização do inventário bem como a equipa que será responsável por esta tarefa. Devem ter bem definido qual o sistema de inventário a ser utilizado.

2.Preparação dos dados

As empresas devem definir, primeiramente, que dados precisam de saber. Assim, a equipa responsável saberá qual a informação a recolher no momento de realizar o inventário. Normalmente, deverão ser recolhidas informações como os códigos dos produtos, a sua descrição, o preço unitário, a quantidade em stock, entre outras informações.

3. Contagem física

Definidos todos estes parâmetros, é necessário fazer a contagem dos inventários, de acordo com o sistema de inventário definido previamente. Estes dados deverão ser inseridos no programa informático ou plataforma definida para o registo de informações dos inventários.

4.Valorização do inventário

Feita a contagem física do inventário, é hora de apurar o custo total do inventário. Deve ser aplicado o método de custeio escolhido para cada um dos itens contados, como por exemplo o FIFO ou o LIFO.

5.Lançamentos contabilísticos

Feita a contagem e valorização do inventário, há que proceder ao registo contabilístico de toda esta informação. A empresa deve procurar registar, contabilisticamente, a entrada de mercadorias e eventualmente ajustes ou imparidades nos inventários.

Como fazer a comunicação do inventário à Autoridade Tributária e Aduaneira?

A comunicação dos inventários é feita através de um ficheiro em formato .xml, normalmente submetido através do Portal das Finanças.

Este ficheiro deve incluir, entre outros dados, a identificação do sujeito passivo, data de referência do inventário e dados relativos a cada produto. Para cada um deles, são dadas informações como o código de produto, tipo de inventário, a sua designação, quantidade final e valor total.

A obtenção deste ficheiro torna-se fácil com recurso a softwares de gestão de stocks como o Centralgest Cloud. Registando as entradas e saídas de stock no nosso programa, consegue obter informações sobre os inventários em tempo real.

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