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Num mercado cada vez mais competitivo e digitalizado, as empresas procuram soluções rápidas, seguras e eficientes para gerir as suas finanças. Durante décadas, a contabilidade esteve assente em processos manuais e troca de documentos em papel. Hoje, está a viver uma transformação profunda: a passagem da contabilidade tradicional para a contabilidade digital.

Mas afinal, o que distingue estes dois modelos e quais os benefícios que cada um pode trazer? Neste artigo, explicamos as diferenças entre estes dois conceitos. Explicamos como funciona a contabilidade digital e quais as vantagens que tem associadas.

O que é a contabilidade tradicional?

A contabilidade tradicional consiste no método clássico e manual de gerir a contabilidade e finanças das entidades. Este tipo de contabilidade assenta, sobretudo, no trabalho manual, recorrendo a documentos físicos, registos manuais e atendimento presencial no escritório. Trata-se de um tipo de contabilidade mais arcaico, sem grande evolução e integração tecnológica. Por estes motivos, tende a tornar os processos mais lentos e suscetíveis a erro.

Era o tipo de contabilidade usado até há alguns anos. No caso dos gabinetes de contabilidade, exigia uma grande capacidade de organização e de arquivo dos documentos físicos.

Tornava-se muito complicado fazer uma gestão contabilística eficiente desta forma, e era difícil aceitar mais clientes. Mais clientes significava mais trabalho, mais capacidade de organização e mais tempo despendido, o que nem sempre era possível.

Quais são as vantagens da contabilidade tradicional?

Apesar do avanço da digitalização, a contabilidade tradicional ainda oferece algumas vantagens em contextos específicos:

• Proximidade pessoal: a entrega física de documentos e o contacto direto com o contabilista podem transmitir maior confiança a alguns empresários
• Menor dependência tecnológica: empresas que não dominam ferramentas digitais sentem-se mais confortáveis com métodos manuais
• Adequada a pequenos negócios: para empresários em nome individual ou microempresas, processos simples e manuais podem, em certos casos, ser suficientes

Quais são as desvantagens da contabilidade tradicional?

Apesar de conferir algumas vantagens, a contabilidade tradicional apresenta bastantes limitações. Eis algumas das principais desvantagens na utilização da contabilidade tradicional:

• Processos demorados: a recolha, organização e entrega manual de documentos consome mais tempo
• Maior risco de erros: dependência de operações manuais e pouca automatização
• Informação menos acessível: relatórios e dados só ficam disponíveis após o trabalho concluído pelo contabilista
• Custos adicionais: impressão, deslocações e perda de tempo aumentam as despesas
• Vulnerabilidade física: documentos em papel podem ser extraviados, danificados ou destruídos
• Menor agilidade na gestão empresarial: ausência de acesso em tempo real compromete decisões rápidas e estratégicas

O que é a contabilidade digital?

A contabilidade digital surgiu para colmatar as lacunas que advinham da contabilidade tradicional. Consiste na utilização da tecnologia em todos os processos contabilísticos, através de softwares online, automação de tarefas e acesso imediato à informação financeira.

A digitalização da contabilidade permite tornar os processos mais automáticos e eficientes, minimizando os erros humanos. A organização torna-se mais fácil, e o trabalho contabilístico também. Para os gabinetes de contabilidade, é uma grande mais-valia, visto que permite melhor organização das tarefas e minimização do tempo de trabalho. Consequentemente, torna mais simples aceitar novos clientes.

Quais as vantagens da contabilidade digital?

A introdução da contabilidade digital veio trazer inúmeras vantagens nos processos contabilísticos. Estas são algumas das principais vantagens da utilização da contabilidade digital:

• Maior Eficiência e Produtividade

A contabilidade digital permite automatizar operações repetitivas, como lançamentos, reconciliações bancárias e registo de faturas. Esta automatização permite reduzir o risco de falhas humanas e ter mais tempo disponível para análise de resultados e apoio estratégico à gestão.

• Acesso Rápido e Flexível

Com a contabilidade digital, o acesso a dados financeiros em tempo real passa a ser muito mais acessível. Quando se usa um software de contabilidade, como o Centralgest Cloud, é possível aceder a esta informação todo o dia, em qualquer lugar. Consequentemente, as empresas têm a possibilidade de tomar decisões com base em dados sempre atualizados. Deste modo, há uma relação de maior transparência entre empresa e contabilista.

• Segurança Elevada

Com o uso de softwares de contabilidade online, existe a possibilidade de guardar dados em servidores na nuvem com encriptação avançada. Estes permitem ainda a realização de cópias de segurança automáticas que evitam perda de informação. São ainda uma forma de proteção contra falhas de hardware e imprevistos como incêndios, roubos ou avarias.

• Cumprimento Fiscal Assegurado

O uso de programas atualizados automaticamente de acordo com as exigências legais em Portugal é essencial para a contabilidade. Permite um menor risco de incumprimento perante a Autoridade Tributária e uma maior rapidez e segurança no envio de obrigações fiscais.

• Comunicação Mais Eficiente

A contabilidade digital permite o envio digital de documentos, eliminando deslocações e pastas em papel. Por este motivo, torna-se possível uma resposta mais rápida do contabilista. Além disso, potencia ainda uma melhor colaboração entre empresa e gabinete.

• Sustentabilidade

Existe ainda toda a questão da sustentabilidade associada à contabilidade digital. Este tipo de contabilidade permite uma redução expressiva do consumo de papel. Permite a realização de processos mais ecológicos e alinhados com práticas empresariais responsáveis.

• Redução de Custos

Existe uma menor necessidade de impressão e armazenamento físico de documentos, o que diminui os custos de armazenamento. Além disso, a contabilidade digital permite automatizar processos que podem reduzir custos operacionais e de pessoal.

Como é que o Centralgest Cloud pode ajudar na contabilidade da sua empresa?

A contabilidade digital já não é apenas uma tendência. É uma evolução inevitável para empresas que pretendem ser mais ágeis, seguras e competitivas. A tecnologia é uma ferramenta que permite reduzir custos e ganhar tempo. Ao mesmo tempo, reforça a segurança e assegura o cumprimento legal, enquanto fortalece a relação entre empresário e contabilista.

A contabilidade tradicional, embora ainda útil em alguns contextos, apresenta limitações que dificultam a rapidez e a eficiência exigidas no atual ambiente empresarial.

O Centralgest Cloud visa dar resposta às lacunas da contabilidade tradicional. É um software online de contabilidade que permite o acesso remoto a partir de qualquer lado.

Dotado de uma série de funcionalidades automatizadas, o Centralgest permite aos contabilistas:

• Fazer lançamentos contabilísticos automáticos a partir de pré-definidos
• Fazer lançamentos em série
• Conciliar os documentos contabilísticos com os documentos registados no E-Fatura
• Consultar os documentos e listagens contabilísticas em qualquer altura
• Gerar as declarações fiscais automaticamente
• Enviar as declarações fiscais pelo serviço de webservice
• Fazer download de documentos fiscais
• Fazer conciliação bancária
• Fazer gestão das contas correntes
• Entre outras funcionalidades

Todas estas ferramentas permitem automatizar tarefas repetitivas e canalizar o tempo para tarefas de maior importância e complexidade. Se procura modernizar a gestão financeira da sua empresa e beneficiar das vantagens da contabilidade digital, contacte-nos. Ajudamos o seu negócio a crescer de forma rápida, eficiente e segura.