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A gestão de ausências é um dos pilares da organização do trabalho nas empresas. Tem impacto direto na produtividade, no cumprimento das obrigações legais e no ambiente de trabalho. Em Portugal, o Código do Trabalho define regras claras sobre férias e faltas dos trabalhadores.

Neste artigo, analisamos as principais regras legais aplicáveis às férias e faltas, bem como algumas boas práticas para uma gestão eficiente das ausências.

Qual o impacto do absentismo nas empresas?

A gestão do absentismo é essencial para garantir o bom funcionamento da empresa. A falta de controlo sobre as ausências dos colaboradores pode ter consequências negativas para a organização. Entre as principais destacam-se:

• Diminuição da produtividade – a ausência de colaboradores pode sobrecarregar os restantes trabalhadores. Consequentemente, poderá originar uma perda de produtividade e aumentar o stress, insatisfação e desmotivação. Em casos extremos, estas ocorrências podem originar problemas de saúde mental e eventuais despedimentos por iniciativa dos colaboradores
• Diminuição da qualidade do serviço ou do atendimento – o absentismo reduz o número de trabalhadores disponíveis para responder à mesma carga de trabalho. Isto pode originar atrasos nos atendimentos ou prolongamento do tempo de realização de determinados serviços, o que diminui a satisfação do cliente
• Aumento dos custos da atividade – a ausência de colaboradores pode obrigar ao recurso a horas extra ou à contração de mais trabalhadores
• Diminuição do lucro – a redução da produtividade, o aumento dos custos e a diminuição da qualidade do serviço afetam a rentabilidade do negócio

Qual a importância de uma boa gestão de ausências?

Uma gestão eficaz das ausências permite:

• Identificar padrões de absentismo

O acompanhamento do histórico de ausências permite identificar padrões de absentismo, compreender os seus motivos e perceber em que períodos ocorrem mais frequentemente.

• Implementar políticas internas para a gestão de ausências

Ao acompanhar o nível de ausências, torna-se mais simples definir políticas internas e medidas que ajudem a prevenir e reduzir o absentismo. Assim, é possível garantir um número adequado de trabalhadores para responder à carga de trabalho ao longo do ano.

• Melhor planeamento

Este acompanhamento permite prever com maior precisão a disponibilidade dos colaboradores. Desta forma, é mais fácil definir horários e adotar estratégias para melhorar a produtividade.

Que tipos de ausências existem?

As ausências ao trabalho podem resultar do gozo de férias ou da ocorrências de faltas.

As férias constituem um direito do trabalhador, traduzindo-se em dias de descanso remunerados. Têm como objetivo o descanso e recuperação do colaborador, promovendo o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e a produtividade.

As faltas correspondem à ausência do trabalhador durante o período em que deveria prestar trabalho. Podem ser justificadas ou injustificadas, consoante exista ou não um motivo legalmente previsto.

Quais as regras a considerar na marcação de férias?

A marcação de férias deve ser feita, preferencialmente, por acordo entre o trabalhador e o empregador. Na falta de acordo, a decisão cabe ao empregador.

Ainda assim, o Código do Trabalho estabelece regras que devem ser cumpridas.

Entre as principais regras a considerar na marcação de férias, destacam-se:

• Regra geral, os trabalhadores têm direito a um período anual mínimo de 22 dias úteis de férias
• No ano da admissão, os trabalhadores têm direito a 2 dias úteis de férias por cada mês de duração do contrato
• No ano da admissão, as férias devem dias ser gozadas apenas 6 meses após o início do contrato de trabalho
• Regra geral, nas pequenas, médias ou grandes empresas, o empregador apenas pode marcar férias entre 1 de maio e 31 de outubro
• No setor turístico, o empregador deve marcar, pelo menos, 25% do período anual de férias entre 1 de maio e 31 de outubro. Este período de férias deve ser gozado de forma consecutiva
• Os períodos de férias mais solicitados devem ser distribuídos de forma justa e alternada entre os trabalhadores. Para isso, deve ter-se em conta as férias gozadas nos dois anos anteriores
• Regra geral, os trabalhadores casados ou em união de facto que trabalhem na mesma empresa podem gozar férias no mesmo período
• Os trabalhadores devem gozar, pelo menos, 10 dias úteis consecutivos de férias
• Nas cessações com aviso prévio, o empregador pode determinar que as férias sejam gozadas no período imediatamente anterior à data de cessação
• Caso a empresa encerre para férias, o empregador deve comunicar essa decisão aos trabalhadores até 15 de dezembro do ano anterior

Que tipos de faltas existem?

Existem, essencialmente, dois tipos de faltas:

• Falta Justificada – a ausência do colaborador tem uma justificação legalmente válida. É o caso de faltas por doença, consulta médica, luto, assistência à família, entre outras situações previstas no Código do Trabalho
• Falta Injustificada – não existe uma justificação legalmente válida para a ausência, o que pode implicar perda de retribuição e aplicação de sanções disciplinares. Em casos mais graves, pode mesmo justificar o despedimento por justa causa

Que regras existem para a comunicação de faltas?

Os trabalhadores devem comunicar ao empregador qualquer ausência previsível com uma antecedência mínima de 5 dias.

Quando a ausência é imprevisível, a comunicação deve ser feita logo que possível. Para facilitar este processo, é recomendável que a empresa defina uma política interna para a comunicação de faltas.

Qual o papel de um software de Recursos Humanos na gestão de ausências?

A gestão de ausências deve ser feita com recursos a ferramentas que permitam centralizar informação e facilitar o controlo das faltas e férias.

Soluções de Recursos Humanos, como o Centralgest Cloud, permitem registar ausências e gerar relatórios de análise do absentismo.

Paralelamente, o Portal do Colaborador simplifica os processos de pedido e aprovação de férias. A marcação de férias neste tipo de plataformas elimina a necessidade e o tempo despendido nas comunicações entre trabalhadores e gestores.

Além disso, estas plataformas permitem visualizar as ausências em calendário, facilitando a deteção de incompatibilidades e a gestão das férias dos colaboradores.

À medida que as empresas crescem, este tipo de solução torna-se cada vez mais importante para garantir uma gestão eficiente das ausências.

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie desta solução eficiente para a gestão de pessoal, incluindo a gestão de ausências da sua empresa.