Como escolher um software de gestão para a sua empresa?

Para escolher um software de gestão, é essencial identificar as necessidades da empresa. Deve também avaliar as funcionalidades, a facilidade de utilização, a segurança, as integrações e o apoio técnico. A solução de gestão deve simplificar os processos atuais, centralizar a informação e conseguir acompanhar o crescimento do negócio.

Uma escolha adequada do software de gestão permite reduzir tarefas manuais, melhorar a organização e tornar a gestão da empresa mais eficiente.

O que é um software de gestão?

Um software de gestão é uma ferramenta que permite organizar e acompanhar diferentes áreas da atividade de uma empresa num único sistema. Dependendo do programa escolhido, pode incluir faturação, gestão de stocks, gestão de tesouraria, contabilidade, Recursos Humanos e gestão de ativos na mesma plataforma.

Quando as várias áreas de gestão estão integradas, a informação circula entre diferentes processos. Deste modo, evitam-se tarefas repetidas e a introdução dos mesmos dados em vários sistemas.

Por exemplo, uma empresa pode utilizar programas separados para faturação e pagamentos e recorrer a folhas de cálculo para controlar dados financeiros. A dispersão da informação aumenta o trabalho administrativo e dificulta uma visão global do negócio.

Um software de gestão integrado ajuda a reduzir a dispersão da informação e a melhorar a eficiência dos processos da empresa.

Como escolher o melhor software de gestão para uma empresa?

O melhor software de gestão depende das necessidades de cada empresa. A dimensão, setor de atividade, número de utilizadores e processos internos são fatores importantes para escolher o software de gestão mais adequado.

Antes de comparar softwares de gestão, qualquer empresa deve identificar as suas necessidades atuais:

• Que tarefas pretendem simplificar ou automatizar?
• Quantas pessoas vão utilizar o software?
• Precisam apenas de faturação ou de uma gestão mais completa?
• É necessário integrar a gestão comercial com a contabilidade?
• Existem diferentes lojas, empresas ou departamentos?
• Os colaboradores precisam de trabalhar em diferentes locais?
• Que outras aplicações utilizam atualmente?

A análise das necessidades reais das empresas ajuda a escolher funcionalidades que respondam às mesmas. Desta forma é possível perceber de que forma as opções disponíveis no programa vão ao encontro das suas necessidades.

Que funcionalidades deve ter um software de gestão?

As funcionalidades necessárias num software de gestão variam consoante a atividade da empresa. Contudo, uma solução completa pode integrar várias áreas de gestão importantes.

A gestão comercial permite acompanhar vendas, compras, clientes, fornecedores, artigos, stocks e faturação. A gestão financeira ajuda a controlar recebimentos, pagamentos, contas correntes, tesouraria e movimentos bancários. Para uma gestão mais integrada podem também ser necessários módulos de contabilidade, Recursos Humanos e gestão de ativos.

A integração entre as várias áreas num software de gestão reduz a necessidade de transferir informação manualmente.

Por exemplo, uma venda pode ter impacto no stock, na conta corrente do cliente, na tesouraria e na contabilidade. Um sistema de gestão integrado permite acompanhar estes processos de forma mais simples.

É melhor escolher um software de gestão na cloud?

Para muitas empresas, um software de gestão em cloud apresenta vantagens, sobretudo ao nível do acesso à informação e da mobilidade.

Os softwares de gestão em cloud permitem trabalhar através da Internet, em qualquer lugar, sem depender de um computador específico. São particularmente úteis para equipas em diferentes locais, trabalho remoto ou empresas que precisam de consultar informação fora das suas instalações.

As soluções de gestão em cloud podem ajudar a reduzir a necessidade de manter uma infraestrutura informática própria.

Todavia, a escolha do software de gestão não deve depender apenas da sua utilização em cloud. É importante avaliar o seu desempenho, a disponibilidade do serviço e as condições de acesso aos dados.

Que características deve avaliar num software de gestão?

É importante avaliar se o software de gestão consegue acompanhar o crescimento empresarial, comunicar com outras aplicações e garantir a segurança dos dados.

Existem três características essenciais a considerar num software de gestão:

• Escalabilidade: o software deve adaptar-se às novas necessidades da empresa. Por exemplo, uma empresa que começa por utilizar apenas a faturação pode, mais tarde, precisar de gerir stocks ou processar salários. Por isso, é importante confirmar se é possível acrescentar módulos, utilizadores ou funcionalidades
• Integrações: o software deve permitir a ligação a outras aplicações utilizadas pela empresa, como soluções bancárias ou sistemas de pagamento. A integração ajuda a automatizar tarefas, reduzir erros e evitar a introdução repetida de informação
• Segurança dos dados: é importante verificar como são protegidos os acessos, se existem permissões por utilizador e como realizam as cópias de segurança. Também devem ser avaliados os mecanismos de recuperação de informação e as condições de disponibilidade e conservação dos dados

Ao analisar estas características, a empresa consegue escolher um software de gestão adequado às suas necessidades atuais. É também importante garantir que a solução consegue acompanhar o crescimento do negócio e proteger a informação.

O apoio técnico é importante num software de gestão?

Sim. Um bom suporte técnico é importante para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante a utilização do programa de gestão.

Antes de escolher o software de gestão, verifique canais de atendimentos disponíveis, horários de funcionamento e se existem materiais de apoio para utilizadores.

O preço do programa de gestão também deve ser considerado, mas não isoladamente. Um programa mais barato, com limitações ou suporte insuficiente, pode representar custos superiores a médio prazo.

Que erros deve evitar ao escolher um software de gestão?

Um dos erros mais comuns na escolha de um programa de gestão é escolhê-lo apenas pelo preço. Também deve evitar:

• Contratar funcionalidades desnecessárias
• Tomar decisões com base numa demonstração superficial
• Ignorar a facilidade de utilização
• Não considerar as necessidades futuras
• Escolher sem testar os processos mais importantes

Sempre que possível, experimente o software de gestão antes de tomar uma decisão. Mais do que verificar se consegue emitir uma fatura, teste as tarefas que fazem parte do dia a dia da empresa.

Perguntas frequentes

É possível experimentar um software de gestão antes de comprar?

Sim. Algumas soluções disponibilizam períodos de teste ou demonstrações gratuitas. Esta possibilidade permite conhecer as funcionalidades, avaliar a facilidade de utilização e perceber se o software responde às necessidades da empresa.

Quanto custa um software de gestão para empresas?

O preço depende das funcionalidades, do número de utilizadores, dos módulos contratados e dos serviços incluídos. Além da mensalidade ou licença, devem ser considerados possíveis custos de implementação, formação e suporte.

É possível mudar de software de gestão sem perder os dados?

Em muitos casos, sim. Contudo, a transferência depende das possibilidades de exportação do programa anterior e de importação da nova solução. Antes da mudança, confirme quais os dados que podem ser migrados e como será feita a transição.

Quanto tempo demora a implementar um software de gestão empresarial?

Depende da dimensão da empresa, dos módulos utilizados, da migração de dados e das integrações necessárias. Uma implementação simples pode ser rápida, enquanto projetos mais completos exigem preparação, configuração e formação.

Como é que o Centralgest Cloud ajuda na gestão da empresa?

O CentralGest Cloud reúne diferentes áreas de gestão numa solução online, com módulos de Comercial, Financeiro, Contabilidade, Recursos Humanos e Ativos.

A integração permite centralizar informação em tempo real e ligar processos que poderiam estar distribuídos por diferentes ferramentas de gestão. A solução pode ainda ser complementada com funcionalidades e integrações que ajudam a automatizar tarefas e a reduzir o trabalho administrativo.

Conhecer as funcionalidades do CentralGest Cloud é um ponto de partida para escolher uma solução adequada às necessidades atuais e futuras da empresa. 

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