Quais os benefícios de um software de gestão integrado?

Gerir uma empresa implica muito mais do que emitir faturas ou cumprir obrigações fiscais. É necessário acompanhar recebimentos e pagamentos, processar salários e manter a informação financeira atualizada.

Quando estas tarefas são realizadas em diferentes aplicações, pode existir duplicação de trabalho, maior risco de erros e perda de tempo. É precisamente por isso que cada vez mais empresas procuram um software integrado.

Um software integrado permite ligar diferentes áreas da empresa e centralizar a informação numa única plataforma.

Neste artigo, explicamos o que é um software de gestão integrado e quais as suas principais vantagens. Explicamos ainda como a integração entre faturação, tesouraria, contabilidade e Recursos Humanos pode simplificar a gestão da empresa.

O que é um software de gestão integrado?

Um software de gestão integrado é uma solução que reúne diferentes áreas da gestão empresarial numa única plataforma.

Com ele, não é necessário utilizar programas separados para emitir faturas, controlar contas correntes, processar salários e fazer a contabilidade. Toda a informação fica centralizada e pode ser partilhada entre os diferentes módulos.

Na prática, isto significa que os dados registados num módulo podem ser integrados nos restantes, reduzindo tarefas manuais e o risco de erros.

Por que é importante integrar a faturação, a tesouraria, a contabilidade e os Recursos Humanos?

Estas quatro áreas estão diretamente ligadas.

Uma venda gera uma fatura. Quando essa fatura é paga, o recebimento tem impacto na tesouraria. Estes movimentos são também refletidos na contabilidade.

Da mesma forma, o processamento salarial gera custos, pagamentos e obrigações fiscais que têm impacto na tesouraria e na contabilidade.

Quando existe integração entre estes processos, a informação pode ser partilhada entre as diferentes áreas, permitindo:

• Evitar registos duplicados
• Reduzir erros de introdução manual
• Diminuir o tempo dedicado às tarefas
• Melhorar o controlo financeiro
• Tomar decisões com informação atualizada

Como é que um software integrado facilita a faturação?

A faturação é o ponto de partida de muitos processos administrativos e contabilísticos.

Com um software integrado, é possível:

• Emitir faturas com todos os elementos legalmente exigidos
• Transformar orçamentos em faturas com poucos cliques
• Controlar contas correntes
• Emitir faturas de forma automática, por exemplo, no caso da faturação recorrente
• Integrar os documentos de faturação na contabilidade

Imagine uma empresa que emite dezenas de faturas por dia.

Sem integração, pode ser necessário registar posteriormente esses documentos na contabilidade.

Com um sistema integrado, a informação pode ser transferida entre as diferentes áreas, reduzindo a necessidade de introdução manual.

O resultado é maior rapidez, menos erros e mais tempo disponível para tarefas que acrescentam valor à empresa.

Como é que um software integrado melhora a gestão de tesouraria?

Uma boa gestão de tesouraria permite saber acompanhar quanto dinheiro entra, quanto sai e quais os compromissos futuros da empresa.

Quando existe integração entre faturação e tesouraria, torna-se mais fácil:

• Controlar recebimentos
• Gerir pagamentos a fornecedores
• Acompanhar contas correntes
• Efetuar conciliações bancárias
• Prever necessidades de liquidez

Por exemplo, quando um cliente paga uma fatura e é emitido o respetivo recibo, este pode ser integrado de forma automática na contabilidade. Além disso, a conta corrente do cliente é atualizada.

Esta integração facilita a gestão de tesouraria, reduz tarefas manuais e permite acompanhar a situação financeira da empresa com informação mais atualizada.

Quais as vantagens que um software integrado oferece a nível da gestão de Recursos Humanos?

A gestão de Recursos Humanos também beneficia da utilização de um software integrado.

O processamento salarial deixa de ser um processo isolado e passa a estar ligado às restantes áreas da empresa.

Entre as principais vantagens da utilização de um software integrado na gestão de Recursos Humanos destacam-se:

• Cálculo automático de salários
• Geração das declarações associadas ao processamento salarial
• Integração dos custos salariais na contabilidade
• Integração dos pagamentos de salários na gestão de tesouraria

Quais as vantagens da utilização de um software integrado na contabilidade da empresa?

A integração permite que a contabilidade receba informação das diferentes áreas da empresa de forma mais simples e automatizada.

Por exemplo, os documentos de faturação, os recebimentos e pagamentos e os processamentos salariais podem ser integrados diretamente na contabilidade. Logo, evita-se a introdução repetida dos mesmos dados.

Entre as principais vantagens destacam-se:

• Redução de lançamentos manuais
• Menor risco de erros e duplicação de informação
• Integração mais rápida dos documentos na contabilidade
• Maior facilidade na conferência da informação
• Acesso a informação contabilística mais atualizada
• Maior rapidez na realização das tarefas contabilísticas

Desta forma, a integração reduz o trabalho administrativo. Ao mesmo tempo, permite dedicar mais tempo à análise da informação e ao acompanhamento da situação financeira da empresa.

Quais são os principais benefícios da utilização de um software de contabilidade integrado para a empresa?

A utilização de softwares de contabilidade integrados com outros módulos oferece vantagens que vão além da redução do trabalho manual.

Os principais benefícios incluem:

• Maior produtividade - as equipas dedicam menos tempo a repetir tarefas ou a transferir informação entre diferentes aplicações
• Menos erros – a redução da introdução manual de dados diminui o risco de erros e duplicação de informação
• Informação em tempo real – a integração facilita a partilha de informação entre as diferentes áreas da empresa
• Melhor apoio à decisão - os gestores conseguem acompanhar indicadores financeiros, vendas, tesouraria e custos com pessoal
• Maior controlo da empresa - a centralização da informação facilita o acompanhamento das diferentes áreas através de uma única plataforma

Vale a pena substituir vários programas por uma solução integrada?

A utilização de uma solução integrada pode ser vantajosa quando a empresa trabalha com diferentes aplicações que não comunicam entre si.

À medida que o negócio cresce, a utilização de vários programas pode criar dificuldades, como:

• Duplicação de informação
• Falta de comunicação entre diferentes áreas
• Maior risco de erros
• Processos mais demorados
• Maiores custos de manutenção

Uma solução integrada permite centralizar a informação, reduzir a utilização de diferentes aplicações e simplificar os processos do dia-a-dia. Desta forma, a empresa pode tornar a sua gestão mais eficiente e acompanhar mais facilmente o crescimento do negócio.

Como escolher um software de contabilidade integrado?

Antes de escolher uma solução, é importante avaliar as necessidades da empresa e as funcionalidades disponíveis. Entre os principais critérios a considerar estão:

• Incluir software de faturação certificado pela Autoridade Tributária, quando aplicável
• Permitir a integração entre áreas como contabilidade, faturação e Recursos Humanos
• Acompanhar as alterações relevantes da legislação portuguesa
• Automatizar tarefas repetitivas
• Ser intuitivo e fácil de utilizar
• Permitir o acesso em ambiente cloud
• Disponibilizar a integração bancária
• Fornecer suporte técnico especializado

A escolha deve ter em conta as necessidades e os processos de cada empresa. Um bom nível de integração permite reduzir tarefas manuais, centralizar a informação e tornar os processos de gestão mais eficientes.

Como é que o Centralgest Cloud pode ser uma mais-valia na gestão da sua empresa?

O Centralgest Cloud reúne diferentes áreas da gestão empresarial numa única plataforma. Assim, permite trabalhar de forma integrada e reduzir a utilização de aplicações separadas.

A solução integra faturação, contabilidade, Recursos Humanos e gestão financeira. Desta forma, a informação pode circular entre as diferentes áreas, reduzindo tarefas manuais e facilitando os processos do dia-a-dia.

O Centralgest Cloud é um sistema que permite:

• Emitir faturação através de software certificado pela AT
• Integrar automaticamente documentos na contabilidade
• Armazenar os documentos contabilísticos no arquivo digital
• Processar salários e integrar os respetivos custos contabilísticos
• Gerir contas correntes, recebimentos e pagamentos
• Efetuar a reconciliação bancária
• Centralizar a informação financeira e contabilística

Esta integração permite às empresas automatizar processos, reduzir a duplicação de informação e acompanhar a atividade numa única plataforma.