Base de conhecimento e FAQ's

Tal como no arquivo em papel, antes de lançar confirme os documentos: duplicados, documentos de outra empresa, dados em falta. A grelha pode ser ordenada por NIF, entidade, data, etc.

Preencher dados em falta. Se a leitura não obteve o NIF do fornecedor, escreva-o à mão.

Preencher o NIF:

1. NIF em falta: escreva-o e carregue em Enter. Confirme a data e que o documento externo tem os últimos cinco dígitos da fatura.
2. Ferramentas do visualizador (zoom, ecrã inteiro, rodar).
3. Um ponto de exclamação indica alterações por gravar. Pode alterar vários documentos e gravar tudo no fim com Guardar.

Validar com o eFatura.

1. Selecione o documento (ou vários, com Shift ou Ctrl) e clique no ícone do eFatura.
2. Os documentos validados ficam com o visto: ao lançar, o PDF e o movimento do eFatura ficam resolvidos de uma vez.

Eliminar documentos que não são da empresa. Um código de barras na linha indica que o documento foi lido pelo QR Code. Se a coluna NIF da empresa ficar vazia, o documento pode não ser da sua empresa.

Eliminar documento:

1. Documento lido por QR Code que não é da empresa.
2. Eliminar (cruz vermelha).

Separar e unir páginas.

Separar páginas:

1. Separar documento: um PDF com duas faturas passa a dois documentos. O programa pergunta se quer manter o ficheiro original.
2. Navegação entre as páginas do PDF.

Unir documentos:

1. Selecione as páginas com Ctrl, pela ordem em que as quer juntar.
2. Unir documentos selecionados (só fica ativo com mais de uma linha selecionada).

Outras ferramentas. Também estão no menu do botão direito do rato.

Menu do documento:

1. Mudar documento(s) de pasta: move os documentos sem os eliminar e voltar a introduzir.
2. Obter dados do eFatura.
3. Atribuir tipo de documento.
4. Separar, Copiar e Remover página(s). Copiar serve, por exemplo, para um PDF com dois talões: o primeiro fica validado e na cópia corrige o NIF, a data e o número do segundo. Remover páginas apaga uma página ou um intervalo (ex.: o duplicado).
5. Eliminar documento(s) selecionado(s).

Atribuir tipo de documento:

1. Útil sobretudo nos bancos, onde a leitura raramente identifica o tipo: selecione vários documentos e atribua, por exemplo, transferência, recibo ou depósito.