Blog

Gerir um negócio implica, inevitavelmente, emitir faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes. Seja para um pequeno empreendedor ou para uma empresa com alguma dimensão, o processo de faturação deve ser claro, seguro e, preferencialmente, automatizado. É aqui que entra o software de faturação. Mas afinal, o que é, para que serve e como pode escolher o mais indicado para o seu negócio?

Neste artigo, detalhamos o que é um programa de faturação. Explicamos a que tipos de empresas se aplica, que funcionalidades deve ter e como escolher o ideal para o seu negócio. No final, mostramos como o CentralGest Cloud pode ser a solução para simplificar a faturação e garantir conformidade com a legislação vigente.

O que é um programa de faturação?

Um programa de faturação é um software que permite emitir faturas e outros documentos comerciais de forma digital, rápida e segura. Está pensado para facilitar o dia-a-dia de empresas e profissionais independentes, automatizando processos como:

• Emissão de faturas, faturas-recibo e notas de crédito
• Emissão de documentos de transporte, como por exemplo, guias de transporte
• Gestão de clientes e artigos
• Aplicação de taxas de IVA conforme as regras em vigor
• Comunicação dos documentos fiscalmente relevantes à Autoridade Tributária

Este tipo de software é obrigatório em muitas situações, especialmente quando existe faturação regular ou a obrigação de comunicar os documentos emitidos.

Quem precisa de usar um programa de faturação certificado pela AT?

A obrigatoriedade de utilizar um programa de faturação certificado pela AT depende de vários fatores. De forma geral, aplica-se a:

• Empresas com sede em Portugal que tenham contabilidade organizada
• Profissionais independentes com atividade aberta nas Finanças ou Empresários em Nome Individual com volume de negócios superior a 50.000€, no ano civil anterior
• Negócios que emitam faturas a clientes de forma recorrente

Contudo, mesmo nos casos em que o uso não é obrigatório, muitas empresas e freelancers optam por usar um programa de faturação. Utilizam-no com o intuito de evitar erros, ganhar tempo e facilitar a comunicação com o contabilista.

Quais são as vantagens de usar um programa de faturação?

Utilizar um software de faturação traz várias vantagens para o dia-a-dia da empresa. Eis as principais:

• Cumprimento das obrigações legais – garante que os documentos emitidos estão em conformidade com a legislação portuguesa
• Automatização de processos – poupa tempo ao automatizar tarefas como a numeração de faturas ou a comunicação dos documentos no E-Fatura
• Organização e controlo – permite acompanhar melhor as vendas, os recebimentos e o estado das contas dos clientes
• Acesso em qualquer lugar – muitos programas, como o CentralGest Cloud, funcionam online, o que permite emitir faturas mesmo fora do escritório
• Integração com a contabilidade – em soluções mais completas, a informação de faturação pode ser usada diretamente para lançamentos contabilísticos, sem duplicação de trabalho

O que deve ter em conta ao escolher um programa de faturação?

Escolher o programa certo faz toda a diferença. Deve procurar escolher um programa que cumpra com todos estes requisitos:

• Certificação pela Autoridade Tributária – deve verificar se escolheu um programa de faturação certificado pela AT
• Facilidade de utilização - a interface deve ser intuitiva, mesmo para quem não tem experiência técnica
• Suporte e atualizações - é importante contar com uma equipa de suporte disponível e com atualizações regulares, especialmente quando há alterações legais
• Funcionalidades extra - considere se precisa de funcionalidades como faturação de avenças, gestão de stocks, envio de referências multibanco, ou integração com a contabilidade
• Acesso remoto – deve preferir soluções cloud, que permitem o acesso online, a partir de qualquer dispositivo, e trabalho colaborativo com o seu contabilista

Como funciona a comunicação com a Autoridade Tributária num software de faturação?

Os programas certificados devem garantir que as faturas são corretamente comunicadas à Autoridade Tributária. A comunicação pode realizar-se através de dois métodos:

• Via ficheiro SAF-T da faturação: o utilizador exporta o ficheiro e envia manualmente através do portal E-Fatura
• Via Webservice: o programa comunica diretamente com a AT, automatizando o processo, podendo inclusivamente fazer a comunicação em tempo real

A segunda opção é mais prática e reduz o risco de erros ou omissões.

O CentralGest Cloud é uma boa opção para a minha empresa?

O CentralGest Cloud é uma solução online completa que inclui um módulo de faturação intuitivo e totalmente certificado pela AT. Foi pensado para empresários e contabilistas que procuram:

• Emitir faturas com rapidez e segurança
• Cumprir as regras e obrigações fiscais automaticamente
• Partilhar dados com o contabilista, de forma simples
• Gerir vendas, clientes e recebimentos num só local

Além disso, o CentralGest Cloud permite automatizar a faturação de avenças, otimizar a gestão de stocks e até gerar referências multibanco. Possibilita ainda a integração com outros módulos como Contabilidade, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

Se quer facilitar a faturação e gestão global da sua empresa, adira já ao CentralGest Cloud.