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As empresas devem procurar fazer uma boa gestão do seu pessoal. Isso implica manter uma base de dados atualizada com toda a informação necessária para tal. Por este motivo, um software de Recursos Humanos é essencial para permitir uma boa gestão dos trabalhadores de uma empresa.

O software de Recursos Humanos consiste num programa informático que permite reunir informações dos trabalhadores. A partir dessas informações, é possível executar várias tarefas, de forma mais automática e eficiente.

Neste artigo, explicamos em que consiste um software de Recursos Humanos, quais as suas vantagens e de que funcionalidades dispõe, tipicamente.

O que é um software de Recursos Humanos?

Um software de gestão de Recursos Humanos é um programa informático que simplifica os processos e tarefas relacionadas com a gestão de pessoal.

Este tipo de software permite a digitalização de toda a informação relacionada com os trabalhadores de uma empresa. Ou seja, a informação passa a estar centralizada e reunida numa única plataforma digital. Além do mais, a reunião de toda a informação relacionada com o pessoal permite a automatização de várias tarefas e processos.

Um software de recursos humanos pode incluir várias funcionalidades, nomeadamente:

• Gestão administrativa de pessoal
• Gestão de ausências
• Gestão de formações
• Processamento salarial
• Gestão de obrigações legais

A quem se destina o software de Recursos Humanos?

O programa de Recursos Humanos destina-se às entidades que pretendem fazer uma rigorosa gestão de pessoal e simplificar o processamento salarial. Adequa-se a todo o tipo de organizações, desde empresas privadas a entidades públicas, sendo particularmente imprescindível para gabinetes de contabilidade.

Quais são as vantagens de um software de Recursos Humanos?

Entre as principais vantagens da utilização de um software de Recursos Humanos, destacamos as seguintes:

• Menos tempo despendido na realização de tarefas

Os mecanismos automáticos do software de RH permitem a realização das tarefas em menos tempo. Desta forma, o tempo despendido a fazer a gestão de RH é mais reduzido.

• Centralização e organização da informação

O software de RH permite reunir a informação dos trabalhadores numa única plataforma, de forma organizada. Isto facilita não só a consulta de informações como também a atualização de dados. Desta forma, é mais fácil ter sempre a informação atualizada.

• Menor probabilidade de erro humano

A automatização diminui a probabilidade de erros nas várias tarefas. Esta questão é particularmente importante no caso do processamento salarial.

• Processamento de dados em conformidade com a legislação em vigor

O software de RH deve permitir a realização das tarefas em conformidade com a legislação vigente. Desta forma, é possível garantir que toda a informação produzida se encontra de acordo com a lei.

• Maior segurança na proteção de dados

O software de RH permite a restrição de acessos à informação e a proteção de dados por encriptação. Desta forma, é possível garantir a confidencialidade dos dados pessoais dos trabalhadores, um tipo de informação mais sensível. 

Quais são as principais funcionalidades de um software de Recursos Humanos?

Um software de RH pode dispor de várias funcionalidades essenciais para a gestão dos Recursos Humanos de uma empresa. Eis algumas das principais funcionalidades:

• Gestão administrativa de dados dos trabalhadores

É importante manter uma base de dados com informações pessoais e contratuais dos vários trabalhadores. A centralização das informações numa única plataforma facilita a atualização dos dados e, consequentemente, a execução de tarefas como o processamento salarial.

• Gestão de Ausências

É importante manter o registo das ausências dos trabalhadores, sejam elas de faltas ou férias. Desta forma, é possível espelhar esta informação no processamento salarial. Para além disso, é possível gerir com mais facilidade o calendário de férias e a atribuição de folgas, por exemplo.

• Gestão de Formações

Um software de RH pode permitir manter registos informativos sobre todas as formações realizadas. Através destas informações, as empresas conseguem determinar quais as principais necessidades dos seus trabalhadores, em termos de formação. Para além disso, são informações essenciais para o preenchimento automático do Relatório Único.

• Processamento Salarial

Geralmente, um software de RH dispõe de um conjunto de ferramentas de auxílio ao processamento salarial. Por norma, os cálculos de deduções, impostos ou outros valores, são efetuados de forma automática, sem necessidade de intervenção humana.

• Envio automático dos recibos de vencimento

A possibilidade de enviar automaticamente os recibos de vencimento por e-mail para os colaboradores simplifica bastante este processo. Não há necessidade de descarregar os recibos de vencimento e enviá-los de forma manual.

• Geração de ficheiro SEPA para as transferências automáticas dos vencimentos

A possibilidade de gerar ficheiros SEPA para as transferências bancárias é também muito importante para um software de RH. Para empresas com dezenas e até centenas de funcionários, efetuar as transferências bancárias de forma automática é quase imperativo.

• Processamento de listagens e relatórios para análise de dados

A centralização da informação numa única plataforma permite retirar listagens ou relatórios que reflitam informações essenciais para a gestão de pessoal. A tomada de decisões com base nestes relatórios é feita de forma mais informada e com base na realidade.

• Processamento e submissão de declarações obrigatórias

Um software de RH permite o processamento automático das declarações obrigatórias, a partir dos dados dos trabalhadores e do processamento salarial.

Como é que o Centralgest Cloud pode ser uma mais-valia na gestão de RH de uma empresa?

O Centralgest Cloud é um software de Recursos Humanos online, o que facilita o trabalho dos seus utilizadores.

O nosso software permite o trabalho a partir de qualquer sítio. Consiste numa solução simples e eficiente para a gestão de dados de colaboradores, processamento salarial e de declarações obrigatórias. Os processos são executados de forma mais célere e automática, o que é essencial para cumprir com todas as obrigações legais. Dispomos de várias ferramentas que contribuem para tal.

Entre as principais tarefas de RH que pode realizar no Centralgest Cloud, destacamos:

• Criação de fichas de trabalhadores por importação em Excel
• Marcação de ausências dos trabalhadores em calendário
• Recolha de dados adicionais necessários para o processamento salarial
• Execução automática do processamento salarial, com a possibilidade de multiempresa
• Geração do ficheiro SEPA para processamento das transferências bancárias
• Processamento e submissão via webservice da DRI da Segurança Social e da DMR da AT, podendo ser feito multiempresa
• Integração dos salários diretamente na contabilidade, de forma automática

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie de uma solução simples, eficiente e integrada para a gestão de RH.