No contexto de gestão empresarial, cumprir os prazos das declarações salariais é essencial para evitar penalizações. Este artigo visa explicar quais são os principais prazos a observar e os tipos de declarações salariais a entregar. Indicamos ainda quais são as consequências legais mais comuns se estas obrigações declarativas e de pagamento não forem cumpridas.

Que declarações salariais são relevantes?

Quando falamos de “declarações salariais” referimo-nos, sobretudo, a:

• Declaração Mensal de Remunerações da Segurança Social - esta declaração deve ser entregue mensalmente para reportar os rendimentos pagos aos trabalhadores
• Declaração Trimestral da Segurança Social - aplicável a determinados trabalhadores independentes, para reportar rendimentos relevantes
• Declaração Mensal de Remunerações da AT – declarações fiscais onde são indicados os valores das retenções em IRS sobre os rendimentos do trabalho dependente

Quais são os prazos de entrega das declarações de remunerações?

Eis os prazos a considerar para a entrega das principais declarações salariais:

• Declaração Mensal de Remunerações da Segurança Social

A DMR deve ser submetida entre os dias 1 e 10 do mês seguinte àquele a que as remunerações dizem respeito.

• Declaração Trimestral para trabalhadores independentes

Os trabalhadores independentes obrigados a entregar a declaração trimestral, fazem-no nos prazos definidos pela Segurança Social. As declarações devem ser entregues até ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro, para reportar os rendimentos dos três meses anteriores.

• Declaração Mensal de Remunerações da AT

A DMR da AT deve ser submetida entre os dias 1 e 10 do mês seguinte àquele a que as remunerações dizem respeito.

Qual o valor das multas / coimas quando há incumprimento dos prazos de entrega?

Quando as declarações salariais não são entregues a tempo, a entidade pode ser alvo de contraordenações contributivas ou tributárias, dependendo da declaração falhada. Alguns dos incumprimentos mais frequentes são:

Atraso/ Falta na entrega da Declaração de Remunerações da Segurança Social

Se a DMR é entregue com atraso, mas até 30 dias a contar da data final do prazo, considera-se uma infração leve. Nestes casos, os valores das coimas a aplicar são os seguintes:

• Pessoa singular: entre 50€ e 250€ por negligência; se houver dolo, o valor será entre 100€ e 500€
• Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores: entre 75€ e 375€ por negligência; se houver dolo, o valor será entre 150€ e 750€
• Pessoa coletiva com 50 ou mais trabalhadores: entre 100€ e 500€ por negligência; se houver dolo, o valor será entre 200€ e 1.000€

Se a entrega ocorrer com um atraso de mais de 30 dias, a infração é mais grave. Nestes casos, o valor das coimas é de:

• Pessoa singular: entre 300€ e 1.200€, por negligência; se houver dolo, o valor será entre 600€ e 2.400€
• Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores: entre 450€ e 1.800€, por negligência; se houver dolo, o valor será entre 900€ e 3.600€
• Pessoa coletiva com 50 ou mais trabalhadores: entre 600€ e 2.400€, por negligência; com dolo, o valor será entre 1.200€ e 4 800€ 

Para as situações mais graves, erros graves ou omissões, as coimas previstas são substanciais:

• Pessoa singular: coima entre 1.250€ e 6.250€, por negligência; se houver dolo, o valor será entre 2.500€ e 12.500€
• Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores: entre 1.875€ e 9.375€, por negligência; se houver dolo, o valor será entre 3.750€ e 18.750€
• Pessoa coletiva com 50 ou mais trabalhadores: entre 2.500€ e 12.500 €, por negligência; se houver dolo, o valor será entre 5.000€ e 25.000 € 

Atraso/Falta no pagamento das contribuições à Segurança Social

Além das coimas pela entrega tardia da declaração, também pode haver penalizações se a entidade não pagar as contribuições no prazo devido. Segundo o Código Contributivo, se o atraso ocorrer até 30 dias após o término do prazo de pagamento, as coimas são de:

• Pessoa singular: entre 50€ e 250€ por negligência; se houver dolo, o valor será entre 100€ e 500€
• Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores: entre 75€ e 375€ por negligência; se houver dolo, o valor será entre 150€ a 750€
• Pessoa coletiva com 50 ou mais trabalhadores: entre 100€ e 500€ por negligência; se houver dolo, o valor será entre 200€ a 1.000€

Se a entrega ocorrer com um atraso de mais de 30 dias, a infração é mais grave. Nestes os valores das coimas são:

• Pessoa singular: entre 300€ e 1.200€, por negligência; se houver dolo, o valor será entre 600€ a 2.400€
• Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores: entre 450€ e 1.800€, por negligência; se houver dolo, o valor será entre 900 € a 3.600€
• Pessoa coletiva com 50 ou mais trabalhadores: entre 600€ e 2.400€, por negligência; com dolo, o valor será entre 1.200€ e 4 800€ 

Atraso/ Falta na entrega da Declaração de Remunerações da AT

Há penalizações se há retenções na fonte em IRS sobre salários e a declaração correspondente não é entregue no prazo ou é omitida. Nestes casos, a Autoridade Tributária pode aplicar coimas nos termos do artigo 116.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, o RGIT.

A falta/atraso na entrega da declaração é punível com coima no valor mínimo de 150 € e máximo de 3.750 €.

Atraso/Falta no pagamento das retenções na fonte em IRS à AT

O atraso no pagamento das retenções em IRS é punível com coimas, conforme previsto pelo RGIT.

Um atraso no pagamento por negligência pode originar coimas no valor de 15% a 50% do valor do imposto em falta. Por outro lado, se houver dolo, a coima pode variar entre 100% e 200% do valor do imposto em falta.

Quais são as consequências adicionais para além das coimas?

Para além das coimas, o incumprimento na entrega das declarações salariais ou atraso no pagamento das contribuições/impostos pode apresentar mais penalizações, nomeadamente:

• Juros de mora: no caso de contribuições em atraso, podem ser cobrados juros
• Regularização forçada: aplica-se quando a declaração não é apresentada. A Segurança Social pode usar os seus sistemas de informação para reconstituir os valores de remunerações e contribuições. Isto poderá levar a cobranças adicionais
• Risco reputacional e fiscal: o incumprimento repetido pode desencadear ações de fiscalização, inspeções e até ações mais graves se houver persistência
• Perda de confiança interna: para as empresas, atrasos sistemáticos podem afetar a credibilidade junto dos colaboradores e até comprometer a gestão financeira interna

Como evitar penalizações contributivas ou fiscais?

Para evitar coimas ou outro tipo de penalizações por incumprimentos relacionados com as declarações salariais, deve adotar os seguintes princípios:

• Cumprir rigorosamente os prazos: garantir que as declarações são submetidas dentro dos prazos legais
• Ter processos internos sólidos: usar um software de contabilidade/payroll. O ideal será usar um programa que permita gerar e enviar as declarações de forma rápida e eficiente, como o Centralgest Cloud. O nosso programa dispõe ainda de uma ferramenta de gestão de tarefas que permite um melhor controlo sobre o cumprimento das obrigações legais
• Verificar os dados antes de submeter: assegurar que os valores declarados correspondem aos recibos de vencimento e aos registos da contabilidade
• Reagir rapidamente ao erro: se um erro for detetado, corrigi-lo o mais cedo possível pode evitar agravamentos da coima
• Planeamento financeiro: reservar ou preparar liquidações para garantir que as contribuições podem ser pagas a tempo, evitando coimas por atraso no pagamento

Em suma, qual a importância de cumprir com a entrega das declarações salariais?

Não entregar declarações salariais dentro do prazo ou fazê-lo com erros pode resultar em coimas, tanto pela Segurança Social como pela AT. O valor da coima depende da natureza da declaração e da gravidade da infração. É crucial que as empresas tenham uma prática rigorosa de gestão de salários e obrigações declarativas. 

Ao antecipar e mitigar esses riscos, por meio de boas práticas e controlo interno, evita-se penalizações desnecessárias. Assim, a empresa protege-se e garante a conformidade com as obrigações contributivas e fiscais.