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A faturação recorrente tem por base a venda de produtos ou serviços, de forma regular e contínua. É utilizada em negócios com pagamentos recorrentes, como subscrições, mensalidades, avenças ou assinaturas.

Nestes negócios, as empresas procuram, ao máximo, simplificar o ciclo de faturação. A automatização da faturação é essencial para aumentar a eficiência do processo. Deste modo, as empresas podem diminuir o tempo despendido na realização de tarefas administrativas.

Neste sentido, a adesão a soluções tecnológicas que permitem a faturação automática de vendas recorrentes tem sido cada vez maior. Estas ferramentas são essenciais para o sucesso e eficiência da gestão do negócio.

Neste artigo, explicamos em que consiste a faturação recorrente e que tipos de negócios têm por base este modelo de faturação. Explicamos também quais as características que devem procurar numa solução tecnológica de faturação recorrente e quais as suas vantagens.

O que é a faturação recorrente?

A faturação recorrente trata-se de um modelo de faturação de produtos ou serviços de forma contínua, aos mesmos clientes. Estas vendas são realizadas de forma regular e periódica (mensalmente, trimestralmente, semestralmente, anualmente, etc). Têm por base assinaturas, mensalidades ou subscrições, que garantem ao cliente o direito ao produto/serviço faturado.

A faturação recorrente, por oposição à faturação de vendas pontuais, permite um fluxo contínuo de receitas, promovendo a fidelização dos clientes. Os clientes compram regularmente produtos ou serviços da empresa durante um determinado período. Desta forma, permite uma previsão mais clara e precisa da faturação da empresa.

A empresa emite as suas faturas, com a frequência acordada com o cliente, recorrendo a um software de faturação. Muitos destes software dispõem de ferramentas que permitem a emissão automática das faturas e o seu envio por e-mail.

A faturação recorrente é típica de modelos de negócios que forneçam produtos ou serviços com procura contínua no mercado. É o caso das plataformas de streaming, os serviços de contabilidade, cursos profissionais, entre outros negócios.

O que é um software de faturação recorrente?

O software de faturação recorrente é uma solução de faturação destinada e empresas cujos negócios se baseiam em vendas recorrentes. Tem como objetivo facilitar e automatizar o seu processo de cobrança recorrente, faturação e gestão de clientes de empresas.

O principal objetivo deste tipo de software passa pela automatização do processo de faturação e minimização da intervenção manual no mesmo. Desta forma, o processo torna-se mais célere e com menor probabilidade de erro.

Para isso, o programa deve fornecer funcionalidades que permitam:

• a criação e gestão de contas de clientes
• a faturação periódica automática
• o encaminhamento automático dos documentos ao cliente

Que características deve ter um software de faturação recorrente?

O software de faturação recorrente deve apresentar determinadas características e incluir certas ferramentas que tornem a faturação recorrente mais simples.

Entre as principais características/aplicabilidades que estes programas devem ter, destacamos as seguintes:

• Gestão de clientes e de contratos

Deve permitir acompanhar os processos de cada cliente. Isto inclui a criação das fichas, a gestão de contratos, o controlo das contas correntes e alterações, renovações ou cancelamentos de contratos.

• Faturação e envio automático das faturas

Criadas as fichas dos clientes e feita a criação dos seus contratos, a fase seguinte passa pela faturação periódica das vendas. É essencial haver uma ferramenta que permita a faturação automática das vendas recorrentes e envio automático dos documentos aos clientes.

• Gestão Financeira

É essencial que o programa permita fazer o acompanhamento dos saldos dos vários clientes e aceder à conta corrente de cada um. Isto é fundamental para que a empresa consiga ter uma perceção mais realista relativamente às questões de tesouraria. É uma mais-valia que o programa permita os envios de cobrança automáticos aos clientes. Estes lembretes automáticos permitem uma gestão financeira mais tranquila e organizada.

• Produção de relatórios de faturação em tempo real

O software deve permitir a produção de relatórios e análises que forneçam uma visão clara e informações sobre as transações de vendas recorrentes.

• Integração com sistemas de contabilidade

A integração com a contabilidade permite a realização de várias tarefas em pouco tempo, maximizando a eficiência do processo. Para determinados negócios, é essencial ter um programa que permita a integração automática das faturas, recibos e demais documentos de faturação na contabilidade.

• Segurança e proteção de dados

O programa deve fornecer mecanismos de segurança e proteção de dados sensíveis, como são os dados dos clientes e dos pagamentos executados. É essencial que o programa tenha mecanismos que permitam a execução automática de cópias de segurança e que permitam a gestão de acessos. Desta forma, é possível certificar que o acesso a este tipo de informações sensíveis é mais limitado.

Quais as vantagens de um software de faturação recorrente?

Um software de faturação recorrente pode conferir várias vantagens às empresas cujo negócio tem por base as vendas recorrentes. Eis algumas das principais vantagens:

• Minimização dos erros e do tempo despendido nas tarefas

A faturação automática das vendas e envio automático das faturas por e-mail permite poupar bastante tempo no processo de faturação. Além disso, a redução da intervenção humana diminui a probabilidade de erro, maximizando a eficiência de todo o processo.

• Maior facilidade na gestão dos pagamentos

A automatização da faturação e das cobranças aos clientes torna mais fácil o acompanhamento dos pagamentos. Permite uma visão mais clara sobre as transações e permite uma melhor gestão de tesouraria.

• Melhoria do fluxo de caixa

A faturação recorrente e cobrança automática dos pagamentos permite reduzir os pagamentos atrasados ou não efetuados. Como tal, o fluxo de tesouraria da empresa acaba por ser mais estável, o que permite um melhor planeamento e gestão financeira.

• Melhoria da experiência do cliente

A faturação automática, contínua e previsível melhora as relações com os clientes, aumentando a sua satisfação.

• Obtenção de indicadores importantes para análise estratégica, em tempo real

O software de faturação recorrente permite a obtenção de relatórios e realização de análises importantes para a gestão financeira da empresa. Estes programas conseguem fornecer importantes indicadores financeiros, que auxiliam a tomada de decisão estratégica com vista ao sucesso do negócio.

• Integração com a contabilidade

Muitos dos software permitem a integração do sistema de faturação com a contabilidade, o que os torna mais eficientes e multifuncionais.

Como pode o Centralgest Cloud ser uma mais-valia na faturação recorrente de uma empresa?

O Centralgest Cloud assume-se como uma ferramenta valiosa para empresas cujo negócio se baseie na faturação recorrente. Constitui uma solução tecnológica de faturação de avenças que permite faturar os contratos dos vários clientes automaticamente.

O nosso software permite a criação e gestão dos contratos de clientes bem como a faturação automática desses mesmos contratos. Sendo uma solução em Cloud permite, ainda, que esta gestão seja feita a partir de qualquer lugar.

Eis algumas das funcionalidades que existem no Centralgest Cloud, no âmbito da faturação de avenças:

• Criação, edição e anulação de contratos
• Consulta e pesquisa de contratos/avenças
• Definição da periodicidade de faturação dos contratos
• Criação de séries de faturação específicas para a faturação de avenças
• Faturação automática das avenças
• Controlo das contas correntes de clientes
• Criar ficheiros para emissão de débitos diretos
• Envio automático das faturas por e-mail aos clientes
• Integração das vendas na contabilidade

Deste modo, o Centralgest Cloud permite uma gestão mais automatizada e eficiente da faturação das avenças. Constitui uma ferramenta essencial para os negócios que trabalhem com faturação recorrente.

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie da nossa solução automatizada para a faturação recorrente do seu negócio.