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A simplificação do ciclo contributivo tem sido um dos temas mais pesquisados por empresas, contabilistas e profissionais de Recursos Humanos. A razão é clara. Durante anos, a comunicação das remunerações e contribuições à Segurança Social assentava em processos manuais, duplicação de informação e elevado risco de erro.

Neste artigo, explicamos o que é o ciclo contributivo e por que surgiu a necessidade de o simplificar. Indicamos ainda quais as alterações que irão ocorrer e a partir de quando entram em vigor. Explicamos de que forma as empresas podem preparar-se, com destaque para as novas funcionalidades a ser incluídas no CentralGest.

O que é o ciclo contributivo?

O ciclo contributivo corresponde ao conjunto de procedimentos associados ao apuramento e comunicação das remunerações dos trabalhadores às entidades oficiais. Inclui, entre outras tarefas:

• Processamento salarial
• Cálculo das contribuições
• Comunicação das remunerações
• Pagamento das contribuições dentro dos prazos legais

Este ciclo repete-se mensalmente e envolve dados sensíveis, regras legais rigorosas e validações constantes.

Por que é que o ciclo contributivo precisava de ser simplificado?

Durante muito tempo, este processo assentou em múltiplas plataformas e momentos distintos de comunicação. Na prática, isto traduziu-se em:

• Introdução repetida dos mesmos dados
• Divergências entre valores processados e comunicados
• Necessidade frequente de correções
• Perda de tempo em tarefas administrativas

Com a evolução tecnológica e a crescente digitalização da gestão empresarial, tornou-se evidente que este modelo já não respondia às necessidades atuais.

Em que consiste a simplificação do ciclo contributivo?

A simplificação do ciclo contributivo assenta na redução de etapas e na automatização da comunicação entre sistemas. O objetivo é garantir que a informação salarial é preparada uma única vez e utilizada consistentemente ao longo de todo o processo.

Esta abordagem permite:

• Menos declarações redundantes
• Maior coerência dos dados
• Validação mais rápida da informação
• Redução do risco de erro humano

Não se trata de eliminar obrigações, mas de tornar o seu cumprimento mais simples e eficiente.

O que muda com a simplificação do ciclo contributivo?

Com a introdução do modelo de Simplificação do Ciclo Contributivo, deixará de existir a obrigação de envio da Declaração de Remunerações, a DR.

Neste novo modelo, o ciclo contributivo terá como base os vínculos laborais. Ou seja, quando uma empresa comunica um novo vínculo laboral para um trabalhador, terá de identificar qual o valor das suas remunerações regulares.

Mensalmente, a Segurança Social passará a calcular automaticamente o valor das contribuições e quotizações devidas com base no valor dessas remunerações regulares. A entidade patronal deixa de ter de fazer esta comunicação todos os meses. Passa apenas a ter de confirmar os valores apurados pela Segurança Social.

No caso dos valores não estarem corretos, por haver remunerações variáveis ou faltas a ser reportadas, a empresa pode substituir os valores. Esta confirmação deve ser realizada até ao dia 20 do mês seguinte àquele a que as remunerações dizem respeito.

Neste modelo, a comunicação passa a ser feita, sobretudo, pelos webservices disponibilizados pela Segurança Social. Estes foram criados no âmbito do projeto da Plataforma de Serviços de Interoperabilidade.

Quando entra em vigor o novo modelo de Simplificação do Ciclo Contributivo?

O novo modelo de Simplificação do Ciclo Contributivo entra em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2026. Haverá um período de transição para este novo modelo, com duração de 1 ano, em que as empresas poderão aderir de forma voluntária. Ou seja, de 1 de janeiro a 31 de dezembro de 2026, as empresas poderão escolher. Podem optar por enviar a DMR ou poderão optar por utilizar o novo modelo.

A partir de 1 de janeiro de 2027, todas as entidades empregadoras terão de fazer a adesão ao novo modelo de comunicação, obrigatoriamente.

Que vantagens traz esta simplificação para as empresas?

A simplificação do ciclo contributivo tem impacto direto no dia a dia das empresas. Entre as principais vantagens, destacam-se:

• Redução significativa de erros
• Menos tempo gasto em tarefas repetitivas
• Maior previsibilidade no cumprimento das obrigações
• Menos pedidos de esclarecimento e correções posteriores
• Maior controlo sobre a informação enviada

Para muitas empresas, esta mudança representa uma melhoria real na organização interna e na relação com o contabilista.

E para os gabinetes de contabilidade?

Nos gabinetes de contabilidade, os benefícios são ainda mais evidentes. Um ciclo contributivo mais simples permite:

• Trabalhar com dados mais consistentes
• Reduzir trabalho associado a erros de comunicação
• Gerir um maior volume de clientes com a mesma equipa
• Libertar tempo para tarefas de maior valor acrescentado

Em vez de se focarem na correção de falhas, os contabilistas passam a ter mais margem para análise e acompanhamento dos clientes.

Como é que o CentralGest vai integrar esta simplificação?

O CentralGest está a acompanhar esta evolução desde o início. Irá integrar estes novos webservices tanto no CentralGest Cloud como no CentralGest Desktop. O objetivo é centralizar todo o processo contributivo no software, reforçando a automatização e o controlo.

Com esta integração, o CentralGest passará a disponibilizar funcionalidades como:

• Envio direto das remunerações dos trabalhadores para a Segurança Social
• Consulta dos valores comunicados, em processamento ou não integrados
• Acesso aos comprovativos de entrega das comunicações efetuadas
• Consulta de alertas e avisos ativos da Segurança Social
• Consulta das obrigações contributivas por trabalhador, mês ou ano
• Visualização dos valores apurados numa perspetiva mensal e anual
• Confirmação mensal dos valores contributivos apurados
• Gestão de pedidos de comunicação de valores, com criação, consulta, atualização e anulação
• Upload e download de ficheiros associados aos pedidos

Estas funcionalidades permitem uma gestão mais simples, transparente e segura das obrigações contributivas, com menos tarefas manuais e maior previsibilidade.

Que cuidados devem as empresas ter nesta fase?

Apesar da simplificação, é fundamental garantir que os dados de base estão corretos. Algumas boas práticas incluem:

• Manter os dados dos trabalhadores atualizados
• Rever regularmente os processos de processamento salarial
• Utilizar um software preparado para estas integrações
• Testar os procedimentos antes de períodos críticos

A tecnologia facilita, mas a responsabilidade pelo cumprimento das obrigações mantém-se.

A simplificação do ciclo contributivo representa uma mudança estrutural na forma como empresas e contabilistas lidam com as obrigações perante a Segurança Social. Com processos mais integrados, automatizados e transparentes, o risco diminui e a eficiência aumenta.

Com o CentralGest Cloud e o CentralGest Desktop, é possível acompanhar esta evolução de forma segura. As empresas conseguirão gerir todo o ciclo contributivo num único sistema, preparado para responder às exigências atuais e futuras. É uma forma prática de transformar uma obrigação mensal num processo mais simples, controlado e fiável.