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As entidades que tenham a seu encargo trabalhadores terão de executar, periodicamente, o processamento salarial. 

O processamento salarial é uma tarefa essencial na gestão de Recursos Humanos de uma empresa. Serve de base para o pagamento dos ordenados dos colaboradores e outras tarefas de grande importância. Por este motivo, é essencial que seja executado de forma rigorosa e em conformidade com a lei vigente. 

Neste artigo, explicamos em que consiste o processamento salarial e qual a sua importância. Espelhada a sua importância, indicaremos quais as etapas necessárias para a sua realização e práticas que deve adotar ao executá-las. Por fim, indicamos ainda a relevância da utilização de um eficiente software de processamento salarial.  

O que é o processamento de salários? 

O processamento salarial corresponde a uma tarefa realizada periodicamente por todas as entidades que tenham trabalhadores a seu encargo. Em Portugal, trata-se de uma tarefa mensal. Porém, em outros países, a periodicidade pode ser diferente. Trata-se de um processo composto por várias etapas que permite efetuar o cálculo correto dos ordenados dos trabalhadores. 

O processamento de salários não se limita ao cálculos dos vencimentos base dos colaboradores. Vai mais além, permitindo também o cálculo de outras remunerações devidas, nomeadamente subsídio de refeição, horas extra, quilómetros, ajudas de custo, entre outras. Implica também o cálculo das deduções legais a aplicar a cada colaborador, referentes a impostos e contribuições. 

Quais são as etapas do processamento de salários? 

Em muitas situações, o processamento de salários pode apresentar variações mensais. Por isso, é essencial que todos os meses se realize esta tarefa de forma rigorosa. Desta forma, garante-se que a informação mensal processada está correta e em conformidade legal. 

Para tal, é crucial seguir um conjunto de etapas para fazer o processamento de salários: 

1) RECOLHA DE DADOS E CÁLCULO DE REMUNERAÇÕES 

O primeiro passo passa por reunir informações sobre as remunerações devidas ao colaborador. Eis algumas das principais remunerações a calcular nos salários dos vários trabalhadores: 

• Salário Base 
• Subsídio de Refeição 
• Subsídio de Férias  
• Subsídio de Natal 
• Horas Extra 
• Horas de Trabalho Noturno 
• Ajudas de Custo/Quilómetros 
• Comissões 
• Prémios 
• Subsídio de Turno 

É ainda fundamental recolher outras informações, como eventuais faltas e férias, que poderão ter impacto direto sobre o valor da remuneração do trabalhador. 

2) CÁLCULO DE IMPOSTOS, CONTRIBUIÇÕES E OUTRAS DEDUÇÕES LEGAIS 

O processamento de salários envolve também o cálculo do valor dos impostos, contribuições a pagar e outras eventuais deduções legais a considerar, nomeadamente:

• Contribuições para a Segurança Social  - a taxa de contribuições aplicável depende do regime contributivo em que o trabalhador se enquadra. Contudo, o regime mais comum é o regime geral, no qual se aplica a taxa de 34,75%. No recibo de vencimento, é obrigatória a menção da parte das contribuições pagas pelo trabalhador.
• Imposto sobre o Rendimento – IRS - O IRS é um imposto anual aplicável sobre os rendimentos das pessoas singulares. Apesar de ser um imposto anual, todos os meses é efetuada a retenção na fonte sobre o salário do colaborador. O valor da retenção é calculado com base nas tabelas de retenção na fonte em IRS. 
• Outras deduções legais - Podem ainda ser aplicadas outras deduções legais, nomeadamente quotas sindicais, penhoras de vencimento, entre outros tipos de deduções. 

3) VALIDAÇÃO DA INFORMAÇÃO DO PROCESSAMENTO E CONFERÊNCIA DE VALORES 

Processadas os salários dos colaboradores, é essencial fazer a revisão de toda a informação processada. Só assim é possível perceber se os valores estão corretos e em conformidade com a legislação e contrato laboral em vigor. 

4) EMISSÃO DOS RECIBOS DE VENCIMENTO 

Validada toda a informação, a empresa precisa de entregar aos trabalhadores os recibos de vencimento.

5) PAGAMENTO DOS SALÁRIOS 

Por fim, a empresa deve proceder ao pagamento dos salários dos colaboradores, de acordo com a forma de pagamento acordada. Na maioria das situações, o pagamento é realizado por transferência bancária, podendo, no entanto, ser realizado por cheque ou em numerário, por exemplo. 

Estas são as principais etapas para a realização do processamento salarial. Após a sua execução, há ainda outras tarefas relacionadas a ser realizadas. É o caso da entrega da Declaração Mensal de Remunerações da Segurança Social, a DRI, e da AT, a DMR.

Nestas declarações, são indicados os valores de contribuições e retenções a entregar ao Estado, por parte da entidade patronal. Feita a submissão das declarações, a entidade patronal deve proceder ao pagamento dos montantes em questão. 

Boas práticas para garantir eficiência na realização do processamento de salários 

O processamento salarial serve de base para proceder ao pagamento dos trabalhadores, submeter as declarações mensais obrigatórias e pagar impostos e contribuições. Por isso, é uma tarefa que exige grande rigor na sua execução.

É essencial que as empresas adotem determinados princípios na realização desta tarefa. Entre os princípios a adotar, destacamos: 

• Aplicar a lei laboral

É importante que a empresa cumpra com as leis laborais no processamento de salários. Todos os colaboradores deverão ter os seus vínculos contratuais comunicados à Segurança Social. Além disso, as remunerações devidas ao trabalhador devem ser processadas e pagas ao colaborador, nos valores previstos pelo Código do Trabalho. 

• Definir políticas salariais internas 

A empresa deve definir políticas internas rigorosas no que diz respeito às datas para processamento dos salários e pagamento dos mesmos. Os ordenados devem ser processados de forma atempada. Deste modo, há tempo para a correção de eventuais erros e para poder rever todos os valores processados. 

• Comunicar com os colaboradores 

A empresa deve procurar ser transparente com os seus colaboradores e mantê-los informados relativamente às políticas internas. 

• Estar a par de todas as mudanças e alterações às leis fiscais 

Para calcular corretamente as contribuições e impostos, as empresas devem procurar estar a par de todas as mudanças na lei fiscal e tributária. Por exemplo, é essencial que a empresa aplique as tabelas de retenção em IRS em vigor na altura.  

É preciso ainda estar atento aos prazos legais para entrega de declarações e pagamento de contribuições e impostos. 

• Utilizar um software de Recursos Humanos para apoio no processamento salarial 

A utilização de um software de Recursos Humanos permite a otimização de todo o processo. Este permite a realização das várias tarefas relacionadas com o processamento de salários de forma mais automática, célere e eficiente.

• Utilizar soluções internas

O processamento salarial torna-se mais simples se transferirmos determinadas tarefas diretamente para os colaboradores. Por exemplo, estes poderão utilizar plataformas para marcar as suas férias, para posterior aprovação do gestor responsável. A descentralização do processo permite uma maior transparência com os colaboradores, bem como aumentar a celeridade e eficiência na realização desta tarefa.  

Qual a importância de ter um software de gestão de RH? 

O rigor, a precisão e a eficiência devem ser prioridades na realização desta tarefa. A utilização de um software de apoio ao processamento salarial é essencial para atingir esse objetivo, garantindo o cumprimento da legislação em vigor.

O uso deste tipo de programa informático confere inúmeras vantagens às entidades, destacando-se as seguintes: 

• Automatização das tarefas e diminuição do tempo despendido para as realizar 

Com a utilização deste tipo de software, o processamento de salários pode ser realizado de uma forma mais automatizada. Isto significa que não é necessário efetuar os cálculos de forma manual, o que reduz significativamente a possibilidade de erro. Além disso, diminui o tempo despendido na realização do processo. 

• Maior precisão e eficiência nos cálculos 

Uma vez que os cálculos são realizados pelo próprio programa e não manualmente, existe um maior rigor e precisão nos valores obtidos. Assim, a possibilidade de existência de erros é menor. Consequentemente, diminui também a probabilidade de erros legais que possam acarretar penalizações para a entidade. 

• Maior segurança no cumprimento das obrigações laborais

Por norma, os programas de RH costumam ser atualizados frequentemente, de modo a acompanhar as atualizações que ocorrem na lei laboral. Desta forma, garantem que os salários são feitos de forma correta e legal. 

• Redução de custos 

Tornando-se um processo mais automatizado, não existem necessidades de contratação de muitas pessoas para a realização da tarefa. Assim, a sua utilização permite diminuir os custos relacionados com salários. 

• Armazenamento de grandes volumes de informação 

O software de gestão de RH permite reunir a informação de vários colaboradores numa única plataforma. Assim, permite manter um histórico detalhado e atualizado dos colaboradores. Não é necessário reunir toda a informação em inúmeras pastas de arquivo. Além disso, o armazenamento torna-se mais seguro, uma vez que poderá restringir o acesso a informações mais sensíveis. 

Como pode o Centralgest Cloud ser uma mais valia na realização do processamento salarial? 

O Centralgest Cloud é um software de gestão de Recursos Humanos que constitui uma solução avançada de processamento salarial. O nosso programa de RH online foi desenvolvido com o intuito de automatizar e simplificar a realização de tarefas rotineiras. É uma solução adequada a empresas e, sobretudo, gabinetes de contabilidade, que tenham de realizar este tipo de tarefas para vários clientes. 

O Centralgest Cloud dispõe de ferramentas e funcionalidades de auxílio ao processamento de salários, que tornam este processo mais simples, nomeadamente: 

• Importação de fichas de colaboradores por Excel 
• Recolha de dados fixos e pontuais 
• Marcação de faltas e férias em calendário 
• Cálculo e simulação na cessação de contrato 
• Cálculo do vencimento base pelo valor líquido pretendido 

A opção por um bom software de Recursos Humanos como o Centralgest Cloud é essencial para a gestão de pessoal do seu negócio. Experimente o Centralgest Cloud e realize o processamento salarial de forma mais célere, automatizada e rigorosa!