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A gestão das obrigações laborais está entre as tarefas empresariais mais críticas, seja uma microempresa ou uma organização com centenas de trabalhadores. Entre essas obrigações, a comunicação de admissões e cessações de contrato à Segurança Social assume especial importância. Isto deve-se tanto à sua obrigatoriedade legal como às consequências que pode trazer quando não é efetuada corretamente.

Para os profissionais de contabilidade, Recursos Humanos e administração, compreender este processo é fundamental. Só assim conseguem garantir conformidade, evitar coimas e manter uma relação de trabalho transparente e regularizada.

Este artigo reúne o que precisa de saber sobre a comunicação de admissões e cessações contratuais à Segurança Social: prazos, consequências e responsabilidades. Explicamos ainda como pode fazer a esta comunicação à Segurança Social.

O que é a comunicação de admissão e cessação de contratos à Segurança Social?

Sempre que uma entidade empregadora contrata um trabalhador ou termina um vínculo laboral, esta é obrigada a comunicar esse facto à Segurança Social.

Esta comunicação está prevista pelo Direito do Trabalho e tem como objetivo:

• identificar a data de início e fim da relação laboral
• atualizar a situação contributiva do trabalhador
• garantir os direitos em matéria de proteção social
• permitir à Segurança Social acompanhar e fiscalizar o cumprimento das obrigações contributivas

Trata-se de um procedimento legalmente exigido a todas as entidades empregadoras, independentemente do número de trabalhadores, setor de atividade ou forma jurídica.

Quem é responsável por realizar a comunicação à Segurança Social?

A responsabilidade é exclusivamente da entidade empregadora, mesmo quando a empresa delega a gestão administrativa da relação laboral a um contabilista.

Assim, cabe à empresa assegurar que a comunicação é realizada dentro do prazo e que os dados enviados são verdadeiros e atualizados. É importante garantir que todas as admissões e cessações são comunicadas independentemente da modalidade contratual.

A delegação da tarefa ao contabilista não elimina a responsabilidade legal da empresa perante a Segurança Social.

Que vínculos devem ser comunicados à Segurança Social?

A obrigação abrange praticamente todas as formas de trabalho dependente e equiparado:

• Trabalhadores por conta de outrem - inclui todos os tipos de contratos: contratos sem termo, a termo certo, a termo incerto, entre outros
• Trabalhadores a tempo parcial ou com horário reduzido
• Trabalhadores com contrato de muito curta duração
• Estagiários com contrato de estágio profissional - desde que enquadrados como trabalhadores para efeitos contributivos
• Dirigentes e membros de órgãos estatutários - quando a remuneração é enquadrada no regime geral
• Vínculos não remunerados - como por exemplo, membros de direção de associações se houver enquadramento contributivo obrigatório

Não estão abrangidos os prestadores de serviços independentes, exceto se houver uma relação de subordinação que descaracterize a prestação independente.

Quando deve ser feita a comunicação?

Os prazos de comunicação de admissões e cessações de vínculos são curtos e devem ser respeitados rigorosamente.

A comunicação de admissão deve ser efetuada até 15 dias antes do início da atividade do trabalhador.

As exceções são:

• Contratos de muito curta duração, que têm até 24 horas antes do início da atividade
• Situações excecionais de urgência comprovada, em que a comunicação pode ser feita até ao próprio dia, mas não depois do início da atividade

A comunicação da cessação deve ser feita até 10 dias úteis após o término do contrato. Abrange a comunicação de cessações de contratos por:

• Iniciativa do trabalhador
• Iniciativa do empregador
• Caducidade
• Reforma
• Falecimento do trabalhador

O que deve conter a comunicação da admissão e da cessação dos contratos de trabalho à Segurança Social?

As comunicações de admissões e cessações de vínculos laborais precisam de reunir um conjunto de informações. Vejamos quais as informações que a entidade empregadora deve comunicar em ambas as situações:

Na comunicação da admissão de trabalhadores:

• Identificação do trabalhador, com dados como o NISS, nome e data de nascimento
• Data de início da execução do contrato de trabalho
• Tipo de contrato de trabalho
• Horário e regime de trabalho, ou seja, se é a tempo completo ou parcial
• Remuneração base acordada
• Identificação da entidade empregadora

Na comunicação da cessação de contratos de trabalho :

• Data de término da relação laboral
• Motivo da cessação

Quais os pontos críticos a considerar na comunicação da cessação de contrato?

Quando a comunicação diz respeito ao término da relação laboral, há vários cuidados a ter.

Primeiramente, a empresa deve certificar-se de que a cessação é comunicada com o motivo correto. Um erro nesta indicação pode dificultar o acesso à prestação por desemprego pelo trabalhador e ter implicações legais para a empresa.

Depois, deve haver uma articulação entre a comunicação da cessação do vínculo laboral com a entrega da Declaração Mensal de Remunerações.

Na altura da cessação do contrato de trabalho, a empresa terá de processar o salário do colaborador. Neste, estarão discriminados todos os valores a que tem direito. Para além do vencimento normal, o trabalhador terá direito aos subsídios de férias, Natal, compensação por férias não gozadas, entre outras remunerações.  Posteriormente, estas remunerações são comunicadas na DMR para a Segurança Social.

Quais as consequências de não cumprir os prazos na comunicação à Segurança Social?

O incumprimento desta obrigação constitui contraordenação muito grave. Por isso, pode originar multas elevadas que variam consoante a dimensão da empresa e a gravidade da infração. As coimas podem ascender a 24.000€ em casos de gravidade máxima.

Para além das coimas, o incumprimento na comunicação da admissão e cessação de vínculos laborais pode implicar outro tipo de penalizações:

• Agravamento do valor a pagar de contribuições
• Dificuldade na emissão de declarações contributivas
• Impossibilidade de candidaturas a apoios e incentivos

Também o trabalhador pode ficar prejudicado, podendo haver perda de direitos e outros constrangimentos, nomeadamente:

• Problemas no cálculo de subsídios e prestações sociais
• Perda de direitos nas prestações por desemprego

Como submeter a comunicação passo a passo?

As comunicações das admissões e cessações de vínculos à Segurança Social podem ser feitas através:

• da plataforma Segurança Social Direta
• de um software de Recursos Humanos, com serviço de webservice

Quando a comunicação é feita através da Segurança Social Direta, devem ser seguidas estas etapas:

1. Aceder ao portal
2. Selecionar “Emprego”
3. Escolher entre “Admissão” ou “Cessação”
4. Preencher o formulário com os dados do trabalhador
5. Validar e submeter
6. Guardar o comprovativo

Como é que o CentralGest Cloud simplifica todo o processo?

Os contabilistas e empresas já não precisam de correr atrás de datas, documentos e prazos. O CentralGest Cloud integra funcionalidades que otimizam e automatizam a gestão laboral.

No nosso software, dispomos de um serviço de webservice que estabelece a ligação entre o Centralgest Cloud e a Segurança Social Direta.

Para conseguir fazer a comunicação das admissões e cessações de novos vínculos, precisa apenas de ter as fichas dos trabalhadores. Tendo a ficha atualizada, estará disponível uma ferramenta que permitirá comunicar a admissão/cessação do vínculo:

Com o CentralGest Cloud, este processo deixa de ser uma preocupação diária e passa a estar integrado de forma inteligente, automatizada e segura.