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Quando uma empresa emite uma fatura, espera naturalmente que o pagamento aconteça dentro do prazo acordado. No entanto, nem sempre é assim. Pagamentos em atraso e incumprimentos são problemas comuns e afetam a tesouraria, o planeamento financeiro e até a relação comercial.

Neste artigo explicamos o que pode fazer quando um cliente não paga e quais os passos recomendados antes de avançar para medidas formais. Aconselhamos ainda estratégias que ajudam a reduzir a probabilidade de incumprimento e explicamos como um software de faturação pode apoiar todo o processo.

O que considerar logo que expira o prazo de pagamento de uma fatura?

Quando a data de vencimento de uma fatura passa sem o respetivo pagamento, o primeiro passo é validar algumas informações. Algumas empresas avançam de imediato para cobranças formais, mas isso pode não ser necessário.

Eis os pontos a verificar:

• Confirmar se a fatura foi enviada e recebida
• Verificar se o prazo de pagamento estava claro
• Validar se existe algum desacordo ou pendência na encomenda
• Rever o histórico do cliente para perceber se é um atraso habitual

Um simples lapso pode resolver-se com um contacto breve. Nestes casos, seguir-se com uma cobrança formal pode gerar uma relação hostil com o cliente e potenciar a perda do mesmo.

Como deve ser feito o primeiro contacto com o cliente?

A abordagem inicial deve ser cordial e simples. O objetivo é perceber se houve esquecimento, dificuldades ou algum erro.

Esta abordagem inicial deve ser feita de acordo com os seguintes princípios:

• Começar por recordar a fatura em atraso
• Confirmar se o cliente tem todos os documentos necessários
• Perguntar qual a data prevista para regularização
• Registar/atualizar sempre o contacto na ficha do cliente

Por vezes, o atraso no pagamento de faturas pode resultar de questões simples como a não atualização do contacto do cliente na ficha. Por exemplo, suponhamos que um cliente mudou de e-mail. Se a sua ficha não tiver sido atualizada no software de faturação, a fatura não irá ser recebida por ele. Nestes casos, a atualização do contacto e novo envio do documento fiscal pode ser o suficiente para resolução do problema.

Exemplo prático:

Uma empresa que presta serviços de manutenção contacta o cliente dois dias após o vencimento da fatura. Ao dialogar com o cliente, descobre que o responsável mudou de e-mail. Atualiza o e-mail na ficha de cliente, envia a fatura novamente e o pagamento é feito no próprio dia.

Quando é adequado enviar uma carta de cobrança formal?

Se após o primeiro contacto não houver resposta ou pagamento, pode enviar uma carta de cobrança mais estruturada. Esta pode ser redigida por si ou pelo seu advogado. A comunicação deve ser clara, objetiva e indicar o valor em dívida, o número da fatura e uma nova data de limite. É aconselhável que a carta seja enviada por correio registado com aviso de receção.

A carta de cobrança deve incluir os seguintes elementos:

• Cópia da fatura
• Condições de pagamento
• Consequências previstas em contrato caso o atraso se prolongue

Este tipo de lembrete funciona bem quando o cliente precisa de ter tudo por escrito para organizar o seu processo interno.

Devo propor um plano de pagamento ao cliente?

Depende da situação. Se o cliente demonstra intenção de pagar mas está com dificuldades financeiras, propor um plano faseado pode ser benéfico. É uma solução equilibrada que permite recuperar o valor em atraso e manter a relação comercial.

Antes de aceitar:

• Avalie a capacidade histórica do cliente em cumprir compromissos
• Defina prazos e valores objetivos
• Registe o acordo por escrito

Esta estratégia é comum em empresas de serviços contínuos, onde o cliente é importante para o negócio a longo prazo.

Quando é que faz sentido suspender o serviço ou bloquear novas encomendas?

Esta é uma decisão que deve ser ponderada. Se a dívida é significativa ou se o cliente acumula atrasos, suspender o serviço pode ser necessário para proteger a empresa.

Algumas situações típicas onde esta medida é adequada passam por:

• Incumprimentos repetidos
• Falta de resposta aos contactos
• Divergências não justificadas que se prolongam no tempo

Suspendendo o serviço, a empresa protege-se e mostra que o cumprimento das condições é essencial.

Em que momento é recomendado avançar para cobrança externa ou procedimento judicial?

E se após o envio da carta de cobrança não obtiver qualquer tipo de resposta do cliente? Neste caso, é aceitável recorrer à via judicial para que o cliente pague aquilo que deve.

Este é o último recurso, mas pode ser inevitável quando:

• A dívida é elevada
• Existe recusa clara de pagamento
• Os prazos internos e acordos foram ignorados

As empresas que optem pela via judicial, podem recorrer a um dos seguintes meios:

• Empresas de recuperação de crédito
• Consultoria jurídica especializada
• Injunção para cobrança de dívidas

A injunção é um dos meios mais utilizados pelas PME em Portugal, devido ao seu processo mais simples e rápido. Trata-se de um procedimento que tem como objetivo reconhecer a existência de uma dívida, para que depois se proceda à sua execução.

A injunção pode ser requerida via online, na plataforma CITIUS, ou por escrito, através de um formulário a ser entregue no tribunal.

No caso do cliente se opor à injunção, o processo é remetido para tribunal. Nesse momento, dá-se início a uma Ação Especial para o Cumprimento de Obrigações Pecuniárias, uma AECOP.

Como evitar futuros atrasos ou incumprimentos nos recebimentos de clientes?

A prevenção é sempre a melhor estratégia. Algumas práticas reduzem muito o risco de atrasos, nomeadamente:

• Estabelecer prazos de pagamento claros em contratos
• Emitir e enviar as faturas logo após a venda ou prestação do serviço
• Pode exigir um sinal no caso de vendas/serviços de maior valor
• Disponibilizar métodos de pagamento diversificados (numerário, cartão de débito/crédito, transferência bancária, débito direto, etc)
• Agendar avisos de cobrança automáticos
• Avaliar clientes com histórico de atrasos

Além disso, a organização e o controlo dos documentos fazem uma diferença enorme na capacidade de acompanhar cada fatura.

Quando posso considerar que um cliente é de cobrança duvidosa?

Em determinadas circunstâncias, um cliente pode ser considerado de cobrança duvidosa.

Isso ocorre quando se verificam as seguintes condições:

• Atrasos sistemáticos nos pagamentos
• Dificuldades na comunicação com o cliente, por exemplo, a ausência de resposta a e-mails ou a recusa de chamadas telefónicas
• Situação económica mais frágil do cliente
• Questões judiciais, nomeadamente a existência de processos de insolvência que comprometam a capacidade de pagamento do cliente

No caso destes clientes, quando há dúvidas na cobrabilidade de uma dívida, deve proceder-se ao registo de uma perda por imparidade.

Como é que um software de faturação ajuda na gestão de recebimentos de clientes em atraso?

Um bom software de faturação permite acompanhar prazos, enviar lembretes e manter todo o histórico centralizado. No caso do CentralGest Cloud, o processo torna-se muito mais simples graças a funcionalidades como:

• Emissão rápida de faturas com indicação clara de prazos
• Alertas automáticos de faturas a vencer num futuro próximo
• Histórico completo de documentos e comunicações
• Consultas por cliente para perceber padrões de atraso
• Integração com o módulo financeiro para análise da tesouraria
• Registo de notas internas sobre contactos e acordos

Estas ferramentas aumentam a eficiência e evitam falhas na comunicação, que são uma das causas mais comuns de atrasos.

Conclusão: recuperar dívidas é importante, mas controlar a tesouraria é essencial

Lidar com clientes que não pagam faz parte da realidade de muitas empresas. Porém, existem passos claros que ajudam a resolver a situação e a prevenir casos futuros. Com processos bem definidos, boa comunicação e ferramentas adequadas, a gestão torna-se mais simples e eficaz.

Se pretende controlar prazos, organizar faturas e acompanhar pagamentos sem esforço, opte pelo Centralgest Cloud como seu aliado. O nosso programa oferece um conjunto completo de funcionalidades que simplificam todo o ciclo de faturação e ajudam a manter a tesouraria saudável.