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Em Portugal, onde a maioria das empresas são PME, acompanhar os indicadores financeiros certos é fundamental. Este acompanhamento pode fazer a diferença entre crescer de forma sustentada ou enfrentar dificuldades de tesouraria.

Os relatórios de gestão são uma ferramenta essencial para qualquer empresário que queira tomar decisões informadas e garantir a sustentabilidade do seu negócio. Estes relatórios incluem informações que permitem tirar conclusões sobre a saúde financeira da empresa e determinar estratégias adequadas para o seu crescimento.

Neste artigo, explicamos o que são relatórios de gestão e qual a sua importância. Explicamos ainda quais os indicadores de gestão que os gestores devem acompanhar para fazerem uma boa análise financeira da empresa.

O que são relatórios de gestão?

O Relatório de Gestão é um documento que acompanha as demonstrações financeiras e permite analisar o desempenho de uma entidade num determinado período. Neste documento é apresentada uma análise da atividade da empresa. Esta é feita através dos resultados obtidos com base em demonstrações como o Balanço, Demonstração de Resultados e Mapa de Fluxos de Caixa.

O Relatório de Gestão é um importante instrumento para a análise financeira da empresa, avaliação de riscos, e tomada de decisão interna. Através deste relatório, os gestores conseguem interpretar a evolução do negócio e definir estratégias futuras de forma fundamentada. Serve ainda como meio de prestação de contas aos investidores e restantes stakeholders da empresa.

Por que são importantes os relatórios de gestão?

Um relatório de gestão não serve apenas para cumprir obrigações legais. Trata-se de um instrumento de controlo de gestão, que permite:

• Avaliar a saúde financeira da empresa – através das demonstrações financeiras e indicadores de gestão, os designados KPIs
• Avaliar o desempenho operacional da empresa – através da análise de vendas, gestão de stocks, análise de custos e de receitas
• Avaliar o ambiente externo – permite analisar os concorrentes e determinar as condições atuais do mercado relativamente a investimentos e financiamentos
• Realizar análises de risco – permite detetar eventuais oportunidades e desafios que o futuro empresarial pode trazer à atividade desenvolvida de forma atempada
• Apoiar decisões estratégicas – reunidas todas estas análises, é possível tomar decisões de forma lógica e fundamentada
• Planear investimentos – sabendo qual a situação financeira da empresa, é possível fazer um melhor planeamento dos investimentos
• Controlar custos – as análises de desempenho permitem determinar áreas em que os custos podem ser reduzidos, para maximizar a rentabilidade da empresa

Sem indicadores claros, o gestor toma decisões com base na intuição. Com dados concretos, espelhados no relatório de gestão, o gestor decide com segurança. Este tipo de análise não elimina os riscos que o negócio enfrenta pela imprevisibilidade do futuro. Contudo, torna a empresa mais apta a fazer face a todos estes riscos de forma atempada, informada e planeada.

O que são KPIs?

Um relatório de gestão, para além das demonstrações financeiras e análises à atividade operacional da empresa, deve incluir a análise de KPIs. E, afinal, o que são KPIs?

Os KPIs, Key Performance Indicators, são indicadores de desempenho da atividade da empresa, sendo uma ferramenta essencial para avaliar o desempenho da atividade. Ou seja, trata-se de métricas que conseguem determinar se uma empresa foi bem-sucedida ou não nos objetivos que tinha definido anteriormente.

A análise dos indicadores de desempenho deve permitir identificar as áreas de sucesso, aspetos a melhorar, oportunidades e riscos da empresa. Esta análise permite inferir se a estratégia adotada está alinhada com os objetivos definidos e se está a produzir os resultados esperados.

Como escolher os KPIs adequados para fazer uma análise estratégica?

Existem vários indicadores de gestão que podem ser considerados para fazer uma análise aos resultados da empresa. A escolha dos KPIs deve ter em conta o setor em que a empresa se enquadra e a estratégia que a mesma adotou. Além disso, é importante que estes indicadores forneçam informação importante para conseguir fazer uma boa análise dos resultados.

Eis algumas das características que os KPIs usados para realização de análises de desempenho devem apresentar:

• Estar alinhados com o negócio e a estratégia – devem refletir os fatores críticos de sucesso da empresa. Desta forma, permitem avaliar o grau de cumprimento dos objetivos estratégicos

• Ser relevantes para a decisão – devem fornecer informação útil e evidências que permitam avaliar o desempenho e apoiar a tomada de decisão

• Ser mensuráveis e objetivos – devem basear-se em dados quantitativos claros e fiáveis

• Ser periódicos – devem ser medidos regularmente para permitir acompanhar a evolução da empresa ao longo do tempo

• Ser simples e compreensíveis – devem ser fáceis de interpretar pelos gestores

• Ser acionáveis – devem permitir identificar medidas concretas a implementar com base nos resultados obtidos

Quais os principais KPIs financeiros essenciais para a análise estratégica das pequenas empresas?

De seguida, iremos explorar alguns dos principais indicadores de desempenho que podem ser usados na análise estratégica das pequenas empresas. Os gestores que se debrucem sobre estes indicadores e procurem perceber os resultados terão maior facilidade na identificação de estratégias a adotar.

Vejamos alguns dos principais KPIs considerados neste tipo de análises:

• Volume de Negócios

O volume de negócios corresponde ao valor total das vendas de bens ou serviços realizadas num determinado período. A análise deste indicador deve permitir avaliar a evolução mensal e anual das vendas realizadas pela empresa, sendo fundamental fazer uma análise comparativa. Ou seja, é fundamental analisar a evolução das vendas de um período para o outro.

Além disso, é importante avaliar o desempenho das vendas por produto ou serviço. Desta forma, a empresa consegue determinar quais os produtos/serviços que mais contribuem para a sua faturação. A partir daqui, é possível definir estratégias de vendas com vista ao aumento do volume de negócios.

Contudo, o crescimento da faturação não significa necessariamente aumento de lucro. Por isso, é necessário analisar outros indicadores.

• Margem Bruta

A margem bruta indica a diferença entre as vendas e os custos diretos associados à produção ou aquisição dos produtos ou serviços vendidos. Ou seja, mede a rentabilidade das vendas antes de considerar outras despesas operacionais, financeiras e fiscais.

Este é um dos indicadores financeiros mais importantes. Isto porque permite perceber se os preços praticados são suficientes para cobrir os custos fixos e gerar lucro.

Por exemplo, suponhamos que uma empresa vende produtos no valor de 10.000€. Os custos diretos relacionados com a produção são de 7.000€. Logo, a margem bruta é de 3.000€.

Este indicador pode ser expresso em percentagem. Neste caso, dividimos o valor da margem bruta pelo volume de negócios. Neste último exemplo, a margem bruta seria de 30%.

• EBITDA

O EBITDA mede a capacidade da empresa de gerar resultados a partir da atividade principal, desconsiderando despesas financeiras, impostos e depreciações de ativos. Desta forma, permite avaliar o desempenho operacional da empresa sem o impacto de decisões financeiras e fiscais.

• Resultado Líquido

O resultado líquido mostra o lucro ou prejuízo após somar todas as receitas e deduzir todos os gastos, incluindo impostos. Ou seja, é o lucro ou prejuízo de uma empresa num determinado período. Se este resultado for positivo, a empresa teve lucro. Se for negativo, a empresa teve prejuízo.

Uma empresa pode ter boa faturação e, ainda assim, apresentar prejuízo se os custos forem elevados.

• Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa mostra a entrada e saída de dinheiro real na empresa num determinado período. Ou seja, mede a liquidez efetiva do negócio.

Muitas PME em Portugal enfrentam dificuldades não por falta de lucro, mas por falta de liquidez.

• Prazo Médio de Recebimento 

Este indicador define o tempo médio que os clientes demoram a pagar. 

Num contexto empresarial português, onde os atrasos nos pagamentos ainda são frequentes, este indicador é determinante para a estabilidade financeira.

• Grau de Endividamento

Avalia o peso do financiamento externo na estrutura da empresa. Um nível de endividamento equilibrado pode apoiar o crescimento. Um nível excessivo pode comprometer a sustentabilidade. A fórmula mais usada para calcular o grau de endividamento corresponde ao quociente entre o valor do passivo e o valor do ativo.

Este indicador determina se a empresa é muito ou pouco dependente da dívida para financiar a atividade, determinando o nível de risco financeiro.

Como fazer uma análise de KPIs simples?

Para implementar um sistema eficaz de controlo de gestão numa PME, as empresas devem procurar basear as suas análises em KPIs. Para elaborar um relatório de indicadores de gestão, as empresas devem:

• Definir 5 a 10 indicadores chave adequados à sua atividade
• Atualizar os dados mensalmente e fazer análises periódicas
• Realizar análises comparativas entre períodos
• Analisar desvios
• Tomar decisões concretas com base em números

O mais importante não é ter muitos indicadores. Na realidade, a empresa deve evitar o excesso de indicadores nas suas análises e procurar acompanhar apenas os indicadores certos de forma consistente.

Os relatórios de gestão para pequenas empresas são uma ferramenta estratégica e não apenas contabilística. Acompanhar regularmente os indicadores financeiros essenciais permite antecipar problemas e identificar oportunidades de crescimento. Assim, a empresa conseguir definir estratégias com vista ao aumento da produtividade e ao sucesso empresarial.

A realização deste tipo de relatórios torna-se mais simples com recurso a software de faturação e contabilidade, como o Centralgest Cloud. Os programas informáticos dispõem, tipicamente, de automatismos que permitem o preenchimento automático de relatórios e demonstrações financeiras. Estes são essenciais para construir a análise de KPIs essencial para os negócios.

Neste sentido, um software de gestão eficiente como o Centralgest Cloud constitui uma ferramenta de gestão importante para a análise estratégica da empresa.