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A documentação financeira é crucial para o cumprimento das obrigações legais, fiscais e contabilísticas das empresas. Todas as despesas das empresas devem ter por base uma prova documental que reflita a transação ocorrida. Estes documentos têm como objetivo garantir a legitimidade da transação e evitar as práticas fraudulentas.

O documento que sustenta a transação deve incluir vários elementos obrigatórios. Esses elementos devem identificar, claramente ,ambas as partes da transação, os objetos da transação e ainda o respetivo valor.

Nem sempre as empresas cumprem com este pressuposto. Em algumas situações, as despesas em que incorrem não são documentadas. Noutras, apesar de serem documentadas, não incluem todos os dados obrigatórios por lei, ou não apresentam os dados corretos .

Estamos perante situações de despesas não documentadas ou despesas não devidamente documentadas. Neste artigo explicamos quais as diferenças entre estes dois conceitos, frequentemente confundidos.

O que são despesas não documentadas?

As despesas não documentadas, ou despesas confidenciais, são aquelas que não têm qualquer suporte documental. Sem qualquer documento de suporte, não se consegue fazer prova da operação. Ou seja, não se conhece o destino desses gastos, nem qual a origem e a finalidade dos mesmos.

São exemplos de despesas não documentadas:

• Um cheque emitido sem o nome do beneficiário e para o qual não há qualquer documento de prova. Não se consegue apurar o destinatário do mesmo
• Um movimento no extrato bancário em que não se consegue apurar o destinatário

O que são encargos não devidamente documentados?

Os encargos não devidamente documentados, ao contrário das despesas não documentadas, têm por base um documento. Mas apesar de haver um documento emitido, o mesmo não obedece às imposições exigidas por Lei. É o caso das faturas que não contenham os elementos obrigatórios previstos no artigo 36º do CIVA.

Nestes casos, os documentos encontram-se incompletos ou imprecisos, sendo difícil ter uma visão clara acerca da transação ocorrida.

São exemplos de encargos não devidamente documentados:

• Movimentos no extrato bancário do pagamento num posto de combustível, para o qual existe fatura com o NIF correto mas o nome errado. O mesmo não reúne as disposições legais, mas sabemos qual o destino do pagamento
• Comissões/juros, debitados no extrato bancário, mas para os quais não existe fatura

Quais as diferenças entre despesas não documentadas e encargos não devidamente documentados?

A condição necessária para distinguir despesas não documentadas ou encargos não devidamente documentados é o fator destino do pagamento.

Quando o destino é desconhecido, estamos perante uma despesa confidencial. Quando o destino é conhecido, mas o gasto não obedece às normas fiscais portuguesas, estamos perante um encargo não devidamente documentado.

As despesas não documentadas e os gastos não devidamente documentados são aceites como gastos fiscais?

Tanto as despesas não documentadas como os gastos não devidamente documentados não cumprem com as obrigações legais da documentação das transações. Logo, não podem ser aceites enquanto gastos fiscais, conforme as alíneas b) e c) do n.º 1 do artigo 23.º-A do CIVA.

Não sendo fiscalmente dedutíveis para efeitos da determinação do lucro tributável, estes valores terão de ser refletidos no quadro 7 da Modelo 22. As despesas não documentadas acrescem no campo 716 e os encargos não devidamente documentados acrescem no campo 731.

O preenchimento da Modelo 22 torna-se mais fácil com recurso a softwares de contabilidade automatizados, como é o caso do Centralgest Cloud. No nosso programa, as contas da contabilidade encontram-se devidamente configuradas em termos do comportamento a ter na Modelo 22.

Apenas terá de fazer os registos contabilísticos dos valores de despesas não documentadas ou encargos não devidamente documentados. Automaticamente, o programa reflete esta informação na Modelo 22.

Deste modo, o Centralgest Cloud permite-lhe o preenchimento correto desta declaração, de forma muito mais célere.

As despesas não documentadas e os gastos não devidamente documentados são objeto de tributação autónoma?

Segundo o artigo 88.º do CIRC, as despesas confidenciais, além de não serem gastos fiscais, estão sempre sujeitas a tributação autónoma.

Os encargos não devidamente documentados, podem estar, ou não, sujeitos a tributação autónoma, depende da sua natureza.

Exemplos práticos de despesas não documentadas e gastos não devidamente documentados

Atentemos nos seguintes exemplos:

• Foi emitida uma fatura a uma entidade, referente a despesas de representação. A fatura foi emitida com o NIF da empresa, mas com o nome errado. Estamos perante uma despesa não documentada ou um encargo não devidamente documentado? Qual será o comportamento para efeitos da Modelo 22? 

Nesta situação, existe um documento da transação, porém este não inclui todos os elementos obrigatórios que a identifiquem claramente. Como tal, estamos perante uma despesa não devidamente documentada. Esta não é aceite como gasto fiscal, acrescendo no quadro 07 da Modelo 22 e está sujeita a tributação autónoma à taxa de 10%.

• Consideremos uma situação de uma transferência bancária sem fatura associada, havendo apenas fotocópia do extrato bancário. Estamos perante uma despesa não documentada ou um encargo não devidamente documentado? Qual será o comportamento para efeitos da Modelo 22?

Neste caso, não temos um documento de suporte, e desconhecemos o destino do pagamento, como tal, estamos perante uma despesa não documentada. Não é aceite como gasto fiscal, acrescendo no quadro 07 da Modelo 22, estando sujeita a tributação autónoma à taxa de 50%.

Os sujeitos passivos de outros países são obrigados a obedecer às formalidades dos documentos exigidas em Portugal?

Há que ter em conta que faturas emitidas por sujeitos passivos de outros países não têm de obedecer às formalidades do CIVA, pois este apenas é aplicável em Portugal.

A Autoridade Tributária e Aduaneira não pode impor aos sujeitos passivos estrangeiros as formalidades para emissão de qualquer documento. Isto implica que os mesmos sejam aceites como gastos, desde que estejam devidamente justificados.