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Na gestão diária de uma empresa, é fundamental garantir o cumprimento das obrigações legais associadas à circulação de bens. Os documentos de transporte são um desses elementos essenciais, e a sua correta emissão pode evitar coimas e complicações fiscais.

Existem vários tipos de documentos de transporte, cada um adequado a situações específicas.

Neste artigo, explicamos o que são documentos de transporte e quando devem ser emitidos. Enumeramos ainda os tipos de documentos de transporte que existem e quais as regras que os empresários e contabilistas devem ter em atenção.

O que são documentos de transporte?

Os documentos de transporte são documentos fiscais relevantes obrigatórios que acompanham a circulação de bens em território nacional. Servem para comprovar a origem e o destino dos bens, garantindo a rastreabilidade da operação junto da Autoridade Tributária e Aduaneira, a AT.

Estes documentos são exigidos em diversos contextos, como entregas a clientes, transferências entre armazéns ou movimentações internas em empresas com vários estabelecimentos.

Quando é obrigatória a emissão de um documento de transporte?

Nem todas as movimentações de mercadorias obrigam à emissão de um documento de transporte, mas a maioria sim. Eis algumas situações em que este documento é obrigatório:

• Entregas de bens ao cliente, com ou sem faturação imediata
• Transferência de stock entre armazéns da mesma empresa
• Devoluções de bens por parte do cliente
• Prestação de serviços que envolvam deslocação de materiais

No entanto, há exceções. Por exemplo, compras de mercadorias com transporte feito pelo fornecedor, desde que devidamente documentado, podem dispensar a emissão do documento pelo comprador.

Por que são emitidos os documentos de transporte?

A emissão de documentos de transporte tem como objetivos o combate à evasão fiscal e garantir legalidade na circulação dos bens em Portugal.

Ao acompanharem a mercadoria durante o transporte, este documentos fornecem informações essenciais para o controlo fiscal, permitindo combater a evasão fiscal. Além disso, garantem a rastreabilidade dos bens em circulação, permitindo acompanhar o percurso dos mesmos desde a origem até ao destino. Desta forma, é mais fácil detetar eventuais irregularidades no processo de transporte das mercadorias.

Que tipos de documentos de transporte existem?

A legislação portuguesa identifica diferentes tipos de documentos de transporte, com finalidades distintas. Estes são alguns dos principais tipos de documentos de transporte:

• Guia de Remessa – é utilizada para acompanhar bens enviados ao cliente, antes da emissão da fatura. Deve conter a indicação de que será emitida fatura posteriormente
• Guia de Transporte - é o documento mais utilizado e serve para a maioria das movimentações. Substitui outras guias em diversas situações
• Guia de Movimentação de Ativos Próprios - este documento é usado para permitir a circulação interna de bens, como transferências entre armazéns ou filiais. É o tipo de documento emitido ao abrigo do regime de movimentação de ativos próprios
• Guia de Devolução - Acompanha a devolução de mercadorias, tanto por parte do cliente como da empresa

Nos casos em que as mercadorias são vendidas e transportadas ao mesmo tempo, a própria fatura pode servir de documento de transporte.

A escolha do tipo de documento deve corresponder à operação realizada. Caso contrário, a empresa pode estar sujeita a sanções.

Como emitir e comunicar os documentos de transporte?

A emissão de um documento de transporte deve ser feita antes do início do transporte, bem como a sua comunicação à AT. Esta comunicação é obrigatória nos seguintes casos:

• Sempre que os bens sejam transportados por meios próprios ou por terceiros em nome da empresa
• Quando o destino final esteja em território nacional e o volume dos bens justifique a rastreabilidade

A comunicação dos documentos de transporte à AT pode ser feita de três formas:

• Via webservice, serviço integrado no software de faturação
• Através do Portal das Finanças
• Por envio do SAF-T (PT) de transporte, em casos excecionais

É importante referir que, após a comunicação, a AT gera um código de identificação atribuído a cada documento. Este deve constar no documento e acompanhar os bens.

Quais são os dados obrigatórios dos documentos de transporte?

Para que o documento de transporte seja considerado válido, deve conter obrigatoriamente os seguintes elementos:

• Nome, firma ou denominação social do remetente
• Morada ou sede, e número de identificação fiscal do remetente
• Nome, firma ou denominação social do destinatário
• Morada ou sede, e número de identificação fiscal do destinatário
• Local de carga e descarga
• Data e hora do início do transporte
• Designação comercial dos bens com indicação das quantidades ou unidades
• Código de identificação único do documento atribuído pela AT

A ausência ou incorreção de qualquer um destes elementos pode levar à aplicação de coimas.

Que penalizações existem por incumprimento na emissão e comunicação dos documentos de transporte?

O não cumprimento das obrigações associadas aos documentos de transporte pode acarretar:

• Coimas entre 150€ e 3750€ por falta de emissão
• Coimas entre 300€ e 7500€ por falta de comunicação à AT
• Apreensão de bens pelas autoridades fiscais, em caso de transporte não documentado

Estas penalizações aplicam-se tanto a empresas como a transportadoras. Por isso, é essencial garantir o cumprimento rigoroso da legislação.

Como é que o CentralGest Cloud pode ajudar na emissão de documentos de transporte?

Emitir e comunicar documentos de transporte pode ser uma tarefa complexa se feita manualmente. Com o software de faturação online da CentralGest Cloud, as empresas conseguem:

✅ Emitir documentos com apenas alguns cliques

✅ Gerir guias de transporte, remessa e devolução num só local

✅ Comunicar automaticamente os documentos à AT, através do serviço de webservice

✅ Obter relatórios com o histórico de transportes por cliente ou produto

Ao digitalizar este processo, reduz-se o risco de erro humano, poupa-se tempo e garante-se a conformidade legal da empresa. Adira ao Centralgest Cloud e beneficie de uma solução simples, eficiente e automatizada para a faturação da sua empresa.