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A gestão de tesouraria é uma das áreas que mais influencia a estabilidade financeira de qualquer empresa. Controlar entradas e saídas das contas bancárias, prazos de recebimento e compromissos futuros não é simples quando se trabalha com processos manuais.

É aqui que um software de faturação pode assumir um papel essencial. Este é necessário não só para emitir documentos, mas também para apoiar o planeamento de caixa e a tomada de decisão.

Neste artigo, explicamos como é que a faturação pode ser usada como ferramenta de gestão de tesouraria. Explicamos que indicadores deve acompanhar, como antecipar necessidades futuras e de que forma um sistema digital prepara a empresa para cada ciclo financeiro.

De que modo a tesouraria depende diretamente da faturação?

A faturação é o ponto de partida para prever a entrada de dinheiro na empresa. Cada fatura emitida representa um valor que deverá ser recebido num prazo específico. Quando esta informação está organizada e atualizada num software, torna-se mais simples acompanhar:

• Contas a receber em cada período
• Datas previstas para entradas de caixa
• Clientes com maior peso nos recebimentos
• Faturas vencidas ou em risco de atraso

Ao centralizar estes dados, deixa de ser necessário cruzar folhas de cálculo ou verificar documentos um a um. A tesouraria passa a assentar em dados reais e consolidados.

Como é que o software de faturação ajuda a controlar prazos de recebimento?

Os prazos de recebimento são um dos pontos que podem ser mais afetados por atrasos de clientes.

Um software de faturação facilita o controlo de forma muito direta:

• Identifica faturas por vencer de forma automática
• Assinala faturas vencidas
• Permite filtragens por cliente ou período
• Gera alertas internos para acompanhar cobranças

Por exemplo, suponhamos que uma empresa emite uma fatura ao dia 2 de cada mês, com prazo de 30 dias. O sistema de faturação consegue mostrar a data exata em que o dinheiro deverá entrar na empresa. Assim, a equipa financeira sabe quando pode contar com o valor e ajusta as restantes operações.

Como é que o software contribui para prever as necessidades de caixa?

A previsão de tesouraria depende de saber quanto dinheiro vai entrar e quanto precisa de sair.

Quando a faturação está integrada num sistema digital, a empresa consegue:

• Estimar receitas futuras com base nas faturas emitidas
• Analisar padrões de recebimentos
• Comparar períodos e identificar sazonalidade
• Preparar pagamentos com base em previsões reais

Um exemplo comum é a gestão de compras. Se a empresa sabe que vai receber 20.000€ num determinado período, pode programar pagamentos a fornecedores para essa altura. Dessa forma, não compromete o seu saldo nem precisa de recorrer a créditos de curto prazo desnecessários, com elevadas taxas de juro.

Qual o impacto da faturação na gestão de clientes e no risco de incumprimento?

A faturação não serve apenas para emitir documentos. Outro dos seus objetivos é garantir o acesso ao histórico do comportamento de cada cliente ao longo do tempo.

Um software permite consultar:

• Histórico de compras
• Ritmo de pagamentos
• Volume médio e frequência de faturação
• Clientes que tendem a atrasar pagamentos

Este conhecimento é valioso para ajustar condições de venda, negociar prazos ou aplicar políticas de adiantamento quando necessário. Empresas que monitorizam estes dados tendem a reduzir o risco de incumprimento e a manter uma tesouraria mais saudável.

Que indicadores podem ser acompanhados através do software?

Alguns indicadores são especialmente úteis para uma boa gestão de tesouraria:

• Total de faturas emitidas no mês
• Valor total faturado
• Valor previsto de recebimentos
• Percentagem de faturas vencidas
• Valor médio faturado por cliente
• Volume de vendas total por produto ou serviço

Estes dados permitem perceber se a empresa está a crescer, estabilizar ou enfrentar quebras que podem afetar a liquidez. Ao acompanhar estes números de forma contínua, decisões como ajustar margens, renegociar contratos ou reformular preços tornam-se mais objetivas.

Como otimizar a tesouraria com avenças e faturação recorrente?

Cada vez mais empresas trabalham com serviços regulares.

Ao usar a faturação recorrente, é possível:

• Assegurar uma entrada de caixa previsível
• Reduzir atrasos por esquecimento do cliente
• Simplificar o processo de cobrança
• Manter contratos organizados

Este tipo de faturação ajuda a estabilizar a tesouraria e a criar uma base financeira mais previsível, especialmente em empresas de serviços mensais.

De que forma a integração com contas correntes e pagamentos melhora a visibilidade?

Quando a faturação está ligada às contas correntes, a empresa consegue ver em tempo real:

• O saldo de cada cliente
• Pagamentos já associados
• Diferenças a regularizar
• Faturas liquidadas e por liquidar

Esta integração reduz erros e elimina o trabalho manual de cruzar documentos. Além disso, permite que o gestor saiba exatamente quanto está disponível, quanto falta cobrar e quando o dinheiro deverá entrar.

Como usar a informação do software de faturação na gestão de tesouraria das empresas no dia-a-dia?

Imagine uma empresa que vende serviços técnicos. Num mês emite faturas, num valor total de 15.000€, com prazos de vencimento a 30 dias.

No software de faturação, verifica que:

• Há faturas a vencer dentro de uma semana, num valor total de 5.000€
• Há previsão de recebimentos no valor de 7.000€, que deverão ocorrer no fim do mês
• Existem faturas já vencidas, ou seja, recebimentos em atraso, no valor de 3.000€

Com esta informação, pode:

• Programar pagamentos de fornecedores apenas após as entradas confirmadas
• Ajustar o calendário de compras
• Contactar clientes em atraso com base em dados atualizados
• Reforçar a liquidez antes de períodos de maior despesa

A tesouraria passa a ser uma função planeada, e não uma reação a eventos inesperados.

Como é que o CentralGest Cloud apoia a gestão de tesouraria de forma integrada?

O CentralGest Cloud reúne a faturação, a gestão comercial e o planeamento de tesouraria numa única plataforma. Permite emitir documentos, controlar recebimentos, acompanhar contas correntes e prever o fluxo de caixa com base em dados reais. Tudo isto é feito online e sempre de forma atualizada.

Para quem quer otimizar a gestão financeira e reduzir riscos de falta de liquidez, o nosso software permite realizar todas estas operações:

• Faturação completa e automática
• Faturação de avenças
• Gestão de clientes e o seu histórico comercial e de transações
• Ligação às contas correntes
• Planeamento de tesouraria
• Alertas e dashboards com indicadores úteis

O Centralgest Cloud é um software de faturação certificado que facilita a tomada de decisão e ajuda empresas a manter uma tesouraria organizada. É uma solução de faturação completa que permite o controlo sobre a tesouraria da sua empresa.