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A emissão de documentos de venda faz parte da rotina diária de qualquer empresa. Contudo, continuam a surgir dúvidas sobre quando deve ser emitida uma fatura ou uma fatura simplificada. Ambas são documentos legalmente válidos, mas cada uma tem regras, limites e finalidades específicas.

Neste artigo, damos respostas claras às principais questões relacionadas com este tema. Explicamos o que distingue estes documentos, em que situações cada um é utilizado, quais os seus elementos obrigatórios e como evitar erros comuns. Além disso, demonstramos ainda como um software de faturação como o CentralGest Cloud pode simplificar o processo de emissão dos documentos.

O que é uma fatura?

Regra geral, a fatura é o documento base das operações comerciais. Regista a venda de bens ou serviços, identifica o emitente e o adquirente e descreve de forma completa os valores e impostos aplicáveis.

É o documento mais completo e o que confere maior segurança fiscal ao cliente e à empresa.

O que deve conter uma fatura?

As faturas devem incluir informação mais detalhada sobre a transação realizada.

Por isso, segundo o n.º 5 do artigo 36.º do CIVA, devem apresentar os seguintes elementos na sua composição:

• Data em que os bens foram vendidos ou os serviços prestados
• Identificação do vendedor e comprador
• NIF do cliente, sempre que o cliente o solicite ou quando exista obrigatoriedade legal
• Descrição completa dos bens ou serviços prestados
• Preço unitário e valor total
• Taxas de IVA e valores de IVA
• Eventuais descontos
• Condições de pagamento
• Código QR
• Código Único do Documento, o ATCUD

Todo este detalhe é obrigatório porque a fatura serve como comprovativo para efeitos fiscais e contabilísticos.

O que é uma fatura simplificada?

A fatura simplificada é um documento mais rápido de emitir e que exige menos informação. Destina-se a agilizar vendas simples ou de baixo valor, geralmente no setor do retalho ou de prestação de serviços de pequeno montante.

Apesar de simplificada, continua a ser um documento fiscal válido perante a Autoridade Tributária e Aduaneira, a AT.

O que deve conter uma fatura simplificada?

Por lei, a fatura simplificada não precisa de incluir tantos elementos como as faturas.

Deve incluir os seguintes elementos obrigatórios:

• Data de emissão
• Identificação do vendedor ou prestador de serviços
• Descrição dos bens ou serviços, incluindo nome, preço e quantidade
• Preços unitários e valor total do documento
• Taxas de IVA e valores de IVA
• NIF do cliente se este for um sujeito passivo de IVA ou se assim o solicitar

Em que situações posso emitir uma fatura simplificada?

Esta é uma das perguntas mais procuradas no Google relativamente a este tema. A opção por emitir uma fatura ou uma fatura simplificada depende do tipo de operação e do valor da venda.

A fatura simplificada pode ser utilizada nas seguintes situações:

• Venda de bens por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares, quando o valor da venda não ultrapassa os 1.000€
• Outras vendas de bens e prestações de serviços que apresentem um valor não superior a 100€
• Vendas de bens e prestações de serviços por sujeitos passivos de IVA que beneficiem da isenção prevista pelo artigo 53.º do CIVA

Estes limites aplicam-se apenas a transações dentro do território nacional. Em operações intracomunitárias ou exportações devem ser sempre emitidas faturas.

Exemplo prático

• Se uma loja de roupa vende uma peça no valor de 45€, pode emitir uma fatura simplificada
• Se um consultor presta um serviço rápido no valor de 80€, também pode emitir este tipo de documento
• Mas se realizar uma venda de bens a 1.200€, mesmo sendo uma operação simples, tem de emitir uma fatura

Quais são as principais diferenças entre a fatura e a fatura simplificada?

As principais diferenças entre fatura e fatura simplificada passam por:

• Complexidade da informação - a fatura inclui informação mais completa enquanto a fatura simplificada exige menos elementos
• Valor máximo permitido – as faturas simplificadas só podem ser emitidas quando o valor da venda não ultrapassa os limites legais. No caso das faturas, estes limites não se aplicam
• Obrigatoriedade de NIF do cliente - a fatura exige a colocação do NIF do cliente em várias situações. Na fatura simplificada, a colocação do NIF do cliente apenas é obrigatória se este for sujeito passivo de IVA
• Âmbito de utilização - a fatura aplica-se a qualquer operação; a fatura simplificada aplica-se, regra geral, a vendas de baixo valor

É necessário distinguir estes dois tipos de documentos para evitar erros e garantir o cumprimento das obrigações legais.

Que erros são mais comuns na emissão de faturas e faturas simplificadas?

Alguns erros acontecem com frequência na emissão destes dois tipos de documentos.

Alguns dos principais erros passam por:

• Emissão de faturas simplificadas quando o valor das vendas ultrapassa os limites legais para a utilização deste tipo de documento
• Falta de indicação do NIF quando o cliente o solicita
• Descrição demasiado vaga dos bens ou serviços vendidos
• Utilização da fatura simplificada em operações com empresas estrangeiras
• Omissão da taxa de IVA aplicável

Estes problemas podem levar a correções fiscais ou à necessidade de emitir documentos retificativos.

O software de faturação ajuda a evitar erros?

A emissão de documentos torna-se mais simples com um software de faturação, como o Centralgest Cloud.

O CentralGest Cloud é um programa de faturação certificado que permite:

• A emissão rápida de faturas e faturas simplificadas
• Preenchimento automático de dados de clientes e artigos
• Ligação à contabilidade para registo imediato
• Geração de ATCUD e QR Code
• Histórico completo de documentos e duplicação rápida
• Emissão de documentos a partir de qualquer dispositivo

Estas funcionalidades reduzem erros, poupam tempo e garantem o cumprimento das obrigações fiscais.

Resumindo, a escolha entre fatura e fatura simplificada não tem de ser complicada. Compreender os critérios legais, os limites e a informação necessária em cada caso permite emitir documentos corretos desde o primeiro momento.

Com o software adequado, como o CentralGest Cloud, todo o processo é feito de forma mais rápida, intuitiva e segura. O nosso programa ajuda empresas e gabinetes de contabilidade a manter o controlo da faturação e a cumprir as regras fiscais sem complicações.