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A gestão das despesas dos colaboradores é uma das áreas onde as empresas mais sentem falta de organização. Entre ajudas de custo, quilómetros e benefícios como o cartão refeição, é fácil perder o controlo de todas as despesas.

Neste artigo, explicamos os pontos essenciais sobre cada um destes tipos de despesas: ajudas de custo, quilómetros e cartão refeição. Explicamos em que consiste cada uma delas e os vários aspetos legais relacionados com as mesmas.

O que são ajudas de custo e quando podem ser pagas?

As ajudas de custo correspondem a valores pagos ao colaborador para compensar despesas inevitáveis durante deslocações ao serviço da empresa. Podem cobrir alimentação, alojamento ou pequenos gastos ocasionais.

As empresas costumam atribuí-las quando existe:

• Deslocação temporária para outra cidade
• Participação em formações externas
• Visitas comerciais
• Viagens para reuniões ou clientes

O grande objetivo é que o colaborador não tenha de suportar custos que pertencem à empresa. Estas ajudas podem estar isentas de IRS e Segurança Social até determinados limites. A partir do valor limite, estarão sujeitas a tributação em IRS e contribuições para a Segurança Social.

Por norma, os limites de isenção das ajudas de custo mudam ao longo dos anos, por decisão legal. Regra geral, estes coincidem com os valores das ajudas de custo atribuídos a funcionários públicos. Os limites de isenção de ajudas de custo previstos para 2026 são de:

• 65,89€ para a generalidade dos trabalhadores, para deslocações em território nacional
• 72,65€ para administradores e gerentes, para deslocações em território nacional
• 156,36€ para a generalidade dos trabalhadores, para deslocações em território estrangeiro
• 175,42€ para administradores e gerentes, para deslocações em território estrangeiro

Como funcionam as ajudas de custo nacionais e internacionais?

A diferença principal está nos limites e nos tipos de despesas abrangidas. Normalmente, as ajudas de custo para deslocações no estrangeiro têm valores superiores, uma vez que o custo de vida pode ser mais elevado.

Nas deslocações nacionais:

• As ajudas de custo costumam dividir-se entre refeição e alojamento
• É necessária uma prova clara da deslocação (ordem de serviço, e-mail, registo interno, entre outras provas)

Nas deslocações internacionais:

• Os valores diários podem ser mais altos
• É importante comprovar a necessidade da viagem e o período de permanência

A empresa deve registar tudo no processamento salarial e manter evidências que justifiquem o pagamento em caso de auditoria fiscal. Estes valores deverão ser, então, refletidos nos recibos de vencimento dos colaboradores.

Como calcular o reembolso de quilómetros?

A compensação por quilómetros é atribuída quando o colaborador utiliza viatura própria ao serviço da empresa. O cálculo faz-se multiplicando a distância percorrida pelo valor de referência pago por quilómetro percorrido.

A compensação por quilómetros está também sujeita a limites legais para isenção de tributação em IRS e contribuições para a Segurança Social. Em 2026, o limite unitário está estabelecido em 0,40€, que corresponde ao valor atribuído aos funcionários públicos. O setor privado poderá estabelecer os seus próprios valores.

Como aplicar o cálculo na prática?

Um colaborador deslocou-se 120 km em viatura própria, por motivos profissionais. A empresa para a qual trabalha paga 0,40€ por quilómetro percorrido. Qual será o valor do reembolso do funcionário?

• Percurso total: 120 km
• Valor por km: 0,40€
• Reembolso devido: 120 x 0,40 = 48€

Neste caso, o valor do reembolso estaria totalmente isento de IRS e contribuições para a Segurança Social.

A empresa deve fazer uma gestão rigorosa e digital dos quilómetros percorridos pelos funcionários em viatura própria. O controlo manual frequentemente leva a erros, falhas de cálculo e atrasos.

Por que é importante registar os mapas de quilómetros de forma organizada?

Um histórico consistente dos quilómetros percorridos em viaturas próprias dos colaboradores permite:

• Evitar duplicações de pedidos
• Comprovar deslocações em inspeções fiscais
• Garantir equidade entre colaboradores
• Preparar decisões internas sobre atribuição de viaturas da empresa ou revisões de rotas

O cartão refeição é uma alternativa ao subsídio de alimentação?

Sim, o cartão refeição é uma forma moderna de atribuir o subsídio de refeição. Apresenta a vantagem de ter limites de isenção superiores, quando comparado com o subsídio de refeição pago em dinheiro. Em 2026, o limite de isenção unitário do subsídio de refeição pago em valor é de 6,15€. Já o limite para o subsídio de refeição pago em cartão é de 10,46€.

As empresas escolhem esta opção porque:

• Simplifica a gestão dos valores mensais
• Reduz a carga fiscal até ao limite fixado para isenção
• É bem aceite pelos colaboradores, dado que pode ser usado em supermercados e restaurantes

Além disso, muitas empresas associam o cartão refeição a políticas internas para promover hábitos saudáveis ou maior controlo da atribuição do benefício.

Vale a pena a empresa pagar o subsídio de refeição em cartão?

O cartão refeição pode ser utilizado para facilitar a gestão das despesas das empresas e proporcionar benefícios aos trabalhadores, já que:

• Evita pagamentos manuais
• Garante registos automáticos com extratos claros
• Reduz erros no processamento salarial
• Permite planear melhor os custos associados
• Diminui a carga fiscal e contributiva dos funcionários

Desta forma, há benefícios em pagar o subsídio de refeição em cartão, tanto para trabalhadores como para entidades empregadoras.

Como garantir que o pagamento das despesas de colaboradores está em conformidade com a legislação?

A maior dificuldade das empresas é assegurar que cada despesa é tratada corretamente para efeitos fiscais e contributivos.

Para evitar erros, é essencial que existam:

• Políticas da empresa claras sobre deslocações profissionais
• Limites definidos para ajudas de custo
• Registos de quilómetros percorridos em viaturas dos trabalhadores, com comprovativos
• Processamentos salariais atualizados com as regras em vigor
• Arquivo digital dos documentos associados

Como é que o CentralGest Cloud pode ajudar na gestão de despesas de colaboradores?

Gerir despesas de colaboradores de forma organizada exige precisão, controlo e automatização.

O CentralGest Cloud integra estes processos no próprio software, permitindo:

• Registar ajudas de custo e quilómetros de forma estruturada
• Associar documentos digitalizados a cada despesa
• Controlar limites de isenção atualizados
• Integrar de forma automática as despesas dos colaboradores no processamento salarial
• Reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas

Além disso, o arquivo digital integrado permite manter todos os comprovativos acessíveis e organizados, evitando falhas e garantindo conformidade fiscal.

O Centralgest Cloud é a solução ideal para empresas que procuram eficiência e rigor na gestão de despesas dos colaboradores. O nosso programa oferece uma solução completa, simples e acessível, pronta para acompanhar o crescimento da equipa e da organização.