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O cálculo da retenção na fonte em IRS é uma importante componente do processamento salarial dos trabalhadores. A lei determina que este valor é calculado pela aplicação das tabelas de retenção em IRS. 

Para que este valor seja calculado corretamente, é fundamental aplicar as tabelas de retenção em vigor no momento do processamento salarial. A aplicação de tabelas desatualizadas leva ao cálculo errado das retenções, e, consequentemente, a erros nos valores entregues ao Estado. Para cumprir com todas as questões legais, é fundamental aplicar as novas tabelas, sempre que haja atualizações legais.

Neste artigo, explicamos como é calculada a retenção na fonte em IRS e a importância de aplicar as tabelas atualizadas no processamento salarial. 

Quais são os principais descontos a incidir sobre o salário dos trabalhadores? 

Os principais descontos a incidir sobre os rendimentos do colaborador incluem, essencialmente impostos e contribuições.

Entre os principais descontos sobre a remuneração, destacamos: 

• Retenção na Fonte em IRS 
• Contribuições para a Segurança Social 
• Descontos para o sindicato 
• Outro tipo de deduções legais, como as penhoras de vencimento 

O que é a retenção na fonte em IRS? 

Os trabalhadores pagam um imposto sobre os seus rendimentos, o designado Imposto Sobre os Rendimentos das Pessoas Singulares, o IRS. 

Apesar de ser um imposto anual, o trabalhador vai pagando ao longo do ano através da retenção mensal em IRS. Ou seja, é descontada todos os meses uma parte do salário do colaborador, para ser entregue à AT. A retenção na fonte é uma espécie de adiantamento do imposto ao Estado. 

Como se calcula a retenção na fonte em IRS? 

A retenção na fonte em IRS calcula-se pela aplicação das tabelas de retenção na fonte em IRS. Existem várias tabelas de retenção, aplicáveis nas mais diferentes situações.

Estas variam conforme: 

• Categoria de rendimentos – do trabalho dependente ou de pensões 
• Localização fiscal – Portugal continental, Açores ou Madeira 
• Estado/situação civil – não casado, casado um titular ou casado dois titulares 
• Número de dependentes 
• Existência ou não de incapacidade superior a 60% 

Cada uma das tabelas apresenta vários escalões de rendimentos. O trabalhador tem de determinar em que escalão de rendimentos se enquadra. 

Para determinar o valor de IRS, há que definir as seguintes variáveis para o escalão de rendimentos do trabalhador: 

• Taxa marginal 
• Parcela a abater 
• Parcela a abater por dependente 

A retenção em IRS calcula-se aplicando a seguinte fórmula: 

Retenção em IRS = Remuneração Mensal x Taxa Marginal – Parcela a Abater – (Parcela Adicional a Abater por Dependente x N.º de Dependentes) 

De seguida, apresentamos o exemplo de uma tabela de retenção em IRS deste ano. Esta aplica-se a titulares não casados sem dependentes ou casados dois titulares, residentes em Portugal Continental:

As tabelas de retenção em IRS alteram ao longo do tempo? 

Sim, em Portugal, as tabelas de retenção em IRS alteram ao longo do tempo, existindo várias razões para isso. 

Estas alteram para acompanhar as mudanças nas taxas e escalões de IRS definidos anualmente no Orçamento de Estado. É expectável que o valor de retenção em IRS pago pelos trabalhadores seja ajustado ao valor de IRS que irão pagar na totalidade. Para que isto seja possível, as tabelas de retenção em IRS têm de ser atualizadas ao longo dos anos. 

Além disso, devem ser alteradas cada vez que existem alterações legais importantes, como a atualização do salário mínimo nacional. As tabelas têm sido definidas para que os trabalhadores que aufiram rendimentos até ao salário mínimo nacional não retenham imposto. Tendo sido norma o aumento do salário mínimo todos os anos, também as tabelas de retenção em IRS têm sido atualizadas nesse sentido. 

Por vezes, ocorrem atualizações das tabelas a meio do ano. Nestes casos, regra geral, trata-se de tabelas transitórias que visam ajustar o valor da retenção e compensar o valor já retido. Foi o que ocorreu no ano de 2025. Em 2025, as tabelas foram atualizadas duas vezes, para efetuar precisamente este tipo de ajustes.  

O que acontece se não aplicar as tabelas de retenção em IRS atualizadas no processamento de salários? 

As entidades empregadoras devem procurar efetuar o processamento de salários, aplicando as tabelas de retenção em IRS em vigor no período em questão. A não aplicação das tabelas de retenção atualizadas pode acarretar problemas legais, fiscais e prejudicar a relação com os trabalhadores.  

A aplicação de tabelas de retenção em IRS não atualizadas no processamento de salários acarreta as seguintes consequências: 

• Cálculo errado da retenção em IRS 

Ao aplicar a tabela de retenção incorreta, o cálculo da retenção em IRS também fica incorreto. A entidade empregadora é a responsável por entregar o imposto retido à AT. Se a taxa de retenção aplicada for inferior à devida, a empresa fica em falta com a AT. Nestas situações, a empresa poderá sofrer algumas penalizações fiscais. 

Se a empresa reteve um valor superior ao devido, então o trabalhador irá receber um valor líquido inferior ao que teria direito. Este tipo de enganos condiciona a satisfação do colaborador e a boa imagem que poderia ter da empresa.  

Neste caso, a empresa tem duas hipóteses. Pode proceder à correção dos recibos de vencimento, o que implica a correção da Declaração Mensal de Remunerações. Ou pode optar por não corrigir, sendo o valor de IRS acertado na entrega da Declaração de IRS, a Modelo 3.

Porém, esta última solução poderá não ser do agrado do funcionário, que viu o seu rendimento líquido mensal reduzido.  

• Recibos de vencimento e declarações de remunerações errados 

A aplicação de uma tabela de retenção em IRS não atualizada faz com que os valores nos recibos de vencimento também fiquem errados. Consequentemente, os valores comunicados na DMR da AT também ficam incorretos. Logo, poderá ser necessário corrigir os recibos de vencimento e submeter declarações de substituição, o que exige mais tempo de trabalho despendido.

• Problemas na relação com os trabalhadores 

O cálculo do valor de IRS errado significa que o trabalhador poderá ter recebido um valor líquido mensal inferior, o que gera insatisfação. Ou pode significar que recebeu a mais. Neste caso, o trabalhador poderá ter de compensar o valor recebido a mais na entrega da Modelo 3, o que também provoca insatisfação.  

Ainda que a empresa possa proceder a correções, a relação de confiança entre colaboradores e entidade patronal pode ficar prejudicada.  

Quais as consequências legais de não atualizar as tabelas de retenção em IRS?

A não aplicação das tabelas de retenção na fonte em IRS atualizadas pode trazer penalizações legais à entidade patronal. A Autoridade Tributária pode aplicar coimas e juros de mora pela aplicação incorreta das tabelas de retenção.  

A empresa pode ser obrigada a retificar as declarações de remunerações e ajustar o valor de IRS retido ao colaborador. Se a retenção efetuada tiver sido inferior à devida, a empresa terá de entregar o valor em falta à AT. 

Este tipo de situações pode originar, posteriormente, danos à reputação da empresa por incumprimento fiscal e originar fiscalizações mais frequentes. 

Como assegurar a aplicação das tabelas de retenção em IRS no processamento de salários? 

As tabelas de retenção em IRS são frequentemente atualizadas. Por isso, é preciso estar atento às alterações legais que ocorrem ao longo do tempo. Só assim é possível garantir o correto processamento dos salários dos colaboradores. 

Torna-se mais fácil garantir que aplicamos as tabelas de retenção vigentes se usarmos um software de Recursos Humanos, como o Centralgest Cloud. 

O Centralgest Cloud é uma solução online para a gestão de Recursos Humanos e o processamento salarial das empresas. É um software dotado de imensos automatismos, que permite simplificar todas as tarefas relacionadas com o payroll e acompanhar todas as alterações legais.  

No Centralgest Cloud, sempre que existem alterações legais com impacto a nível dos RH, são feitas atualizações. Desta forma, garante que o processamento de salários seja feito corretamente, em rigor e de acordo com a legislação vigente. Como tal, esta tarefa é feita de forma mais segura, permitindo que as empresas cumpram com todos os requisitos legais em vigor. 

A questão das tabelas de retenção em IRS não é exceção. Sempre que há novas tabelas de retenção na fonte, o Centralgest Cloud é atualizado para garantir o correto processamento dos ordenados. É, por isso, uma solução fidedigna e adequada para a gestão de RH de empresas e gabinetes de contabilidade.

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie da nossa solução atualizada e fidedigna para o processamento salarial do seu negócio.