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A fatura é o documento comercial mais utilizado nas operações empresariais. Contudo, a forma como é emitida pode variar consoante se trate de uma transmissão de bens ou de uma prestação de serviços.

Compreender estas distinções é fundamental para garantir uma faturação clara, consistente e adaptada ao tipo de atividade da empresa. Desta forma, é possível facilitar a comunicação com clientes e a gestão interna dos processos comerciais.

Ao longo deste artigo, explicamos as principais diferenças entre a faturação de bens e a faturação de serviços, numa perspetiva prática e operacional.

Que diferenças devemos considerar na faturação de bens ou serviços?

A emissão de faturas segue regras gerais aplicáveis à maioria das operações comerciais, tanto para vendas de bens como para prestações de serviços.

Contudo, existem alguns aspetos práticos que diferenciam estes dois tipos de faturação.

De seguida, analisamos as principais diferenças a considerar na faturação de bens e de serviços:

Descrição e detalhe dos bens ou serviços faturados

A descrição dos bens ou serviços constitui um elemento obrigatório de qualquer fatura, sendo fundamental para identificar de forma clara a operação realizada.

Uma das principais diferenças na faturação de bens e serviços está precisamente na forma como essa descrição é construída.

Na faturação de bens, a descrição tende a ser mais padronizada, identificando o produto de forma objetiva e consistente ao longo das transações. Em alguns casos, especialmente quando não existem variações relevantes, a designação do produto mantém-se praticamente inalterada entre faturas.  

No caso da faturação de serviços, a descrição é geralmente mais flexível e adaptada à natureza da prestação. Pode incluir a indicação do tipo de serviço prestado, o período de execução, a quantidade de horas ou outros elementos relevantes.

Isto acontece porque os serviços tendem a ser mais variáveis e personalizados. Ou seja, podem diferir de cliente para cliente ou de projeto para projeto, tanto em conteúdo como em valor.

Exemplos:

• Faturação de bens: "Computador Portátil X", "Cimento CP II", "Vestido modelo Y". A descrição deve ser suficientemente clara para identificar o produto transacionado
• Faturação de serviços: "Prestação de serviços de consultoria em marketing digital – definição e execução da estratégia de redes sociais (15 horas)". A descrição deve refletir a natureza do serviço prestado e, quando relevante, o período ou o esforço associado

Emissão de faturas simplificadas

A fatura simplificada é um documento fiscal mais simples e com menos informação do que a fatura. É utilizado na faturação de vendas mais simples ou de baixo valor.

A sua emissão está prevista na legislação fiscal portuguesa, encontrando-se sujeita a limites específicos, que podem variar consoante o tipo de operação.

De forma geral, a fatura simplificada pode ser utilizada nas seguintes situações:

• Transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares, se o valor da operação não ultrapassar os 1.000€
• Prestações de serviços e outras transmissões de bens, se o valor da operação não ultrapassar os 100€

Estes limites aplicam-se apenas quando estão reunidas as condições legais previstas no Código do IVA. Como tal, podem existir situações em que a emissão de fatura simplificada não seja permitida, mesmo dentro destes valores.

Necessidade de emissão de documentos de transporte na transmissão de bens

A transmissão de bens implica, na maioria das situações, a emissão de documentos de transporte, como guias de remessa ou guias de transporte. Pelo Regime de Bens em Circulação, os documentos de transporte devem acompanhar os bens durante o transporte. Estes devem ser comunicados à AT antes do início da circulação, garantindo a rastreabilidade fiscal.

Regra geral, esta obrigação está associada à movimentação de bens entre diferentes locais, independentemente de existir ou não faturação imediata.

Em determinadas situações, a prestação de serviços pode implicar também a deslocação de bens ou materiais. Nestes casos, quando há transporte de mercadorias, aplica-se igualmente a obrigação de emissão de documentos de transporte.

Por exemplo, num serviço de instalação, como canalização, o técnico pode transportar tubos, torneiras ou outros materiais necessários à execução do trabalho. Neste caso, são aplicáveis as regras de circulação de bens.

Assim, a emissão de documentos de transporte está sobretudo associada à circulação de mercadorias. São, por isso, menos relevantes em operações que envolvam apenas a prestação de serviços sem movimentação de bens.

Qual o prazo para a emissão das faturas?

Apesar de haver algumas diferenças na faturação de bens e serviços, o prazo para a emissão de faturas segue uma regra geral comum. Segundo o artigo 36.º do CIVA, a fatura deve ser emitida até ao 5.º dia útil seguinte ao momento da realização da operação.

Como automatizar a emissão das faturas?

Ao longo deste artigo, analisámos alguns aspetos a considerar na faturação de bens e serviços. Desde a descrição dos artigos até à escolha do tipo de documento a emitir, são alguns os aspetos a ter em conta.

A gestão destes elementos pode tornar-se mais simples se o processo de faturação for automatizado. Esta automatização é possível através da utilização de um software de faturação certificado pela AT, como é o caso do Centralgest Cloud.

A utilização de um software de faturação certificado pela AT traz inúmeras vantagens aos utilizadores, nomeadamente:

• Cumprimento das obrigações legais na emissão e comunicação de documentos à AT
• Maior eficiência no processo de faturação, com redução do tempo necessário para a emissão de documentos
• Menor risco de erro humano na emissão de faturas e documentos associados
• Comunicação automática dos documentos emitidos
• Acesso seguro e centralizado á informação de faturação

A automatização da faturação contribui assim para uma gestão mais eficiente e organizada. Deste modo, permite às empresas focarem-se na sua atividade principal, com maior segurança e controlo dos processos administrativos.