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Os deveres e direitos de entidades empregadoras e trabalhadores estão consagrados no Código do Trabalho. Por isso, as empresas devem assegurar o cumprimento da legislação laboral e o respeito pelos direitos dos seus colaboradores. 

Para assegurar o cumprimento destas normas, existem entidades fiscalizadoras responsáveis por monitorizar as condições de trabalho e assegurar o cumprimento da lei. Uma das formas de o fazer é através de inspeções laborais.

Embora possam ocorrer de forma planeada ou inesperada, as inspeções laborais não têm de representar um motivo de preocupação para as empresas. Se estas mantiverem a sua documentação organizada e os seus processos em conformidade com a legislação em vigor, nada terão a temer.

Neste artigo, explicamos em que consistem as inspeções laborais e como preparar a sua empresa para as enfrentar com confiança.

O que é uma inspeção laboral? 

Uma inspeção laboral ou inspeção do trabalho tem como principal objetivo fiscalizar o cumprimento da legislação laboral. Durante uma inspeção, podem ser analisados vários aspetos relacionados com a empresa, nomeadamente:

• condições de trabalho dos colaboradores
• cumprimento das regras relativas à contratação e cessação de contratos de trabalho
• horários de trabalho, períodos de descanso e férias  
• segurança e saúde no trabalho
• processamento de salários
• cumprimento das obrigações contributivas perante a Segurança Social

Que entidade é responsável pela realização de uma inspeção laboral em Portugal? 

Em Portugal, as inspeções laborais são realizadas pela Autoridade para as Condições do Trabalho, cuja atividade é regulada pelo Decreto-Lei n.º 326-B/2007.

A Autoridade para as Condições do Trabalho é um organismo público tutelado pelo Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social. É responsável por fiscalizar o cumprimento da legislação laboral em entidades públicas e privadas, nos setores de atividade onde exista prestação de trabalho.

A sua principal missão passa por garantir melhores condições de trabalho e assegurar o respeito pelos direitos dos trabalhadores.

Quando pode ocorrer uma inspeção laboral? 

As inspeções laborais podem ocorrer:

• na sequência de denúncias ou queixas relacionadas com o incumprimento da legislação laboral
• no âmbito de ações de fiscalização promovidas pela ACT

As denúncias podem ser apresentadas pelo trabalhador visado ou por terceiros, incluindo de forma anónima. Nestes casos, a ACT analisa a denúncia, definindo qual o procedimento a adotar tendo em conta a natureza e gravidade da ocorrência.  

Nos casos que o justifiquem, poderá ser realizada uma visita ao local de trabalho por um Inspetor da ACT. Durante a inspeção, este pode solicitar documentos à empresa e pedir para entrevistar trabalhadores. 

Por isso, é importante que as empresas mantenham a documentação laboral organizada e assegurem o cumprimento das obrigações legais. Desta forma, estarão preparadas para enfrentar uma eventual fiscalização.

Quais são as funções do Inspetor do Trabalho? 

O Inspetor do Trabalho tem como principal missão verificar o cumprimento da legislação laboral. No exercício das suas funções, pode:

• Visitar locais de trabalho, sem necessidade de aviso prévio
• Fazer-se acompanhar por técnicos de peritagem ou outras entidades, como representantes de associações sindicais ou patronais, quando necessário
• Visitar os locais acompanhados de autoridades policiais, em situações justificadas
• Entrevistar trabalhadores e empregadores
• Solicitar documentos e registos referentes à relação laboral
• Notificar a empresa para corrigir situações de incumprimento ou adotar medidas preventivas

Quando são detetadas irregularidades, o inspetor pode exigir a regularização da situação dentro dos prazos legalmente estabelecidos. O incumprimento dessas determinações poderá dar origem à aplicação de coimas e outras sanções previstas na lei. 

O que fazer para garantir que a inspeção laboral decorre sem problemas? 

Se forem detetados incumprimentos da legislação laboral durante uma inspeção, a empresa poderá estar sujeita a sanções. Para minimizar este risco, é fundamental assegurar o cumprimento das obrigações legais, e adotar as seguintes práticas:

• Garantir a higiene e a segurança no local de trabalho 

A empresa deve proporcionar boas condições de segurança e higiene aos trabalhadores, de forma a garantir a sua saúde e bem-estar geral. Para isto, terá de garantir que os trabalhadores dispõem de equipamentos de proteção adequados e que são implementadas normas de proteção e segurança.

• Garantir boas condições dos equipamentos e das instalações

Os equipamentos e as infraestruturas devem estar em bom estado de conservação. Ou seja, devem reunir as condições necessárias para uma utilização segura por parte dos trabalhadores.

• Garantir o registo de acidentes de trabalho 

Sempre que ocorram acidentes de trabalho, a empresa deve manter um registo atualizado das ocorrências. Os registos devem incluir as circunstâncias em que ocorreu o acidente e as medidas de segurança adotadas para prevenir situações semelhantes.

• Fornecer formação adequada e necessária aos colaboradores 

A formação contínua é um dever da entidade empregadora, previsto no Código do Trabalho. Por isso, a empresa deve manter os registos das ações de formação realizadas e dos respetivos participantes. 

• Manter a documentação laboral organizada

A empresa deve manter um arquivo com toda a documentação e registos referentes aos contratos de trabalho. Devem ter as cópias dos contratos realizados bem como os registos e informações salariais dos trabalhadores. Para isso, a empresa deve utilizar um software de gestão de Recursos Humanos, que permita arquivar toda esta informação.

• Manter registos de baixas e licenças

É recomendado que a empresa conserve a documentação relativa a baixas por doença, licenças parentais e licenças de assistência a familiares. A empresa deve ainda certificar-se de que os direitos dos trabalhadores nestes momentos de maior fragilidade são respeitados.  

Para garantir o cumprimento destes requisitos, é aconselhável realizar auditorias internas periódicas. Desta forma, a empresa consegue identificar eventuais irregularidades atempadamente, assegurar a conformidade legal e reduzir o risco de penalizações.

Como é que um software de Recursos Humanos pode ajudar numa situação de inspeção laboral? 

Um software de Recursos Humanos é uma solução que permite gerir processos relacionados com a administração de pessoal e o processamento salarial. Entre outras funcionalidades, deve possibilitar o arquivo digital da documentação laboral e a centralização da informação necessária à gestão dos colaboradores.

É o caso do Centralgest Cloud, uma solução moderna e automatizada para a gestão de Recursos Humanos. A plataforma permite reunir num único local a informação necessária ao processamento salarial e ao cumprimento de diversas obrigações legais e declarativas.

Ao centralizar a informação numa única plataforma, torna-se mais fácil consultar documentos e monitorizar contratos de trabalho. Desta forma, caso seja solicitada documentação durante uma inspeção laboral, a empresa consegue aceder aos dados de forma mais simples e eficiente.  

Além disso, o Centralgest Cloud facilita a realização de auditorias internas e a organização da documentação laboral. Assim, contribui para uma gestão mais rigorosa e para uma maior preparação perante eventuais ações de fiscalização.

Se procura uma solução eficiente para a gestão de Recursos Humanos da sua empresa, conheça o Centralgest Cloud.