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Vender produtos ou prestar serviços a clientes no estrangeiro é uma realidade cada vez mais comum para empresas portuguesas. Contudo, quando uma fatura é emitida numa moeda estrangeira, podem surgir dúvidas sobre as taxas de câmbio e a conversão dos valores.

Neste artigo, explicamos como funcionam as taxas de câmbio nas faturas internacionais e qual a taxa a utilizar. Explicamos ainda que cuidados deve ter para evitar erros na faturação e na contabilidade.

O que são taxas de câmbio?

A taxa de câmbio representa o valor de uma moeda em relação a outra.

Para efeitos de registo contabilístico, uma transação em moeda estrangeira deve ser reconhecida na moeda funcional da entidade. Por exemplo, suponhamos que uma empresa portuguesa emite uma fatura em dólares americanos (USD). Esse valor terá de ser considerado em euros (EUR) para efeitos contabilísticos e fiscais.

Há que ter em conta que as taxas de câmbio podem variar diariamente. Logo, o valor em euros pode ser diferente entre a data da emissão da fatura e a data do respetivo pagamento.

Esta variação pode dar origem a ganhos ou perdas cambiais.

Posso emitir faturas noutra moeda?

Sim, as empresas portuguesas podem emitir faturas em moedas estrangeiras.

Alguns exemplos frequentes incluem:

• Dólares americanos (USD)
• Libras esterlinas (GBP)
• Francos suíços (CHF)
• Dólares canadianos (CAD)

A empresa deve emitir a fatura na moeda acordada com o cliente, para facilitar a relação comercial e o respetivo pagamento.

Contudo, para efeitos contabilísticos e fiscais em Portugal, os valores em moeda estrangeira têm de ser considerados em euros.

Que taxa de câmbio devo utilizar?

Uma das dúvidas mais comuns é precisamente esta.

Para efeitos de IVA, o artigo 16.º do CIVA determina que pode ser utilizada:

• a última taxa de câmbio divulgada pelo Banco Central Europeu
• ou a taxa de venda praticada por um banco estabelecido em Portugal.

A empresa pode ainda optar:

• pela taxa do dia em que o imposto se torna exigível
• pela taxa do primeiro dia útil do respetivo mês.

O mais importante é aplicar o critério adotado de forma consistente e manter o registo da taxa atualizada.

O que acontece se a taxa de câmbio mudar até ao pagamento?

Esta é uma situação perfeitamente normal.

Imagine o seguinte exemplo:

• Uma empresa portuguesa emite uma fatura de 10.000 USD a um cliente de outro país.
• Na data da emissão, a conversão corresponde a 9.200€.
• O cliente paga os 10.000 USD um mês depois.
• Entretanto, a taxa de câmbio alterou-se e esse valor corresponde agora a 9.350 €.

Neste caso, existe um ganho cambial de 150€. Se o valor em euros fosse inferior aos 9.200€, existiria uma perda cambial.

Estas diferenças devem ser corretamente registadas na contabilidade, uma vez que influenciam os resultados da empresa.

Quando é que existem diferenças cambiais?

As diferenças cambiais podem surgir quando existe uma alteração na taxa de câmbio entre a emissão da fatura e o respetivo pagamento.

Estas diferenças também podem ser apuradas no encerramento do período contabilístico.

Dependendo da evolução da taxa de câmbio, podem existir:

• Ganhos cambiais
• Perdas cambiais

Um software de gestão integrado com a contabilidade facilita o registo destas diferenças e ajuda a reduzir o risco de erros manuais.

O IVA muda quando a fatura é emitida noutra moeda?

Não, a moeda utilizada na fatura não altera, por si só, o enquadramento do IVA.

As taxas de IVA aplicáveis dependem sobretudo de fatores como:

• O país do cliente
• Se o cliente é uma empresa ou um consumidor final
• O tipo de operação realizada
• As regras aplicáveis ao comércio intracomunitário ou internacional

Assim, duas faturas emitidas na mesma moeda podem ter tratamentos de IVA diferentes.

Por esse motivo, é importante confirmar o enquadramento fiscal antes de emitir o documento.

Quais são os erros mais comuns nas conversões cambiais?

Apesar de as operações estrangeiras serem frequentes, continuam a verificar-se alguns erros na conversão cambial e no respetivo tratamento contabilístico.

Entre os mais comuns estão:

• Utilizar taxas de câmbio diferentes sem um critério consistente
• Utilizar uma taxa de câmbio inadequada ou correspondente a uma data incorreta
• Não reconhecer corretamente as diferenças cambiais
• Efetuar conversões manualmente, aumentando o risco de erro
• Não validar o enquadramento fiscal da operação internacional
• Não conservar informação que permita identificar ou justificar a taxa de câmbio utilizada

Embora possam parecer pequenos detalhes, estes erros podem originar divergências nos registos contabilísticos e processos de conferência, auditoria ou inspeção tributária.

Como simplificar a faturação internacional?

Gerir conversões cambiais através de folhas de cálculo ou cálculos manuais pode ser pouco eficiente e aumentar o risco de erro.

Regra geral, um software de faturação preparado para operações internacionais permite:

• Emitir documentos em várias moedas
• Aplicar taxas de câmbio de forma consistente
• Integrar a informação da faturação com a contabilidade
• Reduzir a necessidade de cálculos e registos manuais
• Apoiar o cumprimento das obrigações fiscais

Além disso, a centralização da informação pode facilitar o acompanhamento de pagamentos em tempo real, contas correntes e operações realizadas em diferentes moedas.

Como é que o Centralgest Cloud facilita a faturação internacional?

Faturar para o estrangeiro exige mais do que emitir documentos noutra moeda. É importante compreender as taxas de câmbio, saber que taxa utilizar e garantir que as diferenças cambiais são corretamente tratadas na contabilidade.

Ao adotar procedimentos consistentes e utilizar ferramentas adequadas, a empresa reduz o risco de erros. Assim, consegue melhorar o controlo financeiro e simplificar as operações internacionais.

Com o CentralGest Cloud, pode emitir faturas em diferentes moedas e gerir clientes internacionais. Consegue integrar a faturação com a contabilidade, centralizando a informação numa única plataforma. Desta forma, a gestão torna-se mais simples, segura e eficiente.