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A faturação é uma das principais obrigações legais de qualquer freelancer. Embora seja possível emitir faturas diretamente no Portal das Finanças, esta opção nem sempre é a mais prática. 

Um software de faturação pode simplificar este processo. Permite emitir documentos mais rapidamente, reduzir erros e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais. Perante as várias soluções disponíveis, é importante conhecer os principais critérios de escolha antes de optar por qualquer programa.

Neste artigo, explicamos quando um freelancer deve utilizar um software de faturação. Além disso, indicamos ainda o que deve considerar para escolher a solução mais adequada ao seu negócio.  

Os freelancers são obrigados a utilizar um software de faturação certificado? 

Os freelancers, sejam trabalhadores independentes ou Empresários em Nome Individual, devem faturar todos os bens vendidos ou serviços prestados. Regra geral, podem fazê-lo diretamente no Portal das Finanças, através da emissão de recibos verdes.  

Contudo, em determinadas situações, é obrigatório utilizar um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária. 

Esta obrigação aplica-se quando se verifica, pelo menos, uma das seguintes condições:

• O volume de negócios foi superior a 50.000€ no ano civil anterior 
• Existe obrigação ou opção pela contabilidade organizada 
• É utilizado um programa informático de faturação 

Mesmo quando não é obrigatório utilizar um software de faturação, este tipo de solução pode trazer várias vantagens. 

Quando é que um freelancer deve optar por um software de faturação? 

A opção de um software de faturação depende das características da atividade e do número de faturas emitidas.

Um freelancer pode emitir faturas diretamente no Portal das Finanças, sem qualquer custo associado. Para quem emite poucas faturas, esta opção pode ser suficiente.

Quando o volume de faturação aumenta, este processo pode tornar-se menos eficiente. No Portal das Finanças, a introdução de dados dos clientes, artigos faturados, preços e taxas de IVA, exige mais trabalho manual.

Apesar das melhorias introduzidas no Portal das Finanças, um software de faturação pode tornar a emissão de documentos mais rápida e simples.

Assim, para quem emite muitas faturas, utilizar um software pode ajudar a poupar tempo e reduzir tarefas manuais. Ainda que não esteja legalmente obrigado a tal, a opção por um programa de faturação pode ser vantajoso.

Como escolher o melhor software de faturação para um freelancer? 

Antes de escolher um software de faturação, deve considerar alguns critérios:

• Certificação pela AT  

Este é um dos principais critérios. Um programa certificado garante que a sua produção é feita segundo princípios rigorosos e obedecendo a todas as questões legais que se impõem.  

• Facilidade de utilização 

O programa deve ser intuitivo e fácil de utilizar. As principais tarefas devem poder ser realizadas de forma simples e rápida.  

• Facilidade de adaptação ao crescimento do negócio 

Não deve considerar apenas as necessidades atuais. Escolha uma solução que possa acompanhar o crescimento do negócio e permita adicionar novos módulos ou funcionalidades.

• Integração com outras áreas  

A integração com áreas como a gestão financeira ou a gestão de stocks permite centralizar informação e reduzir a introdução manual de dados.

• Funcionalidades úteis e automatizadas

Há várias ferramentas essenciais num programa de faturação que facilitam a gestão do negócio. Por exemplo, poderá ser vantajoso dispor de uma ferramenta que permita a faturação automática de avenças ou o controlo de contas correntes. 

• Custo-benefício 

Compare o custo do software com as funções de que realmente necessita. Deve escolher um software que apresente um custo razoável face à utilidade das funcionalidades de que dispõe para o seu negócio.  

• Preferência a softwares online 

Uma solução online permite trabalhar a partir de diferentes locais e dispositivos, oferecendo maior flexibilidade.

• Qualidade do suporte técnico 

Mesmo num programa intuitivo, podem surgir dúvidas ou dificuldades. Por isso, é importante avaliar a disponibilidade e a qualidade do suporte técnico.

Como é que o Centralgest Cloud pode ser uma mais-valia para um freelancer? 

O Centralgest Cloud reúne várias características que um freelancer deve procurar num software de faturação. Entre as principais vantagens destacam-se: 

• Software certificado pela AT, cumprindo os requisitos de certificação aplicáveis 
• Solução 100% cloud, acessível em qualquer lugar e dispositivo com ligação à Internet 
• Faturação recorrente automática, útil para avenças e serviços regulares
• Comunicação automática dos documentos à AT em tempo real, reduzindo tarefas administrativas 
• Emissão de faturas em vários idiomas, facilitando a faturação internacional
• Relatórios e indicadores, para acompanhar a evolução da faturação
• Integração com outras áreas da gestão, centralizando a informação
• Suporte técnico especializado, para esclarecer dúvidas e prestar apoio 

Numa única plataforma, o Centralgest Cloud ajuda a simplificar a faturação, poupar tempo e gerir a atividade de forma mais eficiente.