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As regras e necessidades de faturação podem variar consoante o setor de atividade. A restauração, a saúde ou a construção apresentam particularidades fiscais e operacionais que exigem alguns cuidados.

Conhecer estas diferenças ajuda a evitar erros, cumprir as obrigações fiscais e simplificar a gestão.

Neste artigo, explicamos as principais características na faturação nestes três setores. Indicamos quais os cuidados a ter e explicamos como um software de gestão pode facilitar o processo de faturação.

Por que é que a faturação varia de setor para setor?

Embora existam regras gerais de faturação, alguns setores apresentam particularidades relacionadas com:

• Os documentos emitidos
• O enquadramento do IVA
• A informação obrigatória nos documentos
• As exigências de controlo e auditoria

Conhecer estas diferenças é essencial para faturar corretamente e cumprir as obrigações aplicáveis a cada atividade.

Como funciona a faturação na restauração?

Na restauração, é frequente haver um elevado volume de documentos emitidos diariamente. Por isso, a rapidez e a correta configuração do sistema de faturação são importantes.

Emissão imediata de documentos

As vendas devem ser acompanhadas pelos respetivos documentos de faturação. É comum a utilização de sistemas POS integrados com software de faturação certificado pela Autoridade Tributária.

Gestão de pedidos e contas

Um software adaptado à restauração pode facilitar a gestão de mesas, divisão de contas e registo de consumos. Pode ainda facilitar a integração entre sala, cozinha e faturação.

Diferentes taxas de IVA

No mesmo documento, podem existir produtos ou serviços sujeitos a diferentes taxas de IVA. Por isso, é importante configurar corretamente as taxas aplicáveis a cada artigo ou serviço para evitar erros na faturação.

Quais são as particularidades da faturação na saúde?

Na área da saúde, é importante ter atenção ao enquadramento fiscal dos serviços e à confidencialidade da informação.

Enquadramento do IVA

Determinados serviços de saúde podem beneficiar de isenção de IVA, desde que cumpram as condições previstas na legislação.  Outros serviços podem estar sujeitos a IVA. Por isso, é importante confirmar o enquadramento aplicável.

Identificação dos serviços

A descrição dos serviços faturados deve ser clara e detalhada. Isto facilita a organização administrativa e a emissão de documentos, nomeadamente quando estão envolvidas seguradoras.

Integração com a gestão de utentes

Em clínicas e consultórios, a faturação pode estar integrada com o agendamento de consultas, a gestão de utentes e os pagamentos. Esta integração reduz tarefas manuais e facilita a gestão da informação.

Que cuidados existem na faturação da construção?

Na construção, a faturação pode envolver diferentes fases da obra e regras específicas de IVA.

Faturação por fases da obra

É comum faturar à medida que a obra avança. Ao invés de uma única fatura final, podem existir vários documentos correspondentes às diferentes etapas do projeto.

Por isso, é importante controlar todas as faturas já emitidas e os trabalhos ainda por executar.

Gestão de retenções

Consoante as condições do contrato, podem existir retenções sobre os valores faturados, por exemplo como garantia da execução dos trabalhos.  Estes valores devem ser devidamente controlados.

Autoliquidação de IVA

Em determinados serviços de construção civil, aplica-se a regra de inversão do sujeito passivo de IVA. Nestes casos, o prestador emite a fatura sem liquidar IVA e inclui a menção “IVA - autoliquidação”, cabendo ao adquirente liquidar o imposto.

Controlo financeiro da obra

É também importante acompanhar custos das obras, materiais utilizados, horas de trabalho, valores faturados e margem de rentabilidade de cada obra. Centralizar estas informações facilita o controlo financeiro dos projetos.

Quais são os erros mais comuns na faturação destes setores?

Apesar das diferenças entre atividades, existem erros comuns que podem afetar a faturação em todos os setores:

• Aplicar incorretamente as regras e taxas de IVA
• Emitir documentos com informação incompleta
• Não acompanhar alterações legais
• Duplicar registos devido à utilização de vários sistemas separados
• Perder tempo em processos totalmente manuais

Na maioria dos casos, estes problemas podem ser evitados através da utilização de um software de faturação atualizado e devidamente parametrizado.

Como pode um software de faturação facilitar o trabalho?

Um software de faturação adequado pode simplificar tarefas e facilitar a gestão do negócio.

Entre outras vantagens, um software de faturação permite:

• Emitir documentos de forma rápida
• Automatizar tarefas repetitivas
• Reduzir erros de introdução manual
• Integrar faturação, clientes, stocks e contabilidade
• Aceder a informação financeira atualizada e em tempo real
• Adaptar os processos às necessidades específicas de cada setor

Desta forma, a empresa pode reduzir tarefas administrativas e tornar a faturação mais simples e eficiente.

Como pode o Centralgest Cloud simplificar a faturação?

A restauração, a saúde e a construção apresentam diferentes necessidades de faturação. Conhecer estas particularidades ajuda a reduzir erros, cumprir as obrigações fiscais e tornar os processos mais eficientes.

Com o CentralGest Cloud, pode gerir a faturação através de um software certificado pela AT. É uma solução que permite ainda integrar áreas como a gestão comercial, gestão financeira, stocks e contabilidade. Desta forma, a informação fica centralizada e a empresa consegue acompanhar a sua atividade de forma mais simples.