Contabilidade Analítica: como funciona e quais as vantagens

Tomar decisões apenas com base no saldo da conta bancária ou no resultado do exercício oferece uma visão limitada da empresa. Para uma gestão eficiente, é necessário perceber onde são gerados os lucros. É importante perceber quais os produtos mais rentáveis, que departamentos apresentam maiores custos e quais os projetos que geram melhores resultados.

É precisamente aqui que entra a contabilidade analítica.

Neste artigo, explicamos o que é a contabilidade analítica, como funciona e quais as suas vantagens. Explicamos ainda de que forma pode ajudar a melhorar a rentabilidade e apoiar o crescimento do seu negócio.

O que é a contabilidade analítica?

A contabilidade analítica permite analisar detalhadamente os custos, os rendimentos e os resultados da empresa por diferentes áreas de atividade.

Enquanto a contabilidade financeira apresenta uma visão global da situação financeira da empresa, a contabilidade analítica fornece informação detalhada para apoiar a gestão.

Em vez de analisar apenas os resultados globais, permite responder a questões como:

• Qual é o produto mais rentável?
• Quanto custa realmente prestar determinado serviço?
• Que departamento apresenta maiores custos?
• Qual o resultado de cada projeto ou obra?
• Vale a pena continuar a investir numa determinada área de negócio?

Estas respostas ajudam os gestores a tomar decisões mais informadas e baseadas em dados concretos.

Para que serve a contabilidade analítica?

O principal objetivo da contabilidade analítica é transformar a informação contabilística em informação útil para apoiar a tomada de decisões.

Quando está devidamente implementada, permite:

• Apurar o custo de cada produto ou serviço
• Identificar atividades menos rentáveis
• Controlar custos por departamento, equipa ou projeto
• Comparar resultados entre diferentes períodos
• Definir preços de venda mais adequados
• Apoiar o planeamento financeiro e estratégico
• Identificar oportunidades para melhorar a rentabilidade da empresa

A contabilidade analítica pode ser útil em empresas de diferentes dimensões. A sua importância aumenta sobretudo quando existem vários produtos, serviços, projetos ou áreas de atividade que precisam de ser analisados separadamente.

Qual é a diferença entre contabilidade financeira e contabilidade analítica?

É comum existir alguma confusão entre estes dois conceitos, mas ambos desempenham funções distintas.

A contabilidade financeira, também designada por contabilidade geral, permite conhecer a situação financeira e os resultados globais da empresa. Serve também de base à elaboração das demonstrações financeiras e ao cumprimento de obrigações contabilísticas e fiscais. Assim, a contabilidade financeira é o que permite disponibilizar informação relevante para entidades externas, como a Autoridade Tributária, bancos ou investidores.

Já a contabilidade analítica é utilizada sobretudo para apoiar a gestão interna. Permite analisar os custos, rendimentos e resultados de diferentes áreas da empresa.

Enquanto a primeira responde à pergunta "quanto ganhou ou perdeu a empresa?", a segunda procura explicar "onde ganhou, onde perdeu e porquê?".

Na prática, as duas complementam-se e permitem obter uma visão mais completa do desempenho da empresa.

Como funciona a contabilidade analítica?

A contabilidade analítica organiza e distribui os custos e rendimentos de acordo com critérios definidos pela empresa. Desta forma, é possível analisar os resultados de diferentes áreas da atividade.

Dependendo das necessidades da empresa, a informação sobre os seus resultados pode ser analisada por:

• Centros de custo
• Departamentos
• Projetos
• Obras
• Equipas
• Clientes
• Produtos
• Linhas de negócio

Os custos e rendimentos são associados ou distribuídos pelos elementos definidos, de acordo com critérios adequados à atividade. Depois, é possível analisar os recursos utilizados, os rendimentos obtidos e os resultados de cada elemento.

O que são centros de custo?

Os centros de custo são uma das bases da contabilidade analítica.

Permitem agrupar e analisar os custos associados a diferentes áreas ou unidades da empresa.

Podem representar:

• Um departamento
• Uma loja
• Uma obra
• Um projeto
• Uma equipa
• Uma máquina
• Um centro logístico

Desta forma, é possível acompanhar os gastos de cada unidade separadamente e comparar a sua evolução ao longo do tempo.

Exemplo prático

Imagine uma empresa que fabrica mobiliário.

No final do mês, sabe que teve 80.000€ de custos de produção.

Sem contabilidade analítica, conhece apenas o valor total.

Com a contabilidade analítica consegue perceber que os custos se repartiram da seguinte forma:

• Produção de cozinhas: 45.000€
• Produção de roupeiros: 20.000€
• Produção de mobiliário de escritório: 15.000€

Comparando estes valores com as vendas de cada área, torna-se fácil perceber quais geram melhores resultados e onde existem oportunidades de melhoria.

Quais são as principais vantagens da contabilidade analítica?

As vantagens vão muito além do simples controlo de custos.

• Melhor controlo financeiro

Permite acompanhar em detalhe onde são gerados os custos e identificar desperdícios ou desvios face ao orçamento.

• Apoio à tomada de decisões

As decisões deixam de se basear apenas em perceções e passam a apoiar-se em informação objetiva. Por exemplo, torna-se mais fácil decidir se determinado serviço deve continuar a ser prestado ou se um projeto deve ser reforçado.

• Definição de preços mais adequada

Muitas empresas definem preços sem conhecerem todos os custos associados ao produto ou serviço. A contabilidade analítica ajuda a apurar esses custos e a estabelecer margens mais adequadas.

• Avaliação da rentabilidade

Nem todos os clientes, produtos ou projetos geram o mesmo retorno.

Com esta análise, é possível identificar os mais rentáveis e concentrar os recursos onde existe maior potencial.

• Planeamento e orçamento

Ao conhecer melhor a estrutura de custos, torna-se mais simples elaborar previsões financeiras e construir orçamentos realistas.

Como é que um software de gestão facilita a contabilidade analítica?

Realizar este tipo de análise manualmente pode tornar-se um processo complexo e demorado.

Um software de gestão integrado permite automatizar várias destas tarefas.

Com uma solução como o CentralGest Cloud, é possível:

• Criar centros de custo adaptados à realidade da empresa
• Associar custos e rendimentos aos respetivos projetos ou departamentos
• Obter mapas e relatórios detalhados
• Analisar resultados por centro de custo
• Acompanhar indicadores de gestão atualizados
• Integrar a informação com a contabilidade financeira, faturação e restantes módulos

Desta forma, a informação fica centralizada e disponível para apoiar a tomada de decisões

Se procura uma solução para facilitar a contabilidade analítica e a gestão dos centros de custo, o CentralGest Cloud disponibiliza ferramentas que:

• Permitem automatizar processos
• Acompanhar indicadores em tempo real
• Apoiar uma gestão financeira mais rigorosa e informada