Como corrigir erros em declarações entregues à AT ou SS?

É possível corrigir erros em declarações já submetidas à AT ou à Segurança Social (SS), através dos procedimentos previstos para cada obrigação. Em determinadas situações, é necessário entregar uma declaração de substituição, noutras podem apenas ser retificados os valores a corrigir. O procedimento a adotar depende do tipo de declaração, do erro identificado e dos prazos aplicáveis. A correção deve ser acompanhada da confirmação de que a nova informação foi aceite.

É possível corrigir uma declaração depois de ser submetida?

Sim. Tanto a Autoridade Tributária como a Segurança Social disponibilizam mecanismos para corrigir informações anteriormente comunicadas.

Uma das formas mais comuns de correção de dados entregues à AT ou à SS é a declaração de substituição. Trata-se de uma nova declaração que permite substituir os dados anteriormente entregues.

Contudo, nem todas as obrigações fiscais e contributivas seguem o mesmo procedimento de correção. Algumas correções podem exigir outros mecanismos de regularização.

Antes de avançar com uma correção, é importante identificar a declaração em questão, o erro e o seu impacto nos valores a pagar. Também deve verificar se ainda está dentro do prazo de entrega e se existem regras específicas para a correção.

O que fazer quando encontra um erro numa declaração?

Quando identifica um erro numa declaração já entregue, a empresa deve confirmar a informação incorreta e verificar o procedimento de correção aplicável.

De forma geral, devem ser seguidos os seguintes passos após identificar um erro numa declaração fiscal ou contributiva:

1. Identificar a declaração: confirmar qual a obrigação afetada e o período a que respeita
2. Verificar o erro: identificar os valores ou dados incorretos e determinar se existem consequências
3. Consultar as regras aplicáveis: verificar se é necessária uma declaração de substituição ou outro procedimento
4. Corrigir a informação: atualizar os dados de origem e preparar a declaração com os valores corretos
5. Submeter a correção: entregar a nova declaração através do canal facultado pela entidade competente
6. Confirmar a aceitação: verificar o estado da declaração e guardar os respetivos comprovativos

A correção dos dados das declarações no software não substitui a regularização junto da entidade competente. É necessário garantir que a informação corrigida foi efetivamente comunicada.

Como corrigir uma declaração entregue à AT?

A correção de uma declaração fiscal é, regra geral, realizada através da entrega de uma declaração de substituição. Esta declaração permite corrigir os dados anteriormente comunicados à AT.

Para enviar uma declaração de substituição, o procedimento consiste em identificar o erro, corrigir a informação e submeter uma nova declaração.

Entre as declarações que podem ser corrigidas através deste procedimento encontram-se:

• Declaração Periódica de IVA: permite corrigir erros nos valores declarados, nomeadamente no IVA liquidado ou dedutível. A substituição de uma declaração IVA pode ser feita no prazo legal de quatro anos
• Modelo 22 de IRC: permite corrigir informações relacionadas com o apuramento do lucro tributável e do imposto devido pela empresa
• Declaração Mensal de Remunerações (DMR): permite corrigir informações sobre os rendimentos declarados dos trabalhadores, retenções na fonte e outros valores declarados

Embora o procedimento seja semelhante, cada declaração tem regras próprias que devem ser respeitadas.

Antes de submeter a declaração de substituição, deve confirmar os dados e o impacto da correção nos valores a pagar.

Como corrigir uma declaração de remunerações entregue à Segurança Social?

A correção de uma declaração de remunerações entregue à Segurança Social depende de esta ter sido aceite ou rejeitada. O procedimento é diferente em cada situação.

Entre os erros mais comuns encontram-se remunerações incorretas, períodos de referência errados, informações duplicadas ou trabalhadores em falta.

• Quando a declaração foi rejeitada

Se a declaração de remunerações foi rejeitada, a empresa deve consultar os erros identificados pela Segurança Social e proceder à sua correção.

Nestes casos, é possível substituir a declaração rejeitada, através de uma declaração de substituição, se a correção for efetuada dentro do prazo previsto.

• Quando a declaração foi aceite

Se a declaração de remunerações já foi aceite pela Segurança Social, então não pode ser substituída.

No caso da Declaração de Remunerações da Segurança Social, a correção é feita através da comunicação dos valores a retificar. Podem ser comunicados valores positivos, para acrescentar remunerações, ou valores negativos, para reduzir os montantes anteriormente declarados.

Desta forma, não é necessário submeter novamente a declaração completa. A empresa comunica apenas os valores que pretende corrigir e deve confirmar que a retificação foi aceite pela Segurança Social.

Uma declaração submetida significa que foi aceite?

Não. A submissão de uma declaração não garante que tenha sido aceite pela AT ou pela Segurança Social.

Por exemplo, a Declaração de Remunerações da Segurança Social pode ser enviada e posteriormente rejeitada devido a erros nos dados comunicados.

Por isso, após cada entrega de uma declaração, a empresa deve:

• Confirmar o estado da declaração
• Verificar eventuais mensagens de erro ou rejeição
• Corrigir as situações identificadas
• Guardar o comprovativo de entrega e, quando disponível, de aceitação

A verificação após a submissão de declarações permite identificar problemas antes que originem incumprimentos ou atrasos na regularização das obrigações.

Existem penalizações por corrigir uma declaração?

Sim, podem existir penalizações por corrigir uma declaração, dependendo do tipo de erro, do prazo de correção e das regras aplicáveis.

Uma correção efetuada dentro do prazo normal de entrega pode ter consequências diferentes de uma declaração corrigida vários meses depois. Também é importante distinguir erros sem impacto nos valores a pagar daqueles que resultaram no pagamento de impostos ou contribuições inferiores aos devidos.

Em determinadas circunstâncias, podem existir coimas ou juros de mora associados à correção de declarações. Contudo, a entrega de uma declaração de substituição não implica automaticamente uma penalização.

Assim que identifica um erro, a empresa deve verificar as condições aplicáveis e proceder à regularização das declarações o mais rapidamente possível.

Como reduzir erros nas declarações fiscais e contributivas?

A prevenção de erros começa pela organização e validação da informação antes da entrega das declarações fiscais e contributivas.

Algumas medidas importantes para reduzir erros nas declarações incluem:

• Confirmar os valores: verificar os montantes de impostos, remunerações e contribuições
• Validar os dados: confirmar a identificação dos trabalhadores e os períodos declarados
• Comparar informações: analisar diferenças significativas relativamente a períodos anteriores
• Verificar as declarações: confirmar os dados antes da submissão e consultar posteriormente o seu estado
• Utilizar software integrado: reduzir a introdução manual de dados e manter a informação centralizada

Perguntas frequentes

É possível corrigir uma declaração de um ano anterior?

Sim, em determinadas situações. A possibilidade de correção depende da declaração e dos prazos legais aplicáveis. Algumas obrigações permitem substituições relativas a períodos anteriores.

É necessário pagar novamente para substituir uma declaração?

Não necessariamente. A substituição não implica, por si só, um novo pagamento. Contudo, se a correção aumentar o imposto a pagar ou as contribuições devidas, poderá existir um valor adicional a pagar.

É possível corrigir uma declaração várias vezes?

Sim, quando o procedimento aplicável o permite. Contudo, cada nova substituição deve respeitar os prazos e as condições legais previstos para a declaração.

Quem deve corrigir uma declaração com erros?

A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação pertence, em regra, à entidade obrigada à entrega. A correção pode ser realizada pelo próprio contribuinte ou por um profissional autorizado, conforme a obrigação.

Como pode o CentralGest Cloud ajuda a corrigir declarações?

O Centralgest Cloud permite centralizar informação de contabilidade e recursos humanos, facilitando a preparação e validação das declarações fiscais e contributivas. A integração dos dados reduz tarefas manuais e ajuda a identificar diferenças antes da entrega.

Além disso, é possível corrigir determinadas declarações diretamente no Centralgest Cloud, através do serviço de webservice. Assim, não é necessário entrar no Portal das Finanças ou da Segurança Social para realizar todo o processo manualmente. Esta funcionalidade depende da declaração e dos serviços disponíveis. Após a correção, é importante confirmar que a informação foi aceite.

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