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O Decreto‑Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, define as regras relativas ao processamento de faturas e dos demais documentos fiscalmente relevantes. Estabelece também as as obrigações referentes à conservação de livros, registos, documentos de suporte e programas de faturação. 

Para as empresas, é essencial conhecer estas obrigações. Só assim conseguirão assegurar conformidade legal, evitar sanções e garantir que os documentos emitidos são válidos para fins fiscais.

Neste artigo, explicamos quais as obrigações associadas à faturação das empresas impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019. Explicamos ainda como poderá cumprir com cada uma destas obrigações previstas por lei.

Qual a importância do Decreto-Lei n.º 28/2019?

O Decreto‑Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, regula o processamento, arquivo e conservação de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.

Juntamente com o Código do IVA e outras normas complementares, este decreto-lei define regras específicas no âmbito da faturação das empresas.

Quais são as principais obrigações impostas pelo Decreto‑Lei n.º 28/2019?

Como referido, o Decreto-Lei n. 28/2019 determina os requisitos legais a considerar na faturação das empresas em Portugal. De seguida, indicamos as principais regras impostas por esta legislação, no âmbito da faturação:

• Utilização de um programa de faturação com determinados requisitos

O artigo 11.º deste decreto-lei define quais os requisitos que o software de faturação escolhido pela empresa deve ter. A empresa deve procurar um software de faturação que assegure a integridade operacional e dos dados de suporte.

Estes programas devem garantir: 

• a integridade, a exatidão e fiabilidade da informação produzida
• a possibilidade de executar cópias de segurança essenciais para a conservação legal da documentação
• a impossibilidade de alterar informação produzida que possa colocar em causa a sua integridade, exatidão e a fiabilidade
• a possibilidade de acesso e leitura da informação por parte da AT

•  Autenticidade, integridade e legibilidade das faturas

O artigo 6.º define que as faturas, especialmente as faturas eletrónicas, e demais documentos devem garantir, desde a sua emissão até ao arquivo:

• autenticidade da origem
• integridade do conteúdo
• legibilidade

• Elementos obrigatórios nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes

Segundo o artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, os sujeitos passivos devem emitir faturas que contenham os seguintes elementos:

• número sequencial
• data e hora de emissão da fatura
• dados de identificação do cliente, tais como nome, NIF e morada
• dados de identificação do emitente, nomeadamente, nome, morada e NIF
• descrição dos bens/serviços vendidos e respetivo preço unitário
• valor líquido de imposto
• taxa de IVA aplicada
• montante de IVA total
• motivo de isenção de IVA, se aplicável

• Obrigatoriedade do QR Code e do ATCUD

O artigo 7.º estabelece ainda a obrigatoriedade da inclusão do código de barras bidimensional e do Código Único do Documento nas faturas.

• Numeração e séries de faturação

Segundo o n.º 4 do artigo 7.º, as faturas devem ser emitidas em séries de faturação.

• Comunicação à AT

O Decreto-Lei obriga ainda a que a entidade mantenha a comunicação com a AT em vários aspetos.

Primeiramente, a entidade deve comunicar obrigatoriamente, por via eletrónica, no Portal das Finanças:

• A identificação dos estabelecimentos onde emitem faturas
• Os equipamentos usados para processamento dos documentos
• O número de certificado do programa de faturação certificado utilizado
• Os instaladores da solução de faturação

Terão ainda de comunicar as séries de faturação utilizadas, bem como os elementos dos documentos fiscalmente relevantes emitidos. Esta comunicação pode ser realizada através do ficheiro SAF-T de faturação.

• Arquivo e conservação das faturas em formato eletrónico

O artigo 28.º do decreto-lei determina que as faturas devem ser conservadas eletronicamente, sem alterações, por ordem cronológica.

Como implementar as regras impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019?

Para garantir o cumprimento do Decreto-Lei n.º 28/2019, as empresas devem:

• Utilizar um software de faturação com certificação pela AT, como o Centralgest Cloud, ainda que não sejam obrigadas por lei
• Garantir o preenchimento correto dos elementos obrigatórios dos documentos fiscalmente relevantes

A empresa deve garantir que todos os documentos fiscalmente relevantes emitidos apresentam os campos obrigatórios preenchidos de forma correta.

• Geração automática de QR / ATCUD

As faturas devem incluir o código QR e o ATCUD. O sistema de faturação certificado deve permitir que os documentos sejam emitidos com estes elementos, automaticamente.

• Numeração e séries geridas pelo sistema

As séries de faturação devem ser geridas de modo que a numeração das faturas seja contínua e mantendo o registo dos documentos anulados. O ideal será utilizar um software de faturação que permita a comunicação automática das novas séries que criar.

• Arquivo e segurança

A empresa deve manter os arquivos eletrónicos de forma segura, com backups de segurança.  A manutenção de uma arquivo seguro é essencial para garantir a recuperação da informação emitida em caso de emergência.

• Fazer a comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira, a AT, sempre que aplicável

Desde as séries de faturação utilizadas, até aos elementos obrigatórios, a empresa deve garantir a comunicação de toda a informação obrigatória à AT.

• Ter documentação interna

É essencial que a empresa tenha documentação que comprove que os procedimentos internos cumprem os requisitos legais.

Quais as consequências do incumprimento do Decreto-Lei n.º 28/2019?

O incumprimento de alguma das regras previstas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 pode resultar na aplicação de coimas pela Autoridade Tributária. Além disso, este tipo de incumprimento pode levantar problemas de fiabilidade jurídica dos documentos em auditorias ou inspeções fiscais.

Qual a importância de cumprir com o Decreto-Lei n.º 28/2019?

Cumprir o Decreto‑Lei 28/2019 é fundamental para garantir que as faturas são legalmente válidas e que permitem exercer corretamente direitos fiscais. Incluem-se aqui direitos como a dedução de IVA. Resumidamente, este cumprimento é essencial para evitar problemas com a Autoridade Tributária.