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Após um exercício económico, todas as empresas precisam de fazer o fecho de contas. O fecho de contas é um processo que deve ser feito com rigor e que apresenta várias etapas.

Neste artigo, indicamos quais são os passos a ter em conta para preparar o fecho de contas de uma empresa.

O que é o fecho de contas?

O fecho de contas é uma obrigação legal e um instrumento essencial para avaliar a saúde financeira da empresa. Ou seja, permite determinar a capacidade da empresa de ser lucrativa.

Além disso, é fundamental para o apuramento do lucro tributável da empresa e, consequentemente, do IRC. No encerramento do exercício, procede-se ao apuramento de resultados, onde os documentos contabilísticos devem ser verificados e as contas relevantes saldadas. Feito este apuramento, é possível calcular o valor de IRC devido.

Em suma, o fecho de contas constitui a base da prestação de contas anual da empresa. É, por isso, essencial para o preenchimento de declarações como a Modelo 22 e a IES.

Como proceder ao apuramento do lucro tributável?

Já todos ouvimos falar do modelo de dependência parcial do IRC. Mas o qual o seu significado? Significa que sempre que não existam regras fiscais específicas, aceitam-se as regras contabilísticas.

Para apurarmos o lucro tributável ou o prejuízo fiscal, ao resultado contabilístico, somamos ou subtraímos as correções fiscais e as variações patrimoniais ( quer sejam positivas ou negativas ).

Para que este apuramento seja possível, a contabilidade da empresa deve obedecer, ao estipulado no art-º. n.º 17º do CIRC:

• Estar organizada segundo as normas contabilísticas ou outras disposições legais em vigor para a empresa em questão
• Registar todas as operações realizadas pelo sujeito passivo de forma organizada
• Estar refletida em recursos informáticos, nomeadamente software de contabilidade

Quais os passos a ter em conta aquando do fecho de contas?

Todas as empresas são diferentes, pelo que o processo de fecho de contas deve ser adaptado à realidade de cada uma. Porém, existem sempre etapas comuns ao fecho de contas de todas as empresas.

Eis os principais passos a considerar para um fecho de contas bem sucedido:

• Verificar se os lançamentos contabilísticos estão devidamente registados de acordo com o SNC
• Conferir os inventários, quer em quantidade quer em valor

O apuramento do custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas é uma das etapas fundamentais para a realização do apuramento de resultados. Por este motivo, é necessário proceder à contagem física dos inventários e determinar o seu valor contabilístico.

• Verificar se todas as aquisições e alienações de ativos fixos tangíveis e intangíveis estão registadas e coincidem com os respetivos mapas

Para realizar o fecho de contas, é necessário verificar se todas as operações com ativos estão devidamente registadas na contabilidade. É importante conferir se existem os registos contabilísticos de aquisições, alienações e depreciações/amortizações de ativos. Ademais, é importante garantir que todos os ativos sejam incluídos nos mapas oficiais, como por exemplo, o mapa de depreciações/amortizações.

•  Elaborar as reconciliações bancárias

A reconciliação bancária permite comparar os movimentos bancários, registados no extrato bancário, como os movimentos contabilísticos. Desta forma, é possível detetar se existem diferenças entre o saldo contabilístico e o saldo bancário da empresa. Caso haja diferenças, estas devem ser justificadas.

• Conferir o saldo de caixa

É necessário verificar se o valor existente em caixa, em numerário ou cheques, está de acordo com o valor registado na contabilidade.

• Verificar as responsabilidades perante os bancos

Esta verificação pode ser feita no site do Banco de Portugal, onde se pode obter o Mapa de Responsabilidade de Créditos.

• Conferir as contas correntes de clientes e fornecedores e outros credores

É importante garantir que todos os movimentos das contas correntes dos clientes e fornecedores estão registados na contabilidade. Desta forma, é possível acompanhar o valor dos movimentos pendentes, ver a antiguidade dos saldos e apurar eventuais imparidades.

• Conferência das contas do pessoal

É também importante conferir as contas do pessoal, sendo fundamental conferir os registos contabilísticos do processamento salarial e dos pagamentos referentes aos mesmos.

• Conferência da conta do Estado e Outros Entes Públicos

É de extrema importância garantir que todos os impostos foram pagos e que não existe qualquer dívida ao Estado. Logo, é importante conferir se foram efetuados os pagamentos do IVA, IRC, Taxa Social Única, Retenções na Fonte, Imposto do Selo, entre outros. Devemos sempre cruzar a informação contabilística com a informação do Portal das Finanças no separador “Movimentos Financeiros” para este efeito.

• Verificar se todos acréscimos e os diferimentos estão devidamente contabilizados

Os custos e proveitos devem ser imputados ao período a que dizem respeito, independentemente do momento em que se realize o movimento financeiro. É por esta lógica que são registados os acréscimos e diferimentos, tais como os acréscimos de encargos com férias, IMI a liquidar, etc.

É essencial verificar se todos estes movimentos contabilísticos que transitam para o ano seguinte ou transitaram do ano anterior estão bem registados.

• Conferência das viaturas da empresa e dos imóveis

Podemos verificar, no Portal da AT, se viaturas e imóveis, que se encontram nos ativos das empresas, coincidem com os registos das finanças e ainda verificar os impostos,  tais como o IUC e o IMI foram realizados.

• Verificar se todas as contas bancárias existentes na empresa coincidem com as registadas no Banco de Portugal

Após estes procedimentos estamos prontos a apurar o lucro ou prejuízo fiscal, bem como o IRC a pagar ou a recuperar.

A partir destes dados são também produzidas as Demonstrações Financeiras, tais como:

• Balanço
• Demonstração dos Resultados por Natureza
• Demonstração das Alterações no Capital Próprio
• Demonstração dos Fluxos de Caixa
• Demonstração dos Resultados por Funções
• Anexo ao Balanço e Demonstração de Resultados

Após todas as verificações atrás referidas, estas demonstrações irão apresentar de forma fiável, a situação da empresa.