Blog

A faturação de uma empresa tem de ser efetuada de acordo com todos os requisitos legais em vigor. Desde os elementos obrigatórios nos documentos até à sua comunicação à AT, são várias as exigências legais a cumprir no âmbito da faturação.

É importante saber quais são as regras aplicáveis à faturação das empresas. Só assim é possível garantir que a sua empresa cumpre com a lei, evitando qualquer tipo de penalização fiscal.

Neste artigo, enumeramos as várias regras que deve seguir na faturação do seu negócio. Explicamos ainda quais as penalizações em que pode incorrer em caso de incumprimento.

Quem tem de emitir faturas?

Em Portugal, devem emitir faturas as seguintes pessoas que realizem transações comerciais de bens/ prestações de serviços:

• Pessoas coletivas
• Empresários em nome individual
• Trabalhadores independentes

Deve ser passada uma fatura por cada venda de bens ou prestação de serviços realizada. No caso do cliente proceder ao pagamento adiantado, deve ser passada uma fatura referente ao adiantamento.

Quais são as regras para a faturação em Portugal?

A faturação em Portugal deve seguir determinadas recomendações e princípios, de forma a cumprir com a lei e facilitar a emissão dos documentos.

Apresentamos, de seguida, as principais regras/recomendações a ter em conta na faturação da sua empresa:

1) Usar um software de faturação certificado pela AT

O primeiro passo para faturar em Portugal é perceber se é obrigado a usar um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária.

Em Portugal são obrigados a utilizar um programa de faturação certificado pela AT os sujeitos passivos que:

• Tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal
• Se encontrem sujeitos às regras estabelecidas no artigo 35.º-A do CIVA
• Tenham um volume de negócios superior a 50.000€ no ano anterior ou, no próprio ano, se for o ano de início da atividade
• Utilizem software de faturação
• Tenham contabilidade organizada, quer sejam obrigados a tal ou tenham optado por ela

Mesmo que não se enquadre nestas condições, é vantajoso utilizar um software de faturação certificado para a faturação da sua empresa. Este dispõe, por norma, de uma série de ferramentas que tornam mais simples, segura e rigorosa a faturação.

Um programa de faturação certificado pela AT deve:

• Permitir gerar e exportar o SAF-T de faturação
• Permitir emitir faturas e outros documentos de acordo com os requisitos legais
• Possuir um controlo do acesso ao sistema informático, obrigando à autenticação dos utilizadores
• Não ter qualquer função que permita alterar a informação de natureza fiscal, sem que haja evidência disso na informação original do documento

Além disso, é essencial garantir que opta pelo software de faturação certificado mais adequado às necessidades de faturação da sua empresa.

2) Comunicar as séries de faturação à AT

Uma série de faturação é um elemento que identifica um determinado conjunto de documentos de faturação. As séries são identificadas por códigos, que podem ser compostos por letras e/ou números. Os documentos pertencentes à mesma série são numerados de forma sequencial, por tipo de documento.

As séries de faturação são importantes para a organização dos documentos de uma empresa. Devem ser comunicadas à AT antes de começarem a ser utilizadas. A utilização de uma série de faturação sem comunicação prévia poderá estar sujeita a coimas.

Legalmente, não é obrigatória a criação de novas séries todos os anos. Porém, se a empresa optar por fazê-lo, terá de fazer a sua comunicação prévia à AT, anualmente.

3) Assegurar a menção de todos os elementos obrigatórios nos documentos fiscalmente relevantes emitidos

Todas as faturas emitidas devem conter os elementos fundamentais e obrigatórios indicados no artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Segundo este artigo, as faturas devem ser numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos obrigatórios:

• Data de emissão
• Dados de identificação do fornecedor (nome, NIF e morada fiscal)
• Dados de identificação do cliente (nome, NIF e morada)
• Nome e quantidades dos bens ou serviços faturados
• Valor unitário e valor total, sem imposto incluído, dos produtos e serviços faturados
• Taxa de IVA aplicável aos produtos e serviços
• Valor de IVA total liquidado
• Motivo de isenção de IVA, se aplicável
• Data da receção dos bens ou da prestação do serviço, se não coincidir com a data da emissão da fatura
• QR Code
• ATCUD

4) Prazo para emissão dos documentos

O artigo 36.º do CIVA estabelece os prazos para a emissão das faturas. Estas devem ser emitidas, no máximo, até ao quinto dia útil a seguir à transmissão de bens ou prestação de serviços.

Nas prestações de serviços intracomunitárias, tributáveis em outro Estado-Membro, a fatura deve ser emitida até ao 15.º dia do mês seguinte.

5) Comunicação dos documentos fiscalmente relevantes à AT

No decurso da sua atividade, poderá ter de emitir vários tipos de documentos fiscalmente relevantes. Entre estes estão documentos como faturas, faturas-recibo, notas de crédito, recibos, entre outros tipos de documentos.

É obrigatório que todos os documentos emitidos sejam comunicados à AT, para que haja um maior controlo e combate à evasão fiscal.

A comunicação dos documentos pode ser feita de várias formas:

• De forma manual, introduzindo os dados de cada documento no Portal das Finanças
• Através do ficheiro SAF-T da faturação, um ficheiro em formato XML, que contém todos os dados dos documentos emitidos. Incluem os dados de identificação da empresa, do cliente, dos bens/serviços faturados e preços praticados. Este pode ser gerado no programa de faturação utilizado e submetido manualmente no Portal das Finanças. Em alguns programas, é possível fazer a comunicação automática mensal do ficheiro SAF-T
• Automaticamente e em tempo real, ou seja, no momento da emissão dos documentos, através do serviço de webservice do programa de faturação

Os documentos fiscalmente relevantes devem ser comunicados até ao 5.º dia do mês a seguir ao mês da sua emissão.

Quais as penalizações por incumprimento na faturação?

O incumprimento das regas da faturação está sujeito a penalizações fiscais pela AT, nomeadamente coimas e juros de mora. Eis os montantes das coimas aplicáveis em algumas situações de incumprimento na faturação

• Erros ou omissões nos documentos fiscalmente relevantes emitidos – entre 188€ e 22.500€
• Atraso ou falta de emissão de documentos fiscalmente relevantes – entre 300€ e 3.750€
• Falta ou atraso na comunicação dos elementos das faturas – entre 400€ e 10.000€
• Falta da utilização de um software de faturação certificado – entre 3.000€ e 18.750€

O cumprimento das regras de faturação é essencial para evitar qualquer tipo de sanções fiscais.

Como facilitar o processo de faturação da sua empresa?

A eficiência do processo de faturação depende, em grande parte, da escolha de um bom sistema de faturação. O ideal será sempre optar por um software de faturação certificado, ainda que, por lei, não seja obrigado a tal.

Deve optar por um software com funcionalidades e automatismos que possa tornar a faturação da sua empresa mais segura, célere e eficiente. O Centralgest Cloud é um software de faturação certificado que cumpre com estes requisitos. Pode aceder ao nosso programa a partir de qualquer dispositivo com internet.

No nosso programa de faturação dispomos de várias ferramentas que são cruciais para garantir a organização da faturação da sua empresa, nomeadamente:

• Criação e preenchimento automático de fichas de clientes e fornecedores a partir do NIF
• Criação de vários tipos de documentos com possibilidade de configurações específicas
• Obtenção de documentos por transformação de outros documentos (ex.: transformação de uma guia de transporte em fatura)
• Emissão dos documentos de faturação com QR Code e ATCUD
• Comunicação dos documentos fiscalmente relevantes através do serviço de webservice, com a possibilidade de comunicação em tempo real
• Possibilidade de geração do SAF-T da faturação
• Envio dos documentos por e-mail aos clientes
• Visualização dos movimentos pendentes de recebimento dos clientes
• Integração do módulo de faturação com stocks, gestão financeira e contabilidade

Estas funcionalidades disponíveis no Centralgest Cloud trazem benefícios importantes para a sua empresa, sendo uma ferramenta essencial para a sua faturação.

Com elas terá a possibilidade de:

• Otimizar todas as tarefas associadas à faturação da empresa
• Ter uma visão clara da informação através de listagens disponíveis no módulo de faturação
• Ter um maior controlo sobre os fluxos comerciais da empresa, conseguindo maximizar a sua rentabilidade
• Garantir o cumprimento das obrigações fiscais e legais, desde a emissão dos documentos até à sua comunicação na AT

A opção pelo Centralgest Cloud assume-se como uma verdadeira vantagem na organização e gestão de uma empresa. Adira ao Centralgest Cloud e comece hoje a beneficiar desta solução automatizada e eficiente para a faturação da sua empresa.