Blog

No cenário empresarial, a faturação é um processo que exige rigor e precisão. Os documentos de faturação devem ser emitidos com todos os elementos necessários, cumprindo com todos os pressupostos legais. A atenção ao detalhe é crucial na emissão de documentos de faturação, para evitar qualquer tipo de erro.

As notas de crédito são um dos principais tipos de documentos retificativos utilizados na faturação de uma empresa. Contudo, são bastante suscetíveis a aplicações incorretas, o que pode levar a complicações fiscais e perdas financeiras. A ocorrência de erros na emissão de notas de crédito pode prejudicar as empresas, pelo que é essencial prevenir a sua ocorrência.

Neste sentido, neste artigo, falamos dos 5 principais erros cometidos na emissão de notas de crédito e de que forma podem ser evitados.

O que são notas de crédito?

A nota de crédito é um documento retificativo que permite corrigir o valor total ou parcial ou os dados de uma fatura emitida. São documentos utilizados em situações como devolução de mercadorias, anulação de serviços, erros no valor ou na quantidade ou concessão de descontos posteriores.

A sua correta emissão é fundamental não só para a conformidade fiscal, mas também para a saúde financeira da empresa. As notas de crédito são particularmente relevantes no que diz respeito à recuperação do IVA.

Quais são os erros mais comuns na emissão de notas de crédito? Como podemos evitar esses erros?

É importante garantir que as notas de crédito são emitidas corretamente, cumprindo com todos os pressupostos legais. São documentos importantes para o cálculo de impostos como o IVA, pelo que qualquer erro na sua emissão pode prejudicar a empresa fiscalmente.

Por isso, é importante saber quais os principais erros que ocorrem na emissão de notas de crédito. De seguida, falamos dos 5 principais erros cometidos na emissão de notas de crédito e de que forma podem ser evitados:

Falta de referência à fatura original

Um dos erros mais básicos, mas frequentes, é a omissão da referência explícita à fatura que está a ser retificada. De acordo com o n.º 6 do artigo 36.º do CIVA, uma nota de crédito deve sempre identificar a fatura a que se refere, incluindo o seu número e data de emissão.

A ausência desta menção não só compromete a rastreabilidade do documento, como pode ter implicações em termos fiscais. Por exemplo, o documento pode ser desconsiderado para efeitos de regularização do IVA pela Autoridade Tributária.

Como Evitar: Verifique se o seu software de faturação preenche automaticamente ou exige a inserção do número e data da fatura original. Deve rever sempre o documento antes da sua emissão para confirmar que esta informação está presente e correta.

Utilização indevida para anular faturas

É comum confundir a nota de crédito com um documento de anulação. A nota de crédito serve para retificar uma fatura já emitida e comunicada à AT, alterando o seu valor ou condições. Não deve ser usada para anular faturas que nunca tenham sido comunicadas à AT. Nestes casos, o ideal será proceder à anulação da fatura original.

Como Evitar: Compreenda a distinção entre retificação e anulação. Para correções de faturas ainda não comunicadas à AT, considere a anulação do documento e emissão de nova fatura com os dados corretos. Utilize a nota de crédito para fazer pequenas retificações ou correções maiores, no caso da fatura original já ter sido comunicada à AT.

Erros nas taxas de IVA aplicadas

Ao emitir uma nota de crédito, a taxa de IVA usada deve ser a mesma que tenha sido aplicada na fatura original. Alterar a taxa de IVA na nota de crédito, mesmo que a taxa aplicável tenha alterado, pode gerar discrepâncias na Declaração de IVA. A nota de crédito deve espelhar a situação fiscal da fatura que corrige.

Como Evitar: O software de faturação deve ser configurado para replicar automaticamente as taxas de IVA da fatura original na nota de crédito. É sempre aconselhável uma revisão manual do documento antes da sua emissão, para garantir a sua consistência.

Falta de prova de receção pelo cliente

O emitente só pode recuperar o IVA duma fatura que originou uma nota de crédito se cumprir com uma condição. É imperativo ter prova de que o cliente tomou conhecimento da retificação da fatura, conforme previsto pelo artigo 78.º do CIVA. Esta prova pode ser um carimbo e assinatura do cliente na nota de crédito física, ou uma confirmação digital inequívoca, por exemplo. A ausência desta prova pode impedir a regularização do IVA, resultando em prejuízo para a empresa.

Como Evitar: Implemente um processo de confirmação de receção das notas de crédito pelos seus clientes. Para documentos eletrónicos, utilize plataformas que forneçam um registo da entrega e visualização, ou solicite uma confirmação por e-mail.

Emissão fora dos prazos legais

As notas de crédito não têm um prazo de validade formal. Porém, o direito à regularização do IVA está sujeito aos prazos legais previstos no artigo 98.º do CIVA, salvo exceções específicas. De acordo com este artigo, a regularização deve ser feita até 4 anos após o pagamento em excesso do imposto. A emissão tardia da nota de crédito pode comprometer a regularização do imposto ou levar a penalizações.

Como Evitar: Mantenha um controlo rigoroso sobre as faturas que necessitam de retificação e emita as notas de crédito o mais rapidamente possível. Utilize alertas no software de gestão para prazos críticos e faça revisões periódicas dos documentos pendentes.

Como é que o software de faturação pode ajudar a prevenir os erros na emissão de notas de crédito?

Torna-se mais fácil prevenir erros na emissão dos documentos de faturação se as empresas recorrerem a softwares de faturação certificados pela AT. Estes softwares de faturação são produzidos segundo rigorosas regras técnicas. Desta forma, constituem soluções de faturação em conformidade com a legislação em vigor.

É o caso do Centralgest Cloud. O Centralgest Cloud é uma solução para a faturação das empresas que dispõe de vários mecanismos automáticos e de segurança. Estes mecanismos diminuem bastante a probabilidade de erro humano na emissão das faturas, notas de crédito e demais documentos fiscalmente relevantes.

O nosso software integra várias funcionalidades de faturação inteligente e automação. Trata-se de uma ferramenta indispensável para assegurar a precisão e a segurança na emissão de todos os documentos de faturação.

Em suma, a correta emissão de notas de crédito é um pilar da boa gestão fiscal e financeira de qualquer empresa. Evitar erros é importante para garantir a conformidade com a legislação, otimizar a recuperação do IVA e melhorar a eficiência dos processos administrativos. Por este motivo, aconselhamos a que adira ao Centralgest Cloud e passe a beneficiar desta solução rigorosa para a faturação da sua empresa.