Num ambiente empresarial cada vez mais digital e regulado, a organização e eficiente gestão de documentos contabilísticos é essencial. Constitui um pilar fundamental para a conformidade fiscal, a gestão financeira e a otimização de processos. Com a crescente digitalização e exigências legais em constante evolução, é necessário adotar estratégias robustas para o arquivo físico e digital.

Neste artigo, explicamos a importância de manter um arquivo organizado e damos dicas do que poderá fazer para o conseguir.

Qual a importância da organização documental?

Uma boa organização de documentos contabilísticos vai além da mera obrigação legal. Permite um acesso rápido à informação para tomadas de decisão, facilita auditorias e evita multas por incumprimento. Além disso, permite ainda otimizar a comunicação com o Contabilista Certificado. Em suma, é um investimento na eficiência e segurança do seu negócio.

Quais são os prazos legais para a conservação de documentos em Portugal?

A legislação portuguesa é clara quanto aos prazos de conservação de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. O artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 estipula o prazo legal para conservação dos documentos. Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar/conservar os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo mínimo de 10 anos.

É importante notar que este prazo de conservação dos documentos pode ser superior em situações específicas. Exemplo disso são situações de existência de processos judiciais pendentes ou quando o prazo de caducidade de impostos é mais alargado.

Arquivo Digital: a tendência e as regras

O arquivo digital é uma realidade com validade jurídica em Portugal, desde que cumpridas certas condições. A digitalização e a gestão eletrónica de documentos são incentivadas pela Autoridade Tributária, mas há que garantir o cumprimento de certos princípios legais.

Quais são os requisitos para a validade do arquivo digital?

O arquivo em formato eletrónico é válido desde que os documentos segam gravados segundo os seguintes princípios:

•Integridade e autenticidade

O sistema de arquivo digital deve garantir que os documentos não podem ser alterados, destruídos ou inutilizados após a sua criação ou digitalização.

•Legibilidade e acessibilidade

Os documentos devem ser preservados em condições que permitam a sua leitura e acesso sem restrições. Este princípio aplica-se mesmo que os sistemas informáticos originais já não estejam em uso. A AT deve poder aceder e verificar a informação de forma completa e exaustiva.

•Digitalização de documentos físicos

Os documentos em papel podem ser digitalizados e guardados apenas no formato eletrónico. Desde que o processo de digitalização garanta a autenticidade e legibilidade do documento original, o arquivo pode ser feito desta forma.

Dicas práticas para o arquivo de documentos

De seguida, damos algumas sugestões de práticas para o arquivo de documentos, físicos e digitais.

Arquivo Físico

Embora o arquivo digital ganhe cada vez mais terreno, alguns documentos ainda exigem ou beneficiam do arquivo físico. Nestes casos, a organização do arquivo torna-se mais simples se obedecer aos seguintes princípios:

• Categorização clara: deve separar os documentos por tipo. Ou seja, deve ter pastas para documentos de compras, de vendas, de bancos, de questões relacionadas com os Recursos Humanos, de impostos, etc
• Ordem cronológica: dentro de cada categoria, deve organizar os documentos por data, do mais antigo para o mais recente, ou vice-versa
• Identificação detalhada: deve etiquetar claramente as pastas com o ano fiscal e o tipo de documento. Por exemplo: "2026 - Faturas de Compra", e "2026 - Extratos Bancários"
• Local seguro e acessível: o armazenamento deve ser feito num local seco, seguro, protegido contra incêndios e inundações, e de fácil acesso

Arquivo Digital

O arquivo digital oferece vantagens inegáveis em termos de espaço, acesso e segurança. Eis alguns dos cuidados que deve ter ao proceder ao arquivo eletrónico dos documentos:

• Nomenclatura padronizada: deve criar um sistema de nomes de ficheiros consistente. Por exemplo: AAAAMMDD_TipoDocumento_Fornecedor_Numero.pdf, sendo o A para Ano, M para mês e D para Dia
• Estrutura de pastas lógica: deve organizar as pastas de forma hierárquica e intuitiva. Por exemplo, pode organizar as pastas da seguinte forma: Ano > Mês > Categoria > Tipo de Documento
• Backups regulares e seguros: é importante implementar uma estratégia de backups robusta. Para isso, deverá dar preferências a soluções em Cloud seguras e certificadas
• Utilização de software de gestão documental: é aconselhável recorrer a plataformas que permitam a gestão eletrónica de documentos. Devem apresentar feramentas de pesquisa, indexação e integração com o seu software de contabilidade. Soluções como o CentralGest Cloud são desenhadas para facilitar este processo.
• Controlo de Acessos: deve garantir que apenas pessoas autorizadas têm acesso aos documentos digitais, implementando permissões de utilizador adequadas

Qual a importância da automação e da Inteligência Artificial no arquivo documental?

A automação e a Inteligência Artificial estão a revolucionar a organização documental. Softwares de gestão modernos conseguem classificar, de forma automática, documentos, extrair dados relevantes e integrá-los diretamente nos registos contabilísticos. Por conseguinte, reduzem o trabalho manual e o risco de erro de forma significativa.

Qual o contributo do Centralgest Cloud no arquivo digital dos documentos?

A organização de documentos contabilísticos, seja em formato físico ou digital, é uma tarefa contínua que exige disciplina e adoção das melhores práticas.

É essencial que as empresas compreendam os prazos legais de conservação e as regras para o arquivo digital e implementem sistemas eficientes. Assim, podem garantir o cumprimento das obrigações legais, otimizar a gestão e focar-se no crescimento do negócio. A transição para um arquivo digital, suportado por um sistema de gestão integrado, é o caminho para uma administração mais ágil e segura.

Neste sentido, soluções como o Centralgest Cloud, são ferramentas essenciais. O módulo de contabilidade digital do nosso programa permite o arquivo eletrónico de documentos, de forma rápida, intuitiva e simples. O tempo que antigamente era despendido em tarefas rotineiras como o arquivo de documentos, passa a ser aplicado em questões mais importantes.

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie desta solução para a gestão da sua empresa, que lhe permite trabalhar a partir de qualquer lugar.