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Conservar faturas e outros documentos contabilísticos não é apenas uma boa prática, é uma obrigação legal em Portugal.

Saber por quanto tempo as empresas e os trabalhadores independentes devem guardar estes documentos é essencial. Deste modo, é possível cumprir a lei, evitar penalidades e estar preparado para qualquer auditoria ou pedido das Finanças.

Neste artigo, falamos sobre a importância da conservação de faturas e quais os prazos legais em vigor atualmente. Damos ainda várias indicações sobre erros a evitar na conservação destes documentos e boas práticas a ser adotadas.

Por que é importante guardar as faturas?

Faturas emitidas e recebidas são a prova das transações realizadas. Servem para:

• Justificar despesas e receitas perante a Autoridade Tributária
• Apoiar declarações fiscais, como a Modelo 3, a Modelo 22 ou a Declaração Periódica de IVA
• Comprovar direitos legais, como garantias ou reclamações

Guardar estes documentos no prazo legal evita coimas e problemas em inspeções fiscais.

Qual é o prazo para guardar faturas em Portugal?

Regra geral, é necessário guardar os documentos fiscalmente relevantes e outros registos durante um período mínimo de 10 anos.

Empresas/trabalhadores independentes devem manter faturas, faturas-recibo, comprovativos de pagamento, livros, registos e respetivos documentos de suporte durante, pelo menos, 10 anos.

Esta obrigação está prevista, entre outros diplomas:

• No n.º 1 do artigo 52.º do Código do IVA
• No n.º 4 do artigo 123.º do Código do IRC
• No n.º 1 do artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019

A obrigação aplica-se tanto a documentos em papel como em formato eletrónico.

Por exemplo, uma fatura emitida em março de 2026 deverá ser conservada até 31 de dezembro de 2036. Isto porque o prazo conta a partir do final do ano civil a que respeita.

Contudo, em situações de inspeções e outros procedimentos fiscais, o prazo para conservação destes documentos pode ser prolongado.

Quando começa a contar o prazo dos 10 anos para conservação dos documentos?

Regra geral, o prazo para a conservação dos documentos inicia-se no final do ano civil a que os documentos dizem respeito.

Em alguns casos específicos, os documentos devem ser guardados durante um período superior, nomeadamente em situações de:

• Processos judiciais pendentes
• Inspeções tributárias
• Operações relacionadas com imóveis
• Projetos financiados por fundos comunitários
• Situações com benefícios fiscais plurianuais

Nestes cenários, a análise deve ser feita caso a caso. Os documentos devem ser guardados até ao final do processo em questão, ainda que o prazo legal já tenha terminado.

Este detalhe é frequentemente ignorado e pode levar a eliminações prematuras de documentação.

Arquivo digital de faturas: é válido?

A legislação portuguesa permite a conservação das faturas e demais documentos relevantes em formato eletrónico, desde que sejam garantidas:

• Autenticidade da origem
• Integridade do conteúdo
• Legibilidade durante todo o período de conservação

O Decreto-Lei n.º 28/2019 regula especificamente as regras aplicáveis à faturação e arquivo eletrónico.

É importante salientar que a digitalização dos documentos é válida, mas é necessário assegurar condições técnicas e de segurança adequadas. A contabilidade digital veio facilitar bastante a conservação dos documentos, porém, deve ser feita através de um software fiável como o Centralgest Cloud.

Quais os erros mais comuns na conservação de faturas?

Há alguns erros que são frequentemente cometidos no que diz respeito à conservação das faturas e demais documentos. Alguns dos mais comuns passam por:

• Guardar apenas extratos bancários e não as faturas correspondentes
• Perder acesso a software de faturação antigos sem exportar os dados
• Não fazer cópias de segurança
• Eliminar documentos sem confirmar o termo correto do prazo
• Manter um arquivo digital sem critérios de organização

Uma gestão documental deficiente é um dos principais fatores de risco em inspeções tributárias. Por esse motivo, é essencial manter a organização no arquivo dos documentos.

Quais as consequências legais no caso de incumprimento na conservação de faturas e demais documentos relevantes?

A empresa ou trabalhador independente que não conserve as faturas e demais documentos pelo período legal previsto incorre numa infração tributária. Esta infração é punível por lei e pode apresentar consequências:

• A AT pode aplicar coimas, de acordo com o Regime Geral das Infrações Tributárias
• Pode haver correções fiscais desfavoráveis à empresa. Isto é, pode haver desconsideração de determinadas despesas, o que pode agravar o valor de impostos como o IVA ou o IRC
• Pode haver problemas em inspeções tributárias, na medida em que a ausência de documentos dificulta o processo
• Incapacidade de provar legalmente a realização de pagamentos, a existência de determinadas despesas e direitos, o que aumenta a vulnerabilidade em processos judiciais

Ou seja, não cumprir com a lei pode trazer consequências graves às empresas/trabalhadores independentes. A conservação dos documentos é essencial para prevenir este tipo de consequências legais.

Quais são as melhores práticas de gestão documental?

Para reduzir risco fiscal e melhorar a organização dos documentos, é essencial que as empresas/trabalhadores independentes:

• Organizem documentos por ano e tipo de imposto
• Utilizem sistemas de arquivo digital certificados
• Garantam backups automáticos dos software de faturação e contabilidade
• Definam uma política interna de conservação documental
• Consultem regularmente o seu Contabilista Certificado

A conservação de faturas durante 10 anos não é apenas uma exigência formal. Trata-se de um mecanismo de proteção fiscal e financeira do seu negócio.

A escolha de um software de contabilidade e faturação que lhe facilite este arquivo, como o Centralgest Cloud, é uma mais-valia. O nosso módulo de contabilidade digital permite guardar ps documentos durante largos períodos temporais. Tal garante o cumprimento legal relativamente à conservação dos documentos. Adira ao nosso programa e beneficie de uma solução prática e eficiente para a contabilidade da sua empresa.