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Em muitas pequenas e médias empresas, é frequente existir alguma mistura entre as finanças pessoais dos sócios e as finanças da empresa. Utilizar o dinheiro da empresa para despesas pessoais ou pedir faturas em nome da sociedade para compras particulares são situações que parecem inofensivas. Contudo, podem ter consequências contabilísticas, fiscais e até financeiras.

Para além de dificultar o controlo da atividade da empresa, esta prática pode ter várias consequências. Pode implicar correções da contabilidade, desconsideração de gastos para efeitos fiscais e, em alguns casos, aplicação de coimas e juros pela Autoridade Tributária.

Separar claramente as despesas pessoais das despesas da empresa não é apenas uma boa prática de gestão. É também uma obrigação legal para as entidades sujeitas a contabilidade organizada.

Neste artigo, vamos explicar o que diz a legislação sobre este tema e quais os riscos de misturar despesas pessoais com despesas empresariais. Indicamos ainda qual o tratamento contabilístico e fiscal adequado para estas situações.

O que diz a legislação sobre a separação entre as despesas pessoais das despesas empresariais?

A separação entre as despesas pessoais e as despesas da empresa não é apenas uma boa prática de gestão. É também uma obrigação prevista na legislação fiscal.

Vejamos o que refere o artigo 63.º da Lei Geral Tributária. Este estabelece que os sujeitos passivos de IRC ou de IRS com contabilidade organizada devem possuir, pelo menos, uma conta bancária empresarial. Esta deve destinar-se, exclusivamente, aos movimentos bancários relacionados com a atividade da empresa. Através dessa conta, devem ser efetuados os pagamentos e recebimentos da atividade, bem como outros movimentos financeiros relevantes, como suprimentos ou empréstimos.

Por sua vez, o artigo 23.º do Código do IRC determina quais os gastos fiscalmente aceites. Apenas são dedutíveis os gastos e perdas suportados pela empresa que sejam necessários para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC.

Isto significa que as despesas de natureza pessoal não podem ser registadas como gastos da empresa. Não podem ser consideradas para efeitos fiscais, uma vez que não estão relacionadas com a atividade empresarial.

Por que é fundamental separar as despesas pessoais das despesas da empresa?

Quando as despesas pessoais são pagas através da empresa, a contabilidade deixa de refletir a realidade do negócio. Isto dificulta a análise dos resultados, a gestão financeira do negócio e pode levar à tomada de decisões com base em informação incorreta.

Esta situação é mais comum em empresas de pequena dimensão ou de caráter familiar, onde existe uma maior proximidade entre os sócios. No entanto, independentemente da dimensão da empresa, é importante garantir que todas as despesas são corretamente identificadas e registadas.

Manter esta separação permite conhecer rigorosamente os custos da atividade, controlar a rentabilidade da empresa e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais.

Quais as consequências de misturar despesas pessoais com despesas da empresa?

A utilização das contas empresariais para suportar despesas de caráter pessoal pode ter várias consequências, tanto ao nível da gestão como da fiscalidade.

Entre as principais destacam-se:

• Dificuldade na gestão financeira da empresa
• Desconsideração fiscal de despesas que não estejam relacionadas com a atividade
• Nos casos de fiscalização tributária, a AT pode exigir as correções contabilísticas e a substituição de declarações fiscais
• Aplicação de coimas e juros por parte da AT
• Informação financeira menos fiável para apoiar decisões de gestão
• Pode haver problemas em situações de due diligence, normalmente efetuadas antes da assinatura de um negócio

Uma due dilligence é uma análise rigorosa. O seu principal objetivo é avaliar riscos, verificar a veracidade das informações e confirmar a saúde financeira, jurídica e operacional da empresa. Não havendo separação entre contas empresariais e contas pessoais, o auditor pode concluir que a contabilidade não reflete a realidade da empresa. Como consequência, poderá não ocorrer a realização do negócio.

Qual deve ser o tratamento contabilístico e fiscal das despesas pessoais pagas pela empresa?

Sempre que a empresa suporta uma despesa pertencente ao sócio ou gerente, esse valor não deve ser registado como um gasto da empresa.

Nestas situações, o valor deverá ser reconhecido numa conta corrente do sócio, ou seja, uma conta 278. Posteriormente, o empresário deverá efetuar uma transferência bancária para pagamento dessas despesas.

Por exemplo, imagine que um sócio utiliza a conta à ordem da empresa para pagar um almoço, que é uma despesa pessoal.

A contabilização deverá ser efetuada da seguinte forma:

Contabilização do pagamento da despesa pela empresa:

Débito: 278 – Conta corrente do sócio

Crédito: 12 - Conta bancária da empresa

Contabilização do pagamento do sócio à empresa:

Débito : 12 - Conta bancária da empresa

Crédito: 278 – Conta corrente do sócio

Desta forma, a despesa não afeta os resultados da empresa nem é considerada um gasto fiscalmente dedutível.

Qual o tratamento contabilístico e fiscal se o sócio não reembolsar as despesas?

E se o sócio não pagar a despesa do almoço? Como deve ser contabilizada a fatura?

Quando o sócio não regulariza o valor da despesa pessoal suportada pela empresa, o tratamento contabilístico e fiscal poderá ser diferente.

Nestes casos, o montante pode ser considerado uma remuneração, nos termos do artigo 2.º do Código do IRS.

Isto significa que o valor passa a estar sujeito a impostos e/ou contribuições. Como tal, deve ser comunicado à Autoridade Tributária através da Declaração Mensal de Remunerações, bem como à Segurança Social, quando aplicável. Contabilisticamente, a despesa deve ser registada numa conta da classe 63.

Por esse motivo, é importante que estas situações sejam regularizadas atempadamente para evitar encargos fiscais adicionais.

Que boas práticas podem as empresas adotar para evitar este tipo de situações?

A melhor forma de evitar problemas é adotar procedimentos que garantam uma separação clara entre as finanças pessoais e as finanças da empresa.

Algumas boas práticas incluem:

• Não utilizar cartões bancários da empresa para despesas pessoais
• Solicitar o NIF da empresa apenas em despesas relacionadas com a atividade
• Registar corretamente suprimentos, adiantamentos e outros movimentos dos sócios
• Fazer a reconciliação bancária, para rever regularmente os movimentos bancários e os registos contabilísticos

Estas medidas ajudam a manter uma contabilidade organizada, facilitam o cumprimento das obrigações fiscais e permitem obter uma visão rigorosa da situação financeira.

Conclusão

Separar as despesas pessoais das despesas da empresa não é apenas uma exigência legal. É também uma boa prática de gestão que contribui para uma contabilidade mais rigorosa, e uma maior transparência da atividade da empresa.

Ao garantir que apenas gastos relacionados com a atividade são registados como despesas empresariais, reduz o risco de correções, coimas e outros encargos.

Com um software de gestão e contabilidade como o CentralGest Cloud, torna-se mais simples controlar os movimentos financeiros. Além disso, há ainda uma facilidade acrescida no acompanhamento das despesas da empresa e na organização e atualização da informação contabilística.