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Emitir uma fatura não significa, necessariamente, receber o pagamento. Para muitas empresas, os atrasos nos recebimentos são um desafio constante. Além disso, podem ter um impacto significativo na tesouraria e na gestão do negócio. 

Neste artigo, explicamos a diferença entre faturação e gestão de cobranças e analisamos as consequências das faturas em atraso. Apresentamos ainda estratégias para melhorar a recuperação de valores em dívida, garantindo uma maior estabilidade financeira. 

O que é a gestão de cobranças? 

A gestão de cobranças é o conjunto de práticas relacionadas com as contas a receber, que visam garantir o pagamento das faturas emitidas.

O seu objetivo não passa apenas por cobrar pagamentos em atraso, mas também por evitar que estes atrasos ocorram. Para isso, inclui:

• Monitorização dos prazos de pagamento
• Identificação de faturas vencidas
• Envio de lembretes automáticos
• Contacto de clientes em atraso
• Negociação de planos de pagamento
• Registo de recebimentos

Uma boa gestão de cobranças melhora o fluxo de caixa da empresa e contribui para a sua saúde financeira e crescimento sustentável. 

Qual a diferença entre a faturação e a gestão de cobranças? 

Faturar não é o mesmo que receber. A faturação permite emitir e registar o valor em dívida. Já a gestão de cobranças tem como objetivo garantir que esse valor é pago dentro do prazo.  

Uma empresa pode faturar muito mas enfrentar atrasos ou faltas de pagamento que comprometem a capacidade para pagar as despesas da atividade. Isto acontece porque o recebimento dos valores em dívida depende de uma boa gestão de cobranças e não apenas da emissão da fatura.

Quando se considera que uma fatura está em atraso? 

Uma fatura considera-se em atraso quando o prazo de pagamento indicado termina e o respetivo pagamento ainda não foi efetuado.

Se emitir uma fatura a 1 de setembro com prazo de pagamento de 30 dias, a data de vencimento será 30 de setembro. Se o cliente não pagar até essa data, a fatura passa a estar em atraso.  

Qual o impacto das faturas em atraso na tesouraria de uma empresa? 

Para além de afetarem a relação entre cliente e fornecedor, as faturas em atraso têm um impacto significativo na tesouraria das empresas. Entre as principais consequências, destacam-se:

• Impacto negativo no fluxo de caixa, comprometendo a capacidade da empresa para pagar as despesas correntes 
• Maior dificuldade em atrair investidores
• Necessidade de recorrer a financiamento externo 
• Maior dificuldade na obtenção de crédito
• Redução do fundo de maneio 
• Maior risco para a continuidade do negócio

Por isso, é fundamental ter uma boa gestão de tesouraria e, sobretudo, uma gestão de cobranças e recuperação de crédito eficiente. 

Quais as estratégias a utilizar para uma cobrança eficaz dos valores em dívida? 

Nenhuma empresa está totalmente livre de atrasos nos recebimentos. No entanto, é possível adotar medidas que tornam o processo de cobrança mais eficiente e reduzem o risco de existirem faturas em atraso. 

As principais medidas passam por: 

• Faturar no imediato 

A fatura deve ser emitida logo após a venda ou conclusão da prestação de serviços. A faturação tardia dificulta o acompanhamento das contas correntes e o controlo dos recebimentos.  

• Disponibilizar várias formas de pagamento 

Ao disponibilizar diferentes formas de pagamento, reduz-se a probabilidade de o cliente adiar a liquidação da fatura. Além disso, facilita-se a cobrança mais rápida dos valores em dívida, permitindo a realização da cobrança em tempo real.

• Definir claramente os prazos de vencimento  

As faturas devem indicar, de forma clara, a data de vencimento e as formas de pagamento disponíveis. Assim, reduzem-se os esquecimentos e o risco de incumprimento.

• Acompanhar todo o processo de faturação 

É importante acompanhar todo o processo, desde a emissão da fatura, até ao pagamento. Desta forma, é possível confirmar se a fatura foi enviada, recebida pelo cliente e paga dentro do prazo. Também permite identificar eventuais falhas ou atrasos no envio.

• Incentivar o pagamento antecipado 

A empresa pode oferecer descontos ou outros incentivos para pagamentos antecipados. Desta forma, melhora o fluxo de caixa e incentiva os clientes a pagar mais cedo.

• Definir datas fixas de pagamento para clientes regulares 

Quando existem clientes habituais, pode ser útil definir datas fixas para pagamento. Este processo torna-se mais simples com um software de faturação que permita gerir a faturação recorrente.  

• Avaliar os hábitos de pagamento do cliente 

É importante analisar o histórico de pagamentos do cliente. Se o atraso ocorrer uma única vez, pode ter resultado de um problema no envio da fatura. Se forem frequentes, poderá ser necessário antecipar a cobrança ou rever as condições de pagamento.

• Oferecer soluções para o pagamento faseado 

Quando um cliente enfrenta dificuldades de tesouraria, pode ser preferível acordar um plano de pagamento. Esta solução ajuda a preservar a relação comercial e aumenta a probabilidade de recuperar o valor em dívida.

• Utilizar um software de faturação certificado 

Um software de faturação certificado torna todo o processo mais eficiente. Além de automatizar tarefas, facilita o acompanhamento da faturação e das cobranças.

• Comunicar de forma eficiente 

Quando existem faturas em atraso, a forma de comunicar com o cliente influencia o sucesso da cobrança.

A comunicação deve ser clara, profissional e respeitosa. Uma abordagem demasiado agressiva pode prejudicar a relação comercial e dificultar o recebimento.

Se o cliente não demonstrar intenção de pagar, a empresa poderá ponderar a utilização de meios mais formais para recuperar a dívida.

Quais as estratégias a adotar na cobrança de faturas em atraso? 

Uma boa gestão de cobranças tem como principal objetivo evitar a existência de faturas em atraso. Contudo, nem sempre isso é possível. Nesses casos, é importante atuar rapidamente para aumentar a probabilidade de receber os valores em dívida.

Eis as principais etapas a considerar:

• Verificar os dados das faturas em atraso 

Antes de contactar o cliente, deve rever toda a informação relativa às faturas em atraso e ao histórico do cliente. Deve começar por confirmar se a fatura foi enviada e recebida pelo cliente. Depois, deve verificar se o pagamento já foi efetuado e ainda não foi registado.

Se a fatura foi enviada e continua por pagar, deve analisar o histórico de pagamentos e de contactos com o cliente. Desta forma, consegue perceber se este tipo de situação é habitual.  

Depois desta análise, há que reunir a documentação necessária para o contacto com o cliente.

• Abordar o cliente para cobrança da fatura em atraso 

Após a análise inicial, a empresa deve contactar o cliente para a cobrança da fatura. Esse contacto pode ser feito por telefone ou por e-mail. A chamada telefónica permite uma maior proximidade e pode acelerar a resolução da situação. Já o e-mail deixa um registo formal do contacto, o que poderá ser útil caso seja necessário recorrer à via judicial. 

Ao longo de toda a comunicação, é importante manter a cordialidade e o profissionalismo, expondo a situação de forma clara. O objetivo é chegar a um acordo com o cliente. Por isso, pode ser útil propor um plano de pagamento, por exemplo através do pagamento faseado ou da concessão de um prazo adicional. Desta forma, aumenta a probabilidade de recuperar o valor em dívida sem comprometer a relação comercial. 

• Enviar uma carta registada 

Se após a primeira abordagem ou várias tentativas de contacto, o cliente não pagar, a empresa poderá recorrer a uma comunicação mais formal. Esta comunicação pode ser feita através de carta registada com aviso de receção.

A carta deve ser redigida de forma clara e formal. O envio por correio registado com aviso de receção permite comprovar que o cliente foi contactado, caso seja necessário recorrer à via judicial.

Em que momento deve considerar a cobrança por via judicial? 

A cobrança judicial de faturas em atraso deve ser considerada apenas como último recurso. 

Esta opção só deve ser ponderada depois de várias tentativas de contacto sem sucesso. Além dos custos associados, como honorários de advogados e despesas processuais, pode também comprometer a relação comercial entre as partes.

Qual a importância do software de faturação na gestão de cobranças? 

Gerir cobranças de forma eficiente exige muito mais do que emitir faturas. É necessário acompanhar os prazos de pagamento, controlar os valores em dívida e identificar clientes em incumprimento. Desta forma, é possível agir rapidamente para evitar impactos na tesouraria. 

Neste contexto, um software de faturação torna-se um aliado essencial. Além de simplificar a emissão de documentos, permite centralizar a informação, acompanhar o estado das faturas em tempo real e automatizar tarefas. Esta automatização permite reduzir atrasos nos pagamentos e minimizar erros administrativos. 

Soluções como a CentralGest Cloud foram desenvolvidas para responder a estes desafios. Através de uma plataforma intuitiva, as empresas podem gerir toda a faturação, recebimentos, contas correntes e relatórios financeiros num único sistema. Desta forma, conseguem manter um maior controlo sobre os valores a receber. 

Além disso, a automatização de tarefas e o acesso a informação atualizada permitem tomar decisões mais rápidas. Tudo isto contribui para uma gestão de cobranças mais organizada e profissional. 

Em suma, faturar é apenas o primeiro passo. O verdadeiro desafio é garantir que os pagamentos são recebidos dentro dos prazos previstos. Com o CentralGest Cloud, as empresas simplificam a gestão de cobranças, melhoram a liquidez e reforçam as bases para um crescimento sustentável.